Indonesi an  Journa l   of El ect ri cal Engineer ing  an d  Comp ut er  Scie nce   Vo l.   24 ,  No.   1 Octo be r   20 21 pp.  47 3 ~ 483   IS S N: 25 02 - 4752, DO I: 10 .11 591/ijeecs .v 2 4 .i 1 . pp 47 3 - 483          473       Journ al h om e page http: // ij eecs.i aesc or e.c om   Engaging studen ts to fill  surve ys usin g c h atbots:  U niversi ty case  study       Nadir B el haj 1 ,  A b demo un aime H amdane 2 , Nou r  El  H ouda Ch aoui 3 , Habib a Ch aoui 4 ,   Moulhi me El   Be kka li 5   1,2,3,5 Depa rtment   of  Elec tr ical and   Com pute Eng i nee ring ,   Sidi   Mo hamed  Ben   Abdellah  Univer si t y ,   Fez, Moroc co   4 Nati ona School   of  Appli ed  Sc ience s, Ibn T of ail  Univer sit y ,   Keni tra ,   Morocc o       Art ic le  In f o     ABSTR A CT   Art ic le  history:   Re cei ved   J u n   9 20 21   Re vised  J ul   26 2021   Accepte Aug   4 2021       T h e   u s e   o f   c h a t b o t   o r   c o n v e r s a t i o n a l   a g e n t s   i s   b e c o m i n g   c o m m o n   t h e s e   d a y s   b y   t h e   c o m p a n i e s   i n   m a n y   f i e l d s   t o   m a k e   s m a r t   c o n v e r s a t i o n s   w i t h   u s e r s .   B a c k e d   b y   a r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e   a n d   n a t u r a l   l a n g u a g e   p r o c e s s i n g   t h e y   p r o v i d e   a   s t r o n g   p l a t f o r m   t o   e n g a g e   u s e r s .   T h e s e   p o s i t i v e   a s p e c t s   o f   c h a t b o t s   c a n   b e   b e n e f i c i a l   i n   t h e   e d u c a t i o n a l   s e c t o r ,   e s p e c i a l l y   i n   c o n d u c t i n g   o n l i n e   s u r v e y .   T h i s   s t u d y   a i m s   t o   e x p l o r e   t h e   f e a s i b i l i t y   o f   a   n e w   c h a t b o t   a p p r o a c h   s u r v e y   a s   a   n e w   s u r v e y   m e t h o d   i n   M o r o c c a n   u n i v e r s i t y   t o   o v e r c o m e   t h e   w e b   s u r v e y s   c o m m o n   r e s p o n s e   q u a l i t y   p r o b l e m s .   I n d e e d ,   h a v i n g   s t u d e n t   f e e d b a c k   b e f o r e   a n d   a f t e r   g r a d u a t i o n   i s   e s s e n t i a l   f o r   u n i v e r s i t y   a s s e s s m e n t .   T h i s   n e w   a p p r o a c h   k e e p s   s t u d e n t s   e n g a g e d ,   s u p p o r t i v e ,   a n d   e v e n   e x c i t e d   t o   o f f e r   f e e d b a c k   w i t h o u t   g e t t i n g   b o r e d   a n d   d r o p p i n g   t h e   c o n v e r s a t i o n ,   e s p e c i a l l y   i n   M o r o c c a n   u n i v e r s i t i e s   k n o w n   b y   a n   o v e r c r o w d i n g   o f   s t u d e n t s   w h e r e   i t   i s   d i f f i c u l t   t o   g e t   t h e i r   f e e d b a c k .   T h i s   f e e d b a c k   f e e d s   i n t o   o u r   u n i v e r s i t y '   d a t a b a s e s   f o r   f u r t h e r   r e p o r t i n g   a n d   d e c i s i o n   m a k i n g   t o   i m p r o v e   t h e   q u a l i t y   o f   e d u c a t i o n a l   c o n t e n t   a n d   s t u d e n t - o r i e n t e d   s e r v i c e s .   F i n a l l y ,   w e   h a v e   s h o w n   t h e   e f f e c t i v e n e s s   o f   o u r   a p p r o a c h   b y   a   c o m p a r a t i v e   d a t a   s t u d y   b e t w e e n   t h e   t r a d i t i o n a l   o n l i n e   s u r v e y   a n d   t h e   u s e   o f   t h i s   c h a t b o t .   Ke yw or ds:   Ar ti fici al  intel li gen ce   Chatb ot   Conver sat ion s yst e m s   Hu m an - m achine inte racti on   NLP   Ov e rcro wd i ng  un i ver sit y   Un i ver sit y   This   is an  open   acc ess arti cl e   un der  the  CC  B Y - SA   l ic ense .     Corres pond in Aut h or :   Nour El  Hou da  Cha ou i   Dep a rtm ent o f El ect rical  an Com pu te E ng i neer i ng   Sidi Mo ham ed  Be n A bd el la Un i ver sit y   Ecole  Nati on al e d es  Sciences   Appliq uées,  St reet M y A bd al l ah   Km  5 , Route  d' Im ou zzer, B 72, fez, M oroc co   Em a il ho uda.c haoui@ us m ba. ac.m a       1.   INTROD U CTION   Currentl y,  the   uni ve rsity   is   con f r on te m or tha eve r   with  sever al   chall enges  an co ns trai nts  exp ect in it m ai ro le w hich  is  the  trans m issi on   of   knowle dge.  I w or l so - cal le vo la ti li ty un ce rtai nty,   com plexity   and   am big uity   ( VU C A )   [1 ] [ 2],  T he  dig it al   trans form at io of   t he  un i ve rsity   is  an  a bs ol ute   pr i or it in  ord er  to  be  a ble  to  ada pt  bette to  this  world  but  al so   to  ev ol ve  an to  re - e valuate  it assessm en t   syst e m Howe ver,  this   ev olu t ion  can not  be   done   with out  a   co ntin uous  ev al uation  by  t he   va rio us   act or s   of  t he   un i ver sit and  m or par ti cu la rly   by  it s   st ud e nts  be fore   and /o after  ob ta ini ng   thei r   dip lom as  in  order.   Gen e rall y,  the m os widely   use re prese ntati ve  re searc h   m et hod   is   base d   on   s urveys   by   ga therin g   i nform at ion   from   a   la rg e   num ber   of   stu de nts   to   ens ur e   a dequate   res ponse   rates   for   the   evaluati on   of   serv ic es   a nd   qual it y   of   trai ning.   