TELKOM NIKA , Vol.13, No .2, June 20 15 , pp. 644 ~ 6 5 3   ISSN: 1693-6 930,  accredited  A  by DIKTI, De cree No: 58/DIK T I/Kep/2013   DOI :  10.12928/TELKOMNIKA.v13i2.509        644     Re cei v ed Se ptem ber 25, 2014; Revi se d Marc h 9, 20 15; Accepted  March 28, 20 15   Business Process Reengineering on Customer Service  and Procurement Units in Clinical Laboratory      De w i  Agushi nta R.* 1 , Ani ndito Yoga P r atama 2 , Sur y adi Harman to S 3   1,3   Information  S y stem De part m ent, F a cult y   of Co mputer S c ienc e & Information T e chno log y   Gunad arma U n iversit y   Informatics Departme n t, F a cult y   of Industr ia l T e chnolog y,  Gunad arma U n iversit y   Jl. Margon da R a ya No.1 00, D epok, W e st Java, 1642 4   *Corres p o ndi n g  author, e-ma i l : de w i ar@staff.guna darm a .ac . id 1 , anind ito@ staff.gunad arm a .ac.id 2 sur y ad i_hs @staff.guna darma. a c.id 3       A b st r a ct   Existing b u sin e ss process e s  in a clinic al l abor at ory locat ed in Bek a si a r e still run  ma nua lly. It  takes a lot of time to do  mor e  process e s, e s peci a lly i n  cu stomer s e rvice  and pr ocure m ent units. T h e s e   ineffici ent proc esses are a n a lyse d here.T he utilis at io n of Informati o n  Technol ogy ( I T) supports the   oper ations of a  comp any a nd  even i m prove t he effici e n cy a nd effectiven es s of a compa n y . How e ver, th use of infor m a t ion tech nol og y must b e  ba l ance d  w i th  the read in ess of  existing r e so urces to op er ate.  W i thout su ppo rting res ourc e s ,  especi a l l y h u m a n  res our c e s  avai la ble,  info rmati on tec h n o l ogy  is n o thi n g .   T he Busi ness  Ree ngi ne erin g Process  method  use d  to  compre hen d  the existi ng  busi ness pr oc ess,   deter mi nes pr ocesses to b e  reen gin eer e d , investig ates  alternativ e redes ign,  si mu l a tes the exist i ng  busi ness proc e sses and the p r opos ed bus in ess process e s,  performs a n  a nalysis of si mu l a tion res u lts, and   seeks cor porat e op portu nities  usin g inf o rmat i on tec h n o lo gy. T h is Busi ness  Process R e e n g in eeri ng (BP R )   researc h  h e lp e d  the c lin ica l  l abor atory es pe cially  in  custo m er  servic e a n d  proc ure m ent  in  improv ing  the   efficiency  an effectiveness  o f  existing  proc e sses that  w ill  ul timate ly re duc e  cost an d ti me.  Results s how e d   that busi ness  processes i n crease w i th i n formatio n   techno logy  utilis a t ion an min i mis e  the us e  of  empl oyees.      Ke y w ords : Bu siness Proc ess ,  Customer Ser v ice, Procure m ent, Reen gi nee ring       1. Introduc tion  Existing bu si ness p r o c e sses in thi s   clin ical  la boratory are le ss efficient  sin c e t hey ru manually, req u iring  a m o re  com p lex p r o c e ss  re sultin g in in efficien t busin ess  proce s se s. It take a lot of time to move from  one a c tivity to  anothe a c tivity. This ineffective situ ation re sulted in t h e   comp any’s b ad pe rforma nce,  and  will  re sult in i n crea sing  the  co st of ineffi cient  pro c e sses.  Comp anie s  n eed efficie n cy  and to ma ke  innovation s  to maintain th eir existin g  m a rket sh are  a nd  to seize new  market sh are  along with ot her comp et itors. The r e a r e many factors  that can ma ke  the e c on omic clim ate in  In done sia  be co me in crea si n g ly erratic; vi olen ce i n crea se s, a s   doe the   high  p o litical  temperature, and  oth e rs. Therefore,   comp any  sho u ld be  mad e  efficient in   all  area s in o r de r to redu ce  co sts an d impro v e co mpetitivene ss exp e n s e s . T here are many rea s o n f o r sub - o p t i mal busi n e ss p r oc es se s [ 1 ] .   Develo pment s in te ch nol ogy and  co mmuni cation s h a ve en a b led the  co mpany to  evaluate the  mech ani sm o f  coor dinatio n  of each  unit. Currently, co mpanie s   can  no long er  wo rk  traditionally.  