Ne ver t heless,   in   orde r   to   obta in   t heir   fee dback ,   it   is   m os t   of te n   diff ic ult   to   en coura ge   or   m ot ivate   the   stu de nt s   to   fill   in   the   e valu at ion   qu e sti onna ires   co ns i der e d   too   hea vy   [3 ] ,   [ 4].     In   e m e r g i n g   c ou n t r i e s ,   e s p e c i a l l y   i n   M o r o c c a n   u n i v e r s i t i e s ,   t h e   p r o b l e m   p e r s i s t s   e v e n   m o r e   b e c a u s e   o f   s e v e r a l   r e a s o n s :   l a c k   o f   i n f o r m a t i o n   s y s t e m ,   o v e r c r o w d i n g   o f   s t u d e n t s   w i t h   a   l o w   a dm i n i s t r a t i ve   a n d   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          IS S N :   2502 - 4752   Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci,   Vo l.   2 4 , N o.   1 Oct o ber   20 21 47 3   -   483   474   p e d a g o g i c a l   s u p e r v i s i o n   r a t e ,   l a c k   o f   r e s o u r c e s   a n d   o t h e r s   c o n s t r a i n t s ,   [ 5 ] - [ 7 ] .   I t   i s   t h e r e f o r e   n e c e s s a r y   t o   u s e   o t h e r   m o r e   i n no v a t i v e   a n d   i n t e r a c t i v e   a p p r o a c h   t o   e s t a bl i s h   g o o d   c o n t a c t   w i t h   s t u d e n t s   i n   o r d e r   t o   h a v e   t h e i r   f e e d b a c k   a n d   t o   r e c e i v e   t h e   i nf o r m a t i o n   n e c e s s a r y   f o r   u n i v e r s i t y   a s s e s s m e nt .   T o   e s t a b l i s h   a   f r u i t f u l   r e l a t i o n s h i p   w i t h   t h e   s t u d e n t s ,   a   c o n c e pt i on   o f   a n   i n t e r a c t i v e   a n d   a t t r a c t i v e   s y s t e m   i s   f u n d a m e n t a l .   W i t h   t h e   e m e r g e n c e   o f   a r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e ,   i t   i s   t i m e   t r e t h i n k   t h e   w a y   w e   c om m u n i c a t e   w i t h   s t u d e n t s .   A r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e   c o u l d i s r u p t   s o c i e t y   i n   s e v e r a l   w a y s .   I t   i s   g r a d u a l l y   a f f e c t i n g   o u r   h a b i t s   a n d   t h e r e f o r e   o u r   w a y   o f   l i f e .   I t   a c t u a l ly   i n f l u e n c e s   o u r   d a i l y   b e h a v i o r s   a n d   t h e   w a y   w e   i n v o l v e   b y   d e s i g n i n g   i n t e l l i g e n t   " b o t "   a g e n t s   a b l e   o f   p e r f o r m i ng   v a r i o u s   f u n c t i o n s   p r e v i o u s l y   d o n e   b y   h u m a n s .   T h e   o p p o r t u n i t i e s   f o r   u s i n g   b o t s   a r e   e n d l e s s  [ 8 ] - [ 1 1 ] .   P a r t i c u l a r l y ,   y o u n g   p e o p l e   a r e   a f f e c t e d   b y   t h e   i m p a c t   o f   t h i s   t e c h n o l o g y   a n d   u s e   i t   a l m o s t   a l l   t h e   t i m e .   T h e   e x p o n e n t i a l   p r o l i f e r a t i o n   o f   s m a r t p h o n e s   a n d   t h e i r   w i d e s p r e a d   u s e   b y   s t ud e n t s   o f f e r s   u n i v e r s i t i e s   e n o r m o u s   o p p o r t u n i t i e s   i n   t e r m s   o f   i n n o v a t i v e   t e c h n o l o g i c a l   a p p r o a c h e s   t o   i n t e r a c t   w i t h   s t u d e n t s   i n   o r d e r   t o   i m p r ov e   t h e   q u a l i t y   o f   i t s   s t r a t e g i e s   [ 1 2 ] .   C h a t b o t s   o r   c o n v e r s a t i o n a l   a ge n t s   a r e   b e c om i n g   a   v e r y   i m po r t a n t   t o o l   i n   o u r   l i v e s .   C h a t bo t s   a r e   c om p u t e r   p r o g r a m s   r e p l a c i n s om e   o f   t h e   jo b s   t h a t   a r e   t r a d i t i o n a l l y   p e r f o r m e d   b y   h u m a n s ,   s u c h   a s   o n l i n e   c u s t om e r   s e r v i c e   a g e n t s ,   m u s e um   g u i d e s ,   t e c h n i c a l   s u p p o r t ,   l a n g u a g e   t e a c h e r s   a n d   e d u c a t o r s   [ 8 ] [ 1 3 ] .   T h r o u g h   a   p e r s o n - m a c hi n e   i nt e r f a c e   [ 1 4 ] ,   t h e   c h a t bo t   i s   a n   a g e n t   w h o   c o m m u n i c a t e s   w i t h   a   us e r   o n   a   w e l l - d e f i n e d   s u b j e c t   o r   d o m a i n   u s i n g   t e x t   a n d   v o i c e   i n   o r d e r   t o   p r o v i d e   i n t e r a c t i v e   s e r v i c e s   [ 9 ] ,   [ 1 0 ] ,   [15 ] - [17] .   T h e   c h a t b o t   i s   a n   i n t e r a c t i v e   t o o l ,   w h i c h   a i m s   t o   r e s p o n d   t o   r e q u e s t s   m a d e   b y   u s e r s   o n   a   s p e c i f i c   a r e a   [ 1 8 ] [ 1 9 ] .   F r e q u e n t l y ,   i t   i s   e q u i p p e d   w i t h   a r t i f i c i a l   i nt e l l i g e n c e   t h a t   a l l o w s   i t   t o   u n d e r s t a n d   t h e   c o nt e x t   a n d   r e a c t   a c c o r d i n g   t o   t h e   d a t a   a v a i l a b l e   o n   t he   s u b j e c t   i n   t h e   d a t a b a s e   s e r v e r s .   