With the  p r oper u s e  of  Informati o n  Te chn o logy  (IT) like th e ap plication  of  comp uters a n d  telecommu nicatio n equ ipment to  sto r e, ret r ieve, transmit  and m anipul ate dat a,  it can  red u ce the b u rd e n  of un ne ce ssary  work   so that the n u mbe r  of e m ployee ca n be   minimised [2] .  In a b u si ne ss  context, the  Inform atio n Tech nolo g A s soci ation of America  d e fin e d   informatio n techn o logy a s  "the study, de sign, dev el op ment, applica t ion, impleme n tation, sup p o rt  or man agem ent of comp uter-ba s ed i n formatio n systems" [3]. In addition, employee s will  ultimately not be burd ene d  with exce ssi ve work.   The co ncept  of Business Proce s s Re engin eer i ng (BPR) as a  strategy for  cre a ting   cha nge a nd i m provem ent  in org ani satio n s g o e s   ba ck to the 1980 s whe n  there  wa s a con c e r n   that investme nts in i n form ati on technol ogy we re  not  pro d u c ing th e re sult s de sired. Sin c e t h e   1960 s, b u si n e ss e n tities  have p oured  billion s   of  dollars i n to I n formatio n T e ch nolo g y (I T)  investment and h a ve  seen o n ly m a rgin al  imp r ovements in  bu sine ss p e rform a n c and  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Busine ss Pro c e ss  Ree ngin eerin g on Cu stom er  Service and Pro c u r em ent .... (Dewi Agushinta )   645 produc tivity [4],[5]. Many BPR advoc at es   argue that   it is extremely c r uc ial to integrate BPR  with  a me ch ani sm  that all o ws f o r th contin uou s im pr ov ement  of bu sine ss p r o c e s ses in  order to   achi eve dra m atic g a ins.  Contin uou Quality  Improvement (CQI), Total Q uality Manag ement   (TQM ), and I S O 9000  are  a few of a  wi de ra nge  of  continuo us im provem ent te chni que s that  are  available fo use  with  BPR [6]. Reen gi neeri ng i s  th e fund ament al thin king  an d ra dical  red e sig n   of busin ess p r ocesse s to g e t a dramati c  improv em ent in perfo rman ce ben chma rks su ch a s  cost,  quality, se rvice, a nd  spe e d  [7]. Lowent hal de scri bed  ree ngin eeri n g a s  ba si c/ fundam ental t o   rethin k and  rede sig n   the   process-pe rforming   op eration a nd  st ructu r e  of  a n  o r gani satio n focu sing   on   the co re  cap abilities of  organi sati ons to  get  a  dra m atic improveme n t in  orga nisationa l pe rform a n c e [8]. Al-Ma s ha ri  and   Z a iri (20 00) sugge st  that  reen gine erin g   of  busi n e s s pro c e s ses invol v es  cha nge s in p eopl e (behavio ur a nd cultu r e), pro c e s ses  a nd  techn o logy [9 ]. Reengin e e r ing efforts  ca n by  no mea n s be  exercised witho u t a  comp any-wid commitme n to the go als.  Ho weve r, to p man agem e n t com m itme nt is im perative for  su cce ss  [10]. Multi-so urce fusi on  B2C bu sin e ss proc ess reengi nee ring  of the Petri net model  is  establi s h ed a nd sim u lated.  Throu gh the  associ ated  matrix and a c cessibility a nalysi s , the Petri  net model si mulated with  CPNT ool s so ftware me ets  the expecte d goal s [11].   The a u tho r   woul d like t o  a ssi st thi s  clini c al l a b o rato ry in a nalysin g thei r existin g   b u s in es s  pr oc es se s  an d  he lp  r e du ce  cos t s  a n d   impro v e comp etitivene ss exp e n s e s . This a r ti cle   con s i s ts of a  small po rtio n of all macro issue s   existing in the company a s  well a s  in pa rt of  cu stome r  se rvice and p r o c urem ent.      2. Rese arch  Metho d   This  re sea r ch wa co ndu cted o n  the l a rge s clini c a l  labo ratory  netwo rk in In done sia   cente r ed  in  th e a r ea  of K r a m at Raya. It  has 11 0 bra n c he s in 96 cit i es. Many award s  have be en   achi eved wh ich sup port the  patient s’   confid en ce  to have th eir he alth checke d such  as  chol este rol, u r ic a c id, bloo d sug a r an d medical  ch eck-u p s, an d others in many  bran che s  ne ar  th e i r  ho mes .  T h is  re se arc h   w a s   c o n d u c te d o n  th e Be ka s i  b r a n c h . Pa tien ts   w h o co me   on   averag e pe r day, reached  112 pe ople,  while the  ave r age m onthly amount rea c h ed 280 0 peo p l e.  This  research method is based on V i ct or SL  Tan and  Davenport [12],[13] . A new  process will produce  bett e result s than existing  processes by  mergi ng two  existing theories  about the sta ges in p e rfo r ming re engin eerin g. T he st age s are u s e d  in this re se arch are:  1.  Und e rstandi n g  the existin g  bu sine ss p r oces s: do cu ments  relate d to cu stome r  se rvice an d   pro c u r eme n t in the clini c al l aboratory pa rticul arly ma n aged throug h  a survey and  interviews.  2.  Determinin g the pro c e s se s to be reengi neered:  after identifying existing bu sine ss pro c e s se then determin i ng whi c h p r o c e ss i s  nee de d to  reengi ne er ba sed o n  identified prob lems.   3. Investigating  alternative  re desi gn: prop ose d  bu sine ss  processe s can be  a c hie v ed  amon g   others, to eli m inate bu rea u cracy,  elimin ate activities  with no a dde d value, sim p l i fy proce s se s,   redu ce p r o c e ssi ng time, eliminate erro rs in  the process, stand ardi sation and a u tomation.   4.  Simulating th e existing b u sin e ss p r o c es se s and t he propo se d  busin ess p r oce s se s: the   simulatio n  for measurin g b u sin e ss process  re engin e e ring i s  co nd ucted o n  existing busi n e s pro c e s ses a n d  prop osed b u sin e ss processe usin g iGrafx Process 2013  software to obtain   informatio n a bout the ave r age le ngth  of time  requi red to co mpl e te busi n e s s processe (http://www.igrafx.c o m/).   5.  Performi ng a n  analysi s  of simulatio n  re sults:  from  co mpari s o n  ana lysis between  existing and   prop osed bu siness pro c e s se s can   be   d e termin ed  wh ether th e p r o posed  bu sine ss processe give better  re sults th an th e existing  on e, how  im pro v ement is o b t ained fro m  the propo se busi n e ss p r o c e s ses  comp ared  with the existing bu sin e ss pro c e s s usin g gra p h s Seekin g o p p o rtunitie s  in  u s ing  info rmati on te chn o log y : see k ing  op portunitie s  especi a lly   on issues f o cused in t h is  re search. The utilisation of info rmation  technology will allow  employee s to  exchan ge inf o rmatio n.      3. Analy s is a nd Discu ssi on  In this se cti on is explai ned the an a l ysis of re se arch an d at the same  time, a  comp re hen si ve discussio n  is given.       Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 13, No. 2, June 20 15 :  644 – 65 3   646 3.1. General  Des c ription  of Existing Business Pro cess es   In better de signi ng ne w busin ess p r ocesse s,  it is ne ce ssary  to analyse  existing   busi n e ss p r o c e s ses. Thi s  step is very  import ant b e ca use it determin e whi c h pro c e s se s are   inefficient, ne ed to be repa ired a nd which step s ne ed  to be add ed i n  ord e r to a c hieve maxim u results. Th gene ral d e scription  of cu stomer  se rvice  and p r o c u r e m ent are regi sterin g p a tien ts  and taki ng th eir bloo d sa m p les to the ph lebotomi s t.          Figure 1. Gen e ral Descripti on of Existing Bu sine ss P r oce s se s in Cl inical L abo rat o ry       The phle boto m ist sen d s th eir bloo d to laborat ory technici an s. The  result s tests can be  obtaine d by the patient in  accor dan ce  with a predet ermin ed time.  If  the logistics (t ool s, re ag ents,  etc.) are not available fro m  laborato r y techni cia n s a nd the phleb otomist office r, they must orde them in store (logi stics o ffice r). Th e o v erview is  a  general de scriptio n of e x isting bu sin e ss   pro c e s ses a s  in Figure 1.       3.2. Discussi on of Existin g  Busine ss  Process es   This section will explain existing busine ss processes in customer service and  pro c u r eme n t in the  cli n i c al l abo rato ry. A more   detailed  expl anation  of e x isting b u si n e ss   pro c e s ses a n d  analysi s  of identified prob lems  will b e  d i scusse d in the next sub s e c tion.        3.2.1. Details  of Existing  Busine ss Pr ocess es in Customer Ser v ice  This  section  will explain in detail existing bu siness processes in  cu stomer servi c e. From   Figure 2 it ca n be  see n  the r e is  a differe nt colo ur b e twee n the exi s ting b u si ne ss processe s.  