T h e   c h a t b o t   a r c h i t e c t u r e   i n t e g r a t e s   c a l c u l a t i o n   a l g o r i t hm s ,   n a t u r a l   l a n g u a g e   p r o c e s s i n g   ( N L P )   a n d   p s y c h o l o g i c a l   k n o w l e d g e   t o   i n t e r a c t   w i t h   h um a n s   o r   o t h e r   c h a t b o t s   in  h u m a n   l a n g u a g e   b y   t e x t   o r   v o i c e   [ 2 0 ] - [23] .   E v e r y t h i n g   s t a r t e d   f r om   1964   to   1 9 6 6 ,   w h e n   W e i z e n b a u m   d e v e l o p e d   t h e   f i r s t   bot   E L I Z A ,   an   e a r l y   n a t u r a l   l a n g u a g e   p r o c e s s i n g   c om p ut e r   p r o g r a m   at   t he   m i n i m um   i g n i t i o n   t e m p e r a t u r e   ( M I T )   a r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e   l a b o r a t o r y   [ 2 4 ] .   T h e n   A l i c e   [25]   to   A l e x a   f r om   A m a z o n   [26 ] ,   [ 27 ],   A m a z o n   E c h o   [ 2 8 ] ,   G o o g l e   a s s i s t a n t ,   M i c r o s o f t s   C o r t a n a   [ 2 9 ] ,   S i r i   f r om   A p p l e   a n d   o t h e r s .   T o d a y   c h a t b o t s   a r e   g e t t i n g   s m a r t e r   a n d   a c c e s s i b l e   w i t h   t h e   p r o g r e s s   of   a r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e   a l g o r i t h m s ,   n a t u r a l   l a n g u a g e     p r o c e s s i n g   [ 2 2 ] ,   [30]   a n d   m e s s a g i n g   pl a t f o r m s   s u c h   as   F a c e bo o k .   In   the   e du cat io n   fiel d,   m any   t ype   of   r esearc h   ha ve   bee n   done   in   t he   i m ple m entat ion   of   a   ped a gogi c   conve rsati on al   agen t   that   disc us s   a   certai n   to pic   with   a   stude nt   assum ing   the   ro le   of   the   te acher   [31 ] ,   [ 32] ,   or   helping   st ud e nt   in   univer sit y   or ie ntati on   [33 ] .   As   well   deliveri ng   pe dago gical   co ntent   a nd   c overi ng   a   wide   var ie ty   of   le ss ons   an d   sub j ect s   by   us in g   m ult i m edia   con te nt   and   s peec hes   [ 34 ] ,   [ 35] .   In   re cent   ye ars,   ther e   has   been   a   pa rtic ul ar   interest   in   the   use   of  C hatbo ts  i ed u cat i on.  Di ff e ren a dv a ntage offe red   by  these  s yst e m s   com bin ed  with   the  be ne fits  of   dig it al   te ch no l og y:   insta nt aneous  a vaila bili ty low  co s t,  co ns ist ency,   qu ic respo ns ti m e s,  scal up  a nd  interact ivit [36].  Wh ic m akes  it   possible  t e nsure   in vo l vem e nt  an m ot ivati on   as  well   as  the  rev isi on   of  ed ucati on al   ob j ect ives   and   strat egy.  The  ad van ta ge   of   the  chatb ot  is  al so   that  it us is  s i m ple  and   i ntui ti ve  and  it   can   be  i nteg rated  into  gro up   co nversati ons   or  s har e li ke   any  oth e r   con ta ct   [37].  Re centl y,  to  e xam ine  edu cat ion al   c hatb ot s   f or  Face book   m esseng er,   a   stu dy  wa c onduct ed   wh ic e valuate 47   out  of  89  chatb ot f or  l earn i ng   i de ntifie us i ng  the  Faceb ook  m essen ger   platf orm .   The   resu lt s   of   this   stud y   co nf irm   t hat   chatb ot   pro gr am m ing   (espec ia ll y   on   Face boo k   m essen ger )   is   sti ll   in   its   early   sta ges   [ 15] .   In   a   cha ng i ng   e du cat io nal   e nviro nm ent,   every   un i ver sit y   ne eds   to   colle ct   feedbac k   from   its   stud e nts,   w hether   t hro ugh   i nt erv ie ws   or   by   co nductin g   onli ne   s urveys   and   it s   a   da unti ng   ta sk   bec ause   no   hu m an   bei ng   li kes   to   s pend   a   long - ti m e   fill in g   form ,   and   t his   is   w here   c hatbo ts   will   com e   to   act ion.   Our   resea rch   pur pose   is   twofold.   Fi rst,   this   stud y   ai m s   to   pro po se   a   ne w   appr oach   base d   on   chat bo ts   to   hook   stu de nt s   to  the  us of   the  conve rsati on   syst em   by  m aking   it   m or affordable use fu a nd   fun  to  us e .   This  c hatb ot  w il colle ct   sign i ficant  a nd  qu al it at ive  data  from   stud e nt by  m aking   them   eng age in  t he   conve rsati on  on  daily   or  w eekly   basis  wi thout  getti ng  bore an dro pp i ng  the  c on ver sat io i order   t process   them   fo r   quic an a ccur at re ports   on  t he  un i ver s it y.  Seco nd,  com par at ive  da ta   stud bet w een  t he   tradit ion al   on li ne  sur vey  an the  us of   this  chatb ot  was  ca rr ie t sho the  ef fecti ven e s of   our  a ppro a ch.   I the  first  sect io n,   we  giv ge ner al   intr odu c ti on   of  the  cha tbo f ram ewo r an we  desc ribe  the  c onve rsati on  flo of   t he  ch at bo an it com po sin blo c ks I the  nex t   sect ion we  gi ve  so m resu lt from   it daily  us ag e   by  natio nal  sc hool of  a pp li ed  sciences  st ud e nts  f r om   Sidi  Moh am ed  Be A bd el la U ni v ersit y. In  ad di ti on , w e   sh ow the effect iveness of our ap pr oach   by a co m par at ive d a ta  stud y betwe en  the traditi on al  o nline surv e y and   the use  of  t his  chatb ot and  at  the sam e tim e, t he fin dings a re  d isc us se a nd  con cl us io a re  dr a w at  the  end.       2.   