The   "blue" col our  mean s the proce s s is a proce s s to be reengi nee red.   Figure 2 ( a) i s  detail ed e x planation  of each  exi s tin g  bu sine ss  pro c e s s in  custome r   serv i c e,  su ch  as:   1.  Regi steri ng p a tients: in thi s  p r o c e ss, th patient first  take  a qu eu e num ber  an d wait s to b e   calle d.  He wil l   be call ed by  cu stom er se rvice   to  give  i n formatio su ch  as pe rson al data  an d   any desired  examination the patient has. He  will  al so be asked  whether there is a referral  from a docto r or partne r  compani es of  the clinic al la borato r y. This pro c e s s takes a time of  about eig h t minutes  with three em ployee s.  2.  Specim en co llection: this  pro c e ss i s  a  pro c ess in  whi c h the pa tient’s sp eci m en is ta ken   depe nding  on  the deman at early re gist ration. Th i s  proce s s take s q u ite a long ti me be cau s e   sometim e s there i s  a lack of co ope ration  betwe e n  the patient and the phlebotomi s t in   colle cting the  spe c ime n . It usu a lly occu rs in child ren  and the a ged.  This p r o c e s s take s a time   of about 12 m i nutes  with two employee s.         Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Busine ss Pro c e ss  Ree ngin eerin g on Cu stom er  Service and Pro c u r em ent .... (Dewi Agushinta )   647     (a)   Cu stome r  Serv ice U n it          (b) Procure m ent  Unit     Figure 2. Existing Busine ss Proce s se     3.  Distri bution  specimen: specim ens from t he phlebotomist will  be given to other units.   Separated sp ecime n will be ch ecke d in each unit  b y  laborato r y tech nici an s. This p r ocess  take s a time of about 10 m i nutes  with on e employee.    4.  Specim en checking: speci m ens  will be tested in each unit by  laboratory technicians using  accurate lab o rato ry techn o logie s  in accordan ce   with their rol e . After obtainin g  the result Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 13, No. 2, June 20 15 :  644 – 65 3   648 from the appli ance they are  then sent to QUV (Q UV itself is a term  for peopl e wh o verify the   result tes t ), to be verified. This  process  ta ke s for ab ou t 60 minutes  with four em p l oyees.   5.  Re sults in v e rificatio n : Q U V verifie s   the results  alrea d y obtai ned  by ea ch lab o rato ry   techni cia n . Verify here m e ans that the  obtaine d re sults have sta ndards a nd o r iginal m a rks  officially by the clini c al la borato r y. Thi s   process ta kes a time of  about 30 mi n u tes with  one  employee.   6.  Printing an deliverin g re sults: QUV p r i n ts  re sult s th at have bee n previo usly  verified an then d e livers  them to  cu sto m er  se rvice  t o  be  ta ken  by the p a tient.  This process  take s a  time   of about 15 m i nutes  with on e employee.   7.  Retrieval  Re sults: the p a t ient take s the re sult s of  the previo u s  in spe c tion  carried  out  according to  the time sch edule d  at early regist ration . The patient return s agai n to take the   results f r om   the receptionist  as in the  previous  regi strati on and  should  still t a ke a  queue  numbe r. This  pro c e ss ta ke s a time of  ab out 10 minute s  with three e m ployee s.      3.2.2. Details  of Existing  Busine ss Pr ocess es in Procureme n   This  section  will explain i n  detail existi ng business  processes  i n  procurement. Figure  2(b )  sho w th ere   is  al so a different col o ur betw een  the exi s ting  b u sin e sse s   proce s s. Th “blue”  colo ur me an s a process to  be ree ngin e e r ed.     Figure 2(b )  e x plains e a ch existing bu si ne ss  p r oc ess  in  p r oc ur e m en t, a s  b e l ow 1.  Orde rin g  go o d s from lab o ratory techni cians  and  th phleb otomist:  in this p r o c e ss, la bo ratory   techni cia n s a nd the  phl eb otomist fill  o u t the  ord e good s fo rm  once eve r y f our day s o r   indee d, they  woul d h a ve n o  sto c k of  go ods in  ea ch  unit. Each u n it sho u ld fill i n  the fo rm t o   QUV and late r to the logistics officer. Thi s  pro c e s s takes a time of about 15 minut es with on e   employee.   