RESEA R CH ME THO D   2.1.     Chatbo t framew ork   T h e r e   a r e   s e v e r a l   c a t e g o r i e s   of   c h a t b o t s   c l a s s i f i e d   u s i n g   d i f f e r e n t   p a r a m e t e r s   l i k e   t h e   i n p u t   p r o c e s s i n g ,   t h e   k n o w l e d g e   d o m a i n ,   r e s p o n s e   g e n e r a t i o n   m e t h o d   or   o t h e r   c a t e g o r i e s   [8 ] ,   [ 1 3 ] .   A   c h a t b o t   can   b e l o n g   c e r t a i n l y   to   m o r e   t h a n   on e   c l a s s i f i c a t i on   at   a   t i m e   [38 ] ,   [ 3 9 ] .   D e p e n d i n g   on   t h e   a l g o r i t hm s   a n d   t e c h n i q u e s   a d o p t e d ,   t w o   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci     IS S N:  25 02 - 4752       En gaging st udents to  fi ll  su rv eys us i ng chat bo ts U niversi t y case  stu dy  ( Nad ir  Belh aj )   475   a p p r o a c h e s   e x i s t   to   d e v e l o p   c h a t b o t .   T h e   f i r s t   one   u s e s   p a t t e r n   m a t c h i n g   [ 8 ] ,   [ 4 0 ] ,   [ 4 1 ] ,   and   the   s eco nd   appr oach   base d   on   m achine   le arn in g   e xtr act s   con te nt   f ro m   us er   in put   and   has   the   capaci ty   to   acqu i re   conve rsati ons   us in g   NLP,   [8 ] ,   [ 42 ] ,   [ 43] .   In   this   pap e r,   we   us e   knowle dg e   dom ai n - based   cat eg or iz at ion   that   ta kes   i nto   acc ount   the   know le dge   a   chatbo t   can   acce ss   and   the   qu a ntit y   of   data   it   is   trai ned   upon.   Th e   desi gn   of   chat bo t   is   based   on   m a chin e   le arn in g   us i ng   NLP .   We   sta rted   with   the   m a in   chatb ot   f ra m ewo r k   as   sho wn   in   Fi gure   1   wh ic h   e xp la in s   how   an   e nd   us e r   will   interact   with   t he   un i ver sit y   bot.   Let   us   descri be   our   dif fer e nt   f ram ewo rk   c om po ne nt   an d   their   functi onal it ie s:           Figure   1. Chat bo t   f ram ewo r k         User ( m ob il e use r ):  th e stu de nt  en ga ging i t he  c onve rsati on.     Phon e:   is   the   de vice  the   stu de nt  usi ng  to   c onver se .   T he  pro cess  sta rts  with   us er reque st,  f or  exam ple,   How  easy   is  it   to  ob ta in  t he  resou rces  yo need  f r om   the  un i ver sit li br a ry  syst e m ? ”  t the  chatb ot  usi ng   a m essaging   platfor m  [ 44] .     Me ssaging  p la tfor m th pla tfor m   that  the   conver sat io will   be  based  on Ma ny  op ti on exist   here  (F ace book  m e ssen ger,  Slac k,  Tw it te and   Allo ) W us e the  Faceb oo m esseng er  pl at fo rm   becau s a   la rg m ajorit of  Mo ro cca unive rsity   stud e nts  us es  Faceb ook  e sp eci al ly   with   this  per i od  of  pa nd em i c   that t he worl d i s experie ncin g i the  face  of  Cov i d - 19.      Natu ral  la ngua ge  proces sin g a fter  the  cha tbo receive the  us e re qu e st,  ever recei ved   m essage  is  processe t hro ugh NLP [18],   [ 22 ] [ 23 ] [ 45]     Bot  lo gic:  the  bo t l og ic al   flo w of  i nteracti ons     Ma chine  le a r ni ng e ve r y t i m e the bot  receive s a m essage,  it   can im pr ove it s an s wers.     Kno wled ge  ba se:   it   i the  wisd om   of   the  bot  an it   can  be  data  la ke d at m ana gem ent  platform ,   database data  war e hous a nd   so m hu m an  i nteracti on  beca us not  al ans wer a re  sto red,  we  m igh need   to as real  hum ans.   Be fore starti ng  o ur  bo desig n, we nee to  find  t he bes t ap proac to  en ga ge  o ur  us er s in  a  d ai ly  b asi or   at   le ast   we ekly   basis  an pu s t hem   to  us the  bot  an conve rse.   We  wire  f ram ed  si m ple  app r oac that  is  stud ent  ce ntr ic   wh ere  th stud e nt  is  the  co re  of   t he  co nv e rsati on,  we  will   eng a ge  him   b of fe rin g   m ult iple  interest ing   se r vices,  an only   then,   we  will   ask  hi m   on su r vey  quest io per   day  and   store  it answ e r.   W Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          IS S N :   2502 - 4752   Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci,   Vo l.   2 4 , N o.   1 Oct o ber   20 21 47 3   -   483   476   al read know  that  m any  stude nts  will   no a ns we t he  qu e sti on so  we   m ade  it   m or interest ing  by  giv in them  so m e fr e e facts a bout t he  un ive r sit y an the  stu de nt m ajor  as  s how i F i gure  2 .           Figure  2. Exa m ple o way  to enga ge  st udents to  the c on ver sat io n       2.2.      Desig of the c onvers ati on flow   The  first  ste is  to  design   th conver sat io flow   or  dialo flo by  sp li tt ing   the  proce ss  into  tw separ at bl ocks  (engag i ng   blo ck an su r ve blo cks ).   