2.  Che c king  of good s in  store: as the  re ceipt or  fo rm  is a c cepted,  then the lo gi stics office checks manually if there are still  stock items i n   stor age by visiting it  dire ctly. If st ocks are  still   greate r  tha n   or e qual to  3 5 % of the o r d e red  go od s a s  befo r e, th pro c e s s can  be suppli ed a s   in pro c e ss 4.  If not, the logistics office r must  ord e r from the supp lier as in p r o c e ss 3. Thi s   pro c e ss ta ke s a time of ab out 10 minute s  with on e e m ployee.   3.  Orde rin g  goo ds from the supplie r: from the pr eviou s  pro c e ss, if the  stock is le ss than 35%,   the logisti cs  o fficer mu st order the  good s from t he  su ppliers  with a  copy by sen d ing the o r de form via e-m a il or fax. The logisti c  officer wait s for a  confirm a tion  reply. If the orde r form ha been  re ceive d  alre ady, the logisti cs  officer  gives  the  origin al orde r form to the  sup p lier. Th e   sup p lier will charg e   the ce ntre’s  logi stics office r of th e clini c al l abo ratory lo cate d  in Band ung.   This p r o c e ss  take s a time of about one  hour o r  60 mi nutes  with on e employee.   4.  Deliveri ng  g ood s to  lab o rato ry tech nicia n s an d  the  phleb otomist: after  all supp ortin g   document s a r e rea d y, then  good s a r re ady deliver ed  to the labo ra tory tech nicia n s a nd the   phleb otomist.  Delivery of  good s to lab o rato ry techn i cian s an d th e phleb otomi s t is u s ually  dire ctly perfo rmed on the  same d a y wh en good s in   store a r e ava ilable. This d e livery take about five minutes  with on e employee.   5.  Deliveri ng go ods to the co mpany: the same as  in  proce s s 4, goo ds a r e re ady to be sent to   the cli n ical laboratory. The deliver y  of goods to the  cl inical  labo rat o ry  will norm ally be  directl y   perfo rmed  on  the same  da y when  go od s a r e avail abl e from th su ppliers. Thi s  l ong d e livery   take s abo ut two hou rs or  120 minute s  i f  not expos ed  to traffic jams or othe r del ays with one   employee.   6.  Che c king  go ods from th e  su pplie r: the  logist i c s officer is re sp on sible fo accepting g ood orde re d in a c cord an ce  wi th an ord e form. In the current  syst em, items come u s ually   accomp anie d  by a delivery  note. This in clud es  the  de livery note nu mber  and ite m  name a s   well as  certai n specifi c ations,  and the price  of goods.  Goods a rrived will be  mat c hed with  an  orde r form  shippe d from  the previou s  suppl i e r. If not approp ria t e, the items will still be  accepte d , but the logistics officer will  send a c onfirmation (sent  usin g e-m a il or fax) to the   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Busine ss Pro c e ss  Ree ngin eerin g on Cu stom er  Service and Pro c u r em ent .... (Dewi Agushinta )   649 sup p lier, a s   well a s  the  co rre ct orde r form, and  then t he item will b e  sto c ked in t he compa n y.  This p r o c e ss  take s a time of about 15 m i nutes  with on e employee.       3.2.3. Problems Analy s is   Problem s, especi a lly in cu stome r  se rvice and procurement  process incl ude:   1.  Cu stome r  se rvice: probl em s are the tim e  spe n t colle cting patient s’ spe c imen due to difficult  factors to  wo rk tog e the r  in  doing  so, a c curacy of d a ta wh en in putting patie nt d a ta and l ong   queu e time makin g  patient s wait.   2.  Procure m ent:  probl em s are the delay ti mes in   delive r ing g ood s b e ca use of th e ord e r fo rm,  traffic jam s , etc. The l ogi stics office checks  availa ble sto c k in  stores which  h a ve no lin k in   the orde r form from the la borato r y tech nicia n s a nd the phle botom ist.      3.3. Draft Proposed Solu tion     After kno w ing  the proble m s in the existing busi n e ss p r oce s s then several solutio n s are  prop osed. Ta ble 1 and Ta b l e 2 descri be  t he prop osed  solutio n s of e a ch p r obl em.       Table 1. Draft Propo sed So lution of Cu stomer Se rvice   No Sub  Process  Problems  Solution  Registering  patie nts  Patients data input makes pa tients  have to  w a it  sometime and must  make   a queue.   In application system of existing  service  can be added  auto text du ring  input  patient data  to  a dd accurac y  of  p a tient  data. It can red u ce number of  queues   at earl y   registrati on.  Specimen  collect ion  Time in the patient’s  specimen   collection.   Phlebotomist addition for collecting  specimen.  Retrieval  results  Patients should  make a queue again  to take the result.   In taking the re sults, patient does not   need come ag ain to pick it up. Patients   need onl y  provide an email at  earl y   registration. If th e examination r e sults  are above  stand ard b y   QUV  unit, QU V   w ill send an email contains that  patient   has to come back to see the r e sults  and consult w i th emplo y ee or doc tor on   dut y  at  Clinical la borator y.       Table 2. Draft Propo sed So lution of Procurem ent   No Sub  Process  Problems  Solution  Orde ring g o o d s from   Laborato r y tech nicians and  Phlebotomist  1.  Orde ring goo d form f r o m   Laborato r y te chnicians and   Phlebotomist is p aper based.   2.  It should be  copied first to   distribute to othe r units.  1.  Creating an  Ent e rprise Resourc e   Planning (ERP) s y st em.     2.  Laborato r y  te chnicians and  Phlebotomist  can entr y  a n   ordering go od fo rm into s y stem so  other units can  check into the  database if con c erned in these   documents.  Checking  of  goo ds  in  store  It still performed manually  to see the   availability  of  goo ds in store.  Creating a n   Enterprise Res ource   Planning sy ste m  (ERP) can instantly  see the availability  of  goods  in a   sy stem  alread y in a previous entr y  so i f   stocks ar e not available, logisti cs  officer  can directly   requ est to the supplier.  Orde ring  goods  t o   Supplier  1.  Orde ring good fo rm to supplier is  paper based.   2.  It should be  copied first to  distribute to othe r units.  1.  Creating an  Ent e rprise Resourc e   Planning (ERP) s y st em.   2.  Logistic officer can entr y  a n   ordering go od fo rm into s y stem so  other units can  check into the  database if con c erned in these   documents, including suppliers  that  w ill deliver goods companie s   need.     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 13, No. 2, June 20 15 :  644 – 65 3   650 3.4. Discussi on of Propo sed Bu sines s  Process     This  section  will explai n the proposed busi n ess processes  in cu stomer service  and  pro c u r eme n t in the  cli n i c al l abo rato ry. A more   detailed  expl anation  of e x isting b u si n e ss   pro c e s ses  wil l  be discu s se d next.      3.4.1. Details  of Proposed  Busines s  Process es in Customer Ser v ice  This  section  will explain in det ail the proposed busi ness proc esses in custom er servi c e.  From Fi gu re  3(a ) , it can  b e  se en the r e  is a diffe ren t  colou r  bet ween the  pro p o se d bu sin e ss  pro c e s ses. T he "green"  colo ur i s  a n  addition  or alteratio n  p r ocess to  e x isting bu sin e ss  p r oc es se s .         (a)   Cu stome r  Serv ice U n it           (b) Procure m ent  Unit      Figure 3. Pro posed Busi ne ss Processe Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Busine ss Pro c e ss  Ree ngin eerin g on Cu stom er  Service and Pro c u r em ent .... (Dewi Agushinta )   651 Figure 3(a)  shows the r e i s  an  additio n a l pro c e s s such  as  se ndi ng re sult s. A detailed   explanation  o f  each p r opo sed bu sine ss pro c e ss  in  cu stome r  se rvice is explain e d  below:   1.  Regi steri ng  p a tients: the  p a tient first ta ke s a  qu eue  numb e r an d  then  wait s t o  be  called.  Cu stome r  se rvice will call  and ask pati ents fo r pe rsonal data an d any  desire d  examinatio the patient ha s. He will al so  be  asked if there i s  a refe rral from  a do ctor o r  pa rtne r com pani e s   of the clini c al  laboratory o r  not. This  proce s takes  a time of ab o u t eight min u tes with t w o   employee s. T h is p r o c e s s h a s a  sh orte r ti me be ca use  i t  gives an  ea sy interfa c e.  