A eng a ging  bl oc will   help  us   keep   our  stu de nts  in  daily   con ta ct   with  the  bot  s yst e m   and   su r vey  blo c w il colle ct   data   from   stud ents  and   fill   in  the  su r vey   database E xa m ple  of   en ga ging  blo c ks log i blo c k;  m enu  of  op ti on s;  un i ver sit ne ws;  stu dy  sc hedule;   exam ple  of   s urvey  bl ock gr a du at s urv ey   or  quest io ns   a nd  a ns we rs   ( Q &A ) W will   dig   dee per   i nto   ea c blo c a nd g i ve a  f lo w of dial og to  explai n h ow they ca m ake th e  bot  ver y  interesti ng  for our  gr a duat es.     Welcom m es sage   The first t hing  is t greet  our  stud e nts  with a  si m ple w el co m m essage.  It s goal is al so  t e xp la in t he  r ole  and   us ef uln e ss   of   the   bot.  Th is  ty pe  of   m es sage  m akes  it  po s sible  to  est ablish  bond  of   tr us betwee th e   su pp or te am   un i ver sit an the  stu de nts  thr ough  an   ex change  of  ric a nd   c onte xt ual  m essages.  This   even t ually   m a kes  tra ns act io ns  easi er  bet we en  stu de nts  an unive rsity F igure  s hows   an  exam ple  of  this  m essage.     Lo gin   blo ck   The  bot  is  co nn ect e thr ou gh   a pp li cat io program m ing  interface   ( A PI )   to  t he  university   data  colle ct ion   platf or m   back en a nd   ca get  stu den ts  data  only   by  asking   for  it In   or der   to   connect,  we  ne ed  t p r ovide  tw cr eden ti al the  na ti on al   stud e nt   card   ide ntific at ion   ( ID )   an the  s tu den I D.   At  first,  the  bo asks  for  t he  st ud e nt   I a nd  if   no  r esp on se   is  give n,  stu den t   in di cat es  wh et her  to  ca ncel  lo gin  an go  t the   m ai n   m enu   or  retry  again.  I the   st ud e nt  ID   is   en te red ,   the  bot  will   request  for  the   natio nal  I a nd  pe rfor m   log i ope rati on  by  c al li ng   the   A PI  functi on  C hec kS tu de nt().  If  al go es   well a   ve rificat ion  m essage   is  disp l ay ed  to  the  stu den s howing  his  fu ll   nam e,  degree,  unive rsity gr a duat ion_ye ar  a nd  as ks   the  st udent  f or   c onfir m at ion  if it s tr ue.   Fig ur e  3 sho ws  t he  log i flo w.     Su ccess f ully  co nnect ed  b l oc k   Af te r   the   lo gin ,   t he   bot   sta r ts   by   ta king   t he   st ud e nt   on   a   gu i ded   to ur   of   t he   diff e re nt   a vaila ble   functi onal it ie s   su c h   as   c hec ki ng   the   stu dy   s chedule,   exam   sche dule ,   next   exam   date,   un ive rsity   and   week ly   act ivit ie s .   As   sh own   in   Fig ur e   4,   e ach   opti on   is   bac ked   by   a   cal l   to   an   A PI   to   get   the   la te st   data.   T he   s tud e nt   can   c hoos e   to   op e n   t he   m ai n   m enu   if   no ne   of   the   s how n   opti ons   is   need e d.   We   will   ta ke   the   st ud y   sc he du l e   functi on   as   an   e xam ple,   if   the   stu de nt   wr it es   to   t he   bot   one   of   t he   fo ll owin g   s entences:   My   stud y   sche du le , study   sche dule , my   sche dule   the   bot   will   cal l   the   API   functi on   getStu de ntStud ySc he du le ()   wit h   the   par am et er   stud e ntI D   (a rgum ents   are   omi t te d   in   the   diag ram s   for   si m plific at ion )   and   t he   f un ct i on   will   r et urn   t he   resu l t   in   Ja vaScr i pt  obj ect   no ta ti on   ( JS O N )   f or m a t .   Figure   5   s how s   an   exam ple   of   the   c onvers at ion   flo w   afte r   respo ns e   f rom   AP I.   We   ca n   see   that   the   chatb ot   in form s   the   st ud e nt   of   the   ne xt   day' s   sche dule .   He   al so   as ks   him   if   he   is   intere ste d   in   acce ssing   the   le arn in g   m anag em ent   syst e m   for   t he   c ourse   m at erial .   This   ultim at ely   facilit at es   transacti on s   bet wee n   st ud e nts   and   t he   uni versi ty .   This   chat bo t   ca n   pote ntial ly   extend   the   reach   a nd   visi bili ty   of   the   un iversity .   It   will   al so   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci     IS S N:  25 02 - 4752       En gaging st udents to  fi ll  su rv eys us i ng chat bo ts U niversi t y case  stu dy  ( Nad ir  Belh aj )   477   i m pr ove   the   qu al it y   of   serv ic e   and   stre ng t he n   the   bond   of   m e m ber sh ip   in   the   un ive rs ity.   At   the   sa m e   tim e,   it   will   increase   c onve rsions   a nd   ha ve   an   im pact   on   stu de nt   sat isfact ion .   -   Un i ver sit y ne w s b l ock   This   is   a   par ti c ular   blo c k   of   s ub s cripti on   type   an d   is   use d   to   gi ve   the   stu de nts   the   a bili ty   to   subsc rib e   to   updates   f rom   their   un ive rs it y,   wh ene ver   s om et hin g   ne w   happe ns   the   B ot   will   pop   up   with   so m e   news.   Th e   bot   m akes   it   ea sy   to   un s ubscri be   from   this   blo ck   as   a   go od   us a ge   patte rn.   The   Fig ur e   6   be low   sho ws   how   the   su bsc ri ption   is   i m ple m ented.   -   Gr a duat e sur ve y bloc k   This   is   the   m os t   i m po rtant   blo ck ,   beca us e   it   colle ct s   the   answ ers   to   our   quest io ns   from   stud e nts   an d   to   m ake   it   an   easy   process,   we   de velo pe d   a   new   bot   sur veyi ng   a ppr oa ch   bas ed   on   f ree   facts,   whe re   the   stud e nt   will   be   gi ven   interest i ng   in form at ion   ab out   his   univ ersit y,   c la ss,   de gr ee .   In   ret urn,   the   stu den t   will   be   aske d   to   gi ve   his   opinio n   to   e nr ic h   the   ans w ers   database .   F igure   7   descr i be s   the   key   ste ps   in   t his   pr oces s.           Figure  3. Co nversati o n fl ow of the  lo gin  a nd  welcom m ess age   e xam ple   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          IS S N :   2502 - 4752   Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci,   Vo l.   2 4 , N o.   1 Oct o ber   20 21 47 3   -   483   478       Figure  4. Co nversati on  fl ow a fter s uccess fu l   connecti on           Figure  5. Exa m ple o the c onve rsati on  flo a fter  respo nse  f r om  A PI   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci     IS S N:  25 02 - 4752       En gaging st udents to  fi ll  su rv eys us i ng chat bo ts U niversi t y case  stu dy  ( Nad ir  Belh aj )   479       Figure  6. S ub s cripti on  blo c t the  unive rsit y new s           Figure   7.   Fr ee   Fact  and s urve y conve rsati on  flo w   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          IS S N :   2502 - 4752   Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci,   Vo l.   2 4 , N o.   1 Oct o ber   20 21 47 3   -   483   480   -   Ma in  m enu  b l oc k   The   m ai n   m en u   is   nee ded   to   si m plify   the   acce ss   for   in for m at ion   about   the   unive rsity   and   dif fer e nt   bot   f un ct io nali ti es.   It   giv es   ac cess   to   se ver al   ser vices.   He re ' s   a   qu ic k   over view   of   what   the   m ai n   m enu   l ooks   li ke,   f ro m   a   stud e nt' s   perspe ct ive.   T he   below   Fi gu re   8   s hows   how   the   co nv e rsati on   flo w   of   t he   m enu   is   i m ple m ented.           Figure  8. Ma in  m enu  conv e rs at ion   flo w       2.3.      Im plem e nt ing  the ch at bo t     T h e   f i r s t   s t e p   is   to   c h o o s e   t he   r i g h t   c h a t b o t   p l a t f o r m ;   m o s t   of   our   s t u d e n t s   u s e   t h e   s o c i a l   n e t w o r k   F a c e b o o k   a n d   i t s   f a m o u s   m e s s a g i n g   a p p   m e s s e n g e r   so   d e c i d i n g   on   t h e   p l a t f o r m   w a s   an   e a s y   s t e p .   T h e   s e c o n d   s t e p   is   to   d e c i d e   on   w h e t h e r   to   i m p l e m e n t   t he   c h a t b o t   f r om   t h e   ground   up   or   u s e   an   o n l i n e   s e r v i c e .   In   our   c a s e ,   we   u s e d   t h e   C h a t f u e l   s e r v i c e   w h i c h   m a k e s   it   e a s y   to   c r e a t e   a   r u l e s - b a s e d   c h a t b o t .   In   a d d i t i o n ,   t h e   c h a t b o t   o f f e r s   a   f u l l y   i m p l e m e n t e d   a r t i f i c i a l   i n t e l l i g e n c e   s y s t e m   t h a t   m a k e s   it   e a s y   to   c o n f i g u r e   k e y - p h r a s e s   a n d   c o r r e s p o n d i n g   bot   r e s p o n s e s .   T h e   t h i r d   s t e p   is   c o n f i g u r i n g   t h e   c h a t b o t   a n d   a d d i n g   a rtific ia intel li gen ce   ( AI )   r u l e s .   A p p l y i n g   AI   r u l e s   is   l i k e   u p l o a d i n g   i n t e l l i g e n c e   to   t h e   c h a t b o t   by   i n p u t i n g   k e y w o r d s ,   p h r a s e s   a n d   s e n t e n c e s   t h a t   we   e x p e c t   our   s t u d e n t   w i l l   t y p e   w h i l e   e n ga g i n g   in   t h e   c on v e r s a t i o n .   F i gu r e   9   s h o w s   an   e x a m pl e   of   t h i s   AI   m a t c h i n g   r u l e s .           Figure  9. Exa m ple o A I ru l es   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci     IS S N:  25 02 - 4752       En gaging st udents to  fi ll  su rv eys us i ng chat bo ts U niversi t y case  stu dy  ( Nad ir  Belh aj )   481   A s   seen   in   this   exam ple   we   i nput   the   two   words   ‘m ark s’   and   ‘m y   m ark s’   ex pecti ng   the   stud e nt   to   ty pe   wh at   are   my   m ark s   ?’   And   set ti ng   the   chat bo t   to   a ns we r   bac k   by   ty ping   ‘Let   me   chec k   y our   m ark s   wh ic h   tri gg e rs   a   m ark sCheck ( )   f unct io n   that   looks   for   t he   st ud e nt   m ark s   on   the   database   and   ty pe   t hem   back.   This   AI   m echan ism   has   the   abili ty   to   unde rstan d   la ng ua ge   a nd   al so   le anin g   ca pacit y   by   disco ver i ng   ne w   patte rn s   a nd   ge tt ing   sm arter   wh e n   enc ount erin g   m or e   situ at ions.   Ma chi ne   le arn i ng   is   a   cor e   com pone nt   of   chatb ot   AI   by   le arn in g   by   be ing   ex pose d   to   a   lot   of   exam ples,   w he n   a   chatb ot   receives   an   input   pro m pt   it   analy ses   the   prom pt   and   unde rstan ds   co ntext   t o   form   the   cor res po nd i ng   ou t pu t.   Af te r   the   suc cessf ul   i m ple m entat io n   of   the   a bove   co nv e rsati on   flo ws   with   t he   ap pro pr ia te   AI   r ules.   We   gav e   our   bot   a   nam e   Un ive rsity   Si di   Mo ham ed   Be n   Abdell ah   and   an   a vatar   im age   Un ive rsity   Lo go ,   publis hed   its   Fa ceboo k   pag e   in   our   stu den ts   em ailing   li st,   and   aske d   them   to   try   it   ou t.       3.   RESU LT S  AND DI SCUS S ION   In   this   sect ion,   we   ou tl ine   the   resu lt s   of   so m e   pr el im inary   exp e rim ents   carried   on   in   orde r   to   exp l or e   the   feasi bili ty   of   our   c hatb ot   as   a   new   su r vey   m et ho d   to   overc ome   on li ne   s urve y s   co ns trai nt   caus e d   par ti cula rly   by   stu den ts   inatt ention   an d   la c k   of   com m i t m ent.   To   t his   e nd,   we   c om par e   the   us er   ex pe r ie nce   of   a   chatbo t   quest ionnaire,   with   a   sta nd ar d   we b   su r vey.   More   detai ls   for   this   stud y   will   be   the   subj ect   of   a   fut ure   publica ti on.   Br ie fly ,   the   pr el i m inary   stud y   exp e rim ent   was   cond ucted   for   stu den ts   fro m   national   sch oo l   of   app li ed   sci e nc es   stud e nts   at   Sidi   Moh am ed   Be n   Abdell ah   Un ive rsity   in   Mor occo   for   a   per io d   of   3   m on t hs .   Be cause   of   the   absen ce   of   previo us   resea rc h   on   this   to pic ,   init ia ll y,   it   was   app li ed   to   a   pilot   sam ple   of   only     70   st ud e nts   an d   grad uates   co m bin ed   with   the   ai m   of   m o ving   to   a   la rg e r   sam ple   of   stud e nts   sprea d   acros s   sever al   M oroc can   un i ver sit ie s   in   t he   c om in g   m on ths .   F or   et hical   co ns ide rati on s ,   al l   in f or m at ion   co nc ern i ng   par ti ci pa nts   is   anonym ou sly   and   c onfide nt ia lly.   The   co m pu te r   proces sing   of   data   is   not   pe rs on al .   The   transm issi on   of   in form at ion   for   e xp e rtise   or   f or   sci e ntif ic   publica ti on   is   al so   a nony m ou s.   Data   a naly sis   pr im aril y   con s ist ed   of   de sc ri ptive   sta ti sti cs.   All   of   par ti ci pated   in   our   stud y   ha ve   ex pe rience d   a   web   su r vey   and   are   us i ng   Faceb ook   m essen ger.   We   e sta blished   a   c hatb ot   quest io nn ai re   wit h   sa m e   qu est io ns   to   the   tradit ion al   c om pu te r   versi on.   T he   onli ne   survey   data   was   c ollec te d   from   s tud ent s   by   em ai l   us ing   t heir   academ ic   add r esses   an d   f ollo wed   by   te le phon e   rem ind ers   in   orde r   to   rea ch   a   la rg e r   ta r get   of   grad uate s.   The   stud e nts   wer e   aske d   to   fill   both   the   c hatb ot   and   sta ndar d   w eb   s urveys   a nd   then ,   they   pro vid e d   thei r   fee db a c k   after   ab out   the   us er   e xp e rien ce.   Seve ral   fac tors   we re   ta ke n   into   acc ount   to   evaluate   thi s   stud y   inclu di ng   the   diff e re nce   in   s cor e   betwee n   the   two   m et ho ds   and   t he   tim e   to   com plete   a   qu e sti onnaire .   The   sc or e   is   ba sed   on   sever al   it em s   (20   it em s   in   total ly ),   for   e xam ple,   rap i d,   at tract ive,   an d   interest ing.   In   total ,   1440 ( 20 70 )   te rm s   wer e   sco red.   This   prel im inary   ex per im ent   est ablish   that   t he   m ajo rity   of   stud e nts   s urve ye d   prefe r   to   be   con ta ct e d   thr ough   chatb ot   interact ive   discuss i on   cha nn el s   w he n   th ey   are   avail able,   com p ared   to   oth e r   tradit ion a l   channels,   s uch   as   te le ph on e   or   e - m ai l.   Af te r   la un c hing   a   first   sp ri nt   of   te sts   in   a   gr oup   of   70   stu de nt s   and   gr a duat es   com bin e d,   we   obta ined   this   first   r esult .   T able   1   s hows   the   res ult   of   our   fi rst   te st   in   a   per i od   of   thre e   consecuti ve   w eeks,   a nd   we   c an   cl early   see   that   m or e   stude nts   prefe rr e d   us in g   the   bot   a nd   are   e ngage d   in   it s   us e.   Stu de nts   pr e ferred   the   s ta nd a rd   c om pu te r   for   9%   ( 129.6/1 440)   of   t he   te rm s;   76%   (1 09 4.4/1 440)   of   al l   te rm s   wer e   sco red   posit ive   for   the   chat bo t   a nd   f or   15%   ( 216/ 1440)   of   the   te rm s   there   wer e   no   dif fere nces.   In   add it io n,   fill ing   in   t he   quest i onnaire   t hro ugh   the   c hatb ot   is   faster   th an   t he   sta nd a r d   we b   su r vey.   Re gard ing   t he   com pleti on   (average   ti m e)   of   the   qu est i onnai re,   the   ave rag e   tim e   to   co m pl et e   the   web   survey   took   8   m i nu te s   against   7.5   m inu te s   for   the   cha tbo t   qu e sti onna ire   as   s how n   in   Table   2.       Table   1.   