The inte rface  will se rve wit h  auto text input for patie n t  data  entry. In this propo sed b u si ne ss pro c e ss, h e   doe s n o t hav e to  come  ag ain to  colle ct  the re sult. T h erefo r e th company  ca redu ce  staff in  th is  p r oc ess .   2.  Specim en  col l ection: a  pro c e ss i n   which  t he  patie nt’s spe c ime n   i s  depe ndent o n   dem and at  early regi strat i on. Thi s  p r o c ess ta ke s qui te a lo n g  time  becau se  so metimes t here is  a la ck of   coo peration b e twee n the patient and the  phlebotomi s t  at the time o f  the specim e n  colle ction.  This  usu a lly occurs in  children  and th e age d. Thi s  pro c e s s takes a tim e  of  about  seve n   minutes  with three e m ploye e s, having a  sho r te r time d ue to the phle botomist’ s ad dition.  3.  Distri bution   spe c ime n : specim en s from th e  phle botomist  will  be  se nt to  other unit s .   Separated specim en s wil l  be examin ed in ea ch  unit by the laboratory te chnici an s. Thi s   pro c e ss ta ke s a time of ab out 10 minute s  with on e e m ployee.   4.  Specim en checking: speci m ens  will be tested in each unit by  laboratory technicians using  accurate lab o rato ry techn o logie s  in accordan ce   with their rol e . After obtainin g  the result from the  test  they are  then  se nt to Q U V,  to be  verified . This  process ta ke s a  time of a bout  6 0   minutes  with four em ployee s.  5.  Re sults in v e rificatio n : Q U V verifies t he  re sults  already obtai n ed from ea ch laboratory  techni cia n . Verify here me ans that the o b tai ned results have sta n d a rd s and the  official stam p   of the clinical laboratory. Th is process take s a time o f  about  30 minutes  with on e employee.   6.  Sending  re su lts: QUV  se e s  the  re sult that  have b e en verifie d . If the results  a r e fa r ab ove  the existing standard, QUV cont inue s to pro c e ss 7  and 8. If not, QUV sen d the patient’s  results via S M S or e - mai l . This p r o c e s s takes a  time of  abo ut five minute s   with  on e   employee.   7.  Printing an deliverin g re sults: QUV p r i n ts  re sult s th at have bee n previo usly  verified an then d e livers  them to  cu sto m er  se rvice  t o  be  ta ken  by the p a tient.  This process  take s a  time   of about 15 m i nutes  with on e employee.   8.  Retrieval  Re sults: the patie nt is getting the  previous i n sp ectio n  re sults ca rri ed o u t according   to re sults sen t  to the patie nt’s mo bile  p hone   su ch  a s  SMS and  e m ail. The  co ntent of the  e - mail and SM S tells the results o b taine d  wheth e r it is far above t he existing st anda rd or n o t.  Patients wh o have a b n o rmal  re sult s will  be a s ked to  co me agai n to have mo re  recomme ndat ions  or advice in the  ret r ie val re sults un it. This p r o c e s s takes  a ti me of a bout   five minutes with one em p l oyee.      3.4.2. Details  of Proposed  Busines s  Process es in Procureme n   This  section  will explain i n  detail the  pr oposed business proces ses in procurem ent.  From Fi gu re  3(b ) , it can  b e  se en the r e  is a diffe ren t  colou r  bet ween the  pro p o se d bu sin e ss  pro c e s ses. P r ocesse s that  are a "green " color  a r e a n  addition o r   alteration p r o c e ss to existi ng  b u s in es s  pr oc es se s .   Specifically in the procure m ent pro c e ss as  sh own in Figure 3(b ) , there a r e n o  a dditional  pro c e s ses o r  process na me cha nge,  but there  a r e  three existin g  pro c e s ses  cha nge d in the  pro c e s s me chani sm  with the utilisation  of informat io n  tech nology  so as to redu ce the le ngth  of  pro c e ss time  as detaile d b e low. The  ch ange s will  be  in the proce ss of orde rin g  good s from  the   laboratory te chnici an s an the phle boto m ist, the  che cki ng of  goo d s  in  sto r e, an d the o r de rin g  of  good s from th e sup p lier.   