A ver a ge  sc or e  p e te r m   in the two m et hods   Su rvey  Metho d   Pref erences   Stan d ard web su rvey   Ch atb o t qu estionnair e   No  dif f erences   Pref erence: it e m s co red p o sitiv e of  all  ter m s   (12 9 .6/1 4 4 0 9 %   (10 9 4 .4/144 0 7 6 %   (21 6 /1 4 4 0 1 5 %       Table   2.   A ver a ge  ti m e to co m pleti on  i t he  t wo m et ho ds   Su rvey  Metho d   Co m p letio n   Stan d ard web su rvey   Ch atb o t qu estionnair e   Co m p letio n  ( m ean  ti m e ( m in u tes b y   stu d en t)   8   7 .5       Finall y,   we   ha ve   s how n   t he   e ff ect ive ness   of   our   ap proac h   by   a   c om par at ive   data   st ud y   betwee n   t he   tradit ion al   onli ne   s urvey   a nd   the   us e   of   this   chatb ot.   T he   r esults   co nf i rm   that   stu den ts   prefe rr e d   the   ch at bot   qu e sti onnaire   to   the   sta nda rd   web   s urvey   ac cordin g   to   this   stud y.   This   res ult   seem s   ver y   interest ing   bec ause   it   al lows   us   to   predict   a   hi gh   qual it at ive   response   rate   in   f utur e   chatb ot   s urve ys.     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          IS S N :   2502 - 4752   Ind on esi a J  E le c Eng &  Co m Sci,   Vo l.   2 4 , N o.   1 Oct o ber   20 21 47 3   -   483   482   4.   CONCL US I O N   We   ha ve   pr e s ented   a   c om pr ehensi ve   c hatb ot   fr am ework   to   en gage   stu de nts   to   a ns w er   un i ver sit y   s urvey   qu est io ns .   We   s epa r at ed   the   c onve rsati on   fl ow s   into   t wo   dif f eren t   blo c ks   c al le d   en gag i ng   a nd   su r veyi ng   bl oc ks   a nd   t hen   we   m ade   the   an swer i ng   proce ss   fact   dri ve n   wh e re   the   st udent   gets   inter est ing   inf or m at ion   ab ou t   his   unive rs it y,   his   own   c ourse   stu dy   an d   career   c hoic es.   In   retu rn,   we   a sk e d   him   to   prov i de   his   opini on   an d   fee dback   ab out   two   m et ho ds   of   s urveys   an d   by   ap plyi ng   arti fici al   intel lig ence   r ules   we   m ade   it   s m arter   by   unde rstan ding   di ff ere nt   w ords ,   phrases   a nd   se ntences .   In   f ut ur e ,   this   arti cl e   cou l d   f orm   basis   for   bu il di ng   a   sm arter   c hatb ot   with   se nti m ent   analy sis   capa bili ty   to   bette r   unde rstan d   hum ans   i nteracti on s   an d   trigg e r   quest io ns   base d   on   st ud e nts   en ga ge m ent   and   be ha vior,   an d   al so   m ake   us e   of   e m oj is   to   un de r sta nd   them   and   an sw er   ba ck   us i n g   the   ri ght   em oj i   dep e ndin g   on   the   sit uatio n.   To   m ake   us e   of   t he   c ollec te d   da ta   this   chatb ot   can   al so   se nd   data   t hro ugh   e ven ts   us in g   a pach e   Kafka   to   ha ve   bette r   an al yt i cs   an d   integ rat e   with   oth e r   stream s   of   data   f or   bette r   decisi on   m aking .       ACKN OWLE DGE MEN TS   This  w ork  on   t his  pa per   was  su pp or te by  the  Sidi  Mo ha m ed  Be A bd e ll ah  Un i ver sit of   Mo r occ and m or e p a rtic ularly  b y i ts P reside nt and t he  d irect or   of th e n at io nal sc hool of a ppli ed  sc ie nces.       REFERE NCE S   [1]   H.   F.   Barbe r,   Deve lop ing   Strat e gic   Leade rship :   The   US   Arm y   W ar   Coll ege   Ex per ie n ce ,”   Journ al   of   Manage me nt   Dev el opmen t ,   v o l.   11 ,   n o.   6,   pp .   4 - 12 ,   1992 ,   doi :   1 0. 1108/0262171 9210018208,   19 92.   [2]   W.   G.   Benn is   an d   B.   N anus ,   Lea ders:   Strate gi es   for   Taking   Char ge ,   N ew   York,   USA:   Harpe r   &   Row,   1986.   [3]   E.   San tha nam ,   B.   L y n ch,   and   J.   Jones,   Maki ng   sense   of   stu de nt   f ee dba ck   using   te xt   anal y sis - ada p ti ng   an d   expa nding   a   co m m on   le xic on,   Qualit y   Assur ance   in   Edu cat ion ,   v ol.   26 ,   n o.   1,   pp.   60 - 69 ,   2018,   d oi:   10. 1108/QA E - 11 - 2016 - 0062 .   [4]   D.  U.  Boll ige r   and   F.   Mart in ,   F ac tors   unde rl y ing   th e   per c ei ved   importance   of   onli n e   stu dent   eng age m en t   strat eg ie s ,”   Jou rnal   of   Appl i e d   Re search   in   Higher   Edu c ati on ,   v ol.   13 ,   n o.   2,   pp .   404 - 419 ,   2021 ,     doi:   10 . 1108/JARH E - 02 - 2020 - 0045 .   [5]   Z.   Mansouri,   “A   look   at   unive rsi t y   dropou t   in   Morocc an   high er   e duca t ion,   The   J ournal   of   Quality   in   Educ a ti on ,   vol.   7 ,   no .   9,   p.   2 7,   2017 ,   doi :   10 . 37870/j oqie.v7i 9 . 11 .   [6]   M.   Soum a y a ,   B.   Julie ,   C.   Ma rgu eri t e,   F.   Eliz abe t h,   K.   Hann ah,   a nd   M.   Isobel ,   OECD   Revi ews   of   the   Educat ion   As sessment   Fram ework:   Morocc o   in   Fr en ch   Ex amens   de   l ' OCD E   du   c adr e   d 'év al ua ti on   de   l ' éd u ca t ion   :   Maro c ,”   Paris,  Franc e:  OCD E   Publ ishin g ,   2018 ,   doi :   10 . 1787/9789264301832 - 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