A more detai led explanati on of each p r opo se d bu si ness process in procurem ent, is   explained b e l o w:   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 13, No. 2, June 20 15 :  644 – 65 3   652 1.  Orde rin g  go o d s from lab o ratory techni cians   and th e p h lebotomi s t: laboratory te chnici an s an d   the phle boto m ist insert a n y  demand fo r good s that  a r e not avail a ble an d ne ed ed in a  sh ort  time into the Enterpri se Re sou r ce Plannin g  (ERP ) system. Thi s  pro c e s s take s a time of  about five minutes  with on e employee.   2.  Che c king  of  good s i n   store: upo re cei p t of th e  p r ev ious p r o c e ss,  the l ogi stics  officer che c ks  if there are st ill stock items in  storag e by looking at th e Enterpri se  Re sou r ce Planning (E RP)  system. If stocks are still g r eate r  than o r  equal  to 35 % of the ordered g ood s a s  before, the  pro c e ss  ca n be su pplie d as in p r o c e s s 4. If not, the logi stics o fficer mu st order fro m  the   sup p lier a s  in  process 3. T h is process take s a  time o f  about five minutes  with on e employee.   3.  Orde rin g  goo ds from the supplie r: from the pr eviou s  pro c e ss, if the  stock is le ss than 35%,   the logi stics  officer m u st  orde r g ood s from  the supplie rs with   the  Enterpri se Re sou r ce   Planning  (E RP) sy stem  co nne cted to  th e suppli e r.  S upplie rs can  dire ctly a cce pt a  req u e s t   sent by the l ogisti cs  office r.  Supplie rs  can provide n o tification (O K) wh ether t he orde r ha been  re ceive d  or it i s  n o t appli c able. If  the or der goo ds fo rm h a been  re ceive d  already, th e   logisti cs officer gives the  origin al ord e r form  to the sup p lier. Th e  suppli e r will  charge the   centre’s logi stics  officer of  the cli n ical l abor atory lo cated in B and ung. Thi s   pro c e s s takes  a   time of about 30 minute s  wi th one emplo y ee.  4.  Deliveri ng  g ood s to  lab o rato ry tech nicia n s an d  the  phleb otomist: after  all supp ortin g   document s are ready, then  the goods a r e ready to  be  delivered to the labo ratory  technici an and the  phle b o tomist. The   delivery of g o ods to  l abo rat o ry techni cia n s a nd the  ph lebotomi s t is  usu a lly dire ctly performe d  on the sam e  day wh e n  the good s in  store a r e a v ailable. Thi s   delivery take s about five minutes  with on e employee.   5.  Deliveri ng go ods to the co mpany: the same as  with  pro c e ss 4, go ods a r e re ad y to be sent to   the cli n ical laboratory. The deliver y  of goods to the  cl inical  labo rat o ry  will norm ally be  directl y   perfo rmed o n  the same da y that goods are availa ble  from the su ppliers. This l ong delive r take s abo ut two hou rs or  120 minute s  i f  not expos ed  to traffic jams or othe r del ays with one   employee.   6.  Che c king  go ods from th e  su pplie r: the  logist i c s officer is re sp on sible fo accepting g ood orde re d in a c cord an ce  wi th an ord e form. In the current  syst em, items come u s ually   accomp anie d  by a delivery  note. This in clud es  the  de livery note nu mber  and ite m  name a s   well  as certai n specifications,  and the  price of  goods.  Goods a rrivi ng  will be m a tched with an  orde r form  shippe d from  the previou s  suppl i e r. If not approp ria t e, the items will be still  accepte d , but the logistics officer will  send a c onfirmation (sent  usin g e-m a il or fax) to the   sup p lier, a s   well a s  the  co rre ct orde r form, and  then t he item will b e  sto c ked in t he compa n y.  This p r o c e ss  take s a time of about 15 m i nutes  with on e employee.       3.5. Compari s on of Existi ng Busine ss  Processe s w i th Propos ed Busin ess  Process     Simulation re sults a r e pe rf orme d to existing and prop ose d  bu sine ss pro c e s se s usin g an  input for "Per Use Cost" in  iGrafx Proce ss 2 013. The  variable dat a value that sho u ld be in put  are the  worker cost s, nu mber of em ployees, an d le ngth of time. We u s e U.S. $100  co st for th e   worke r s as a  simulatio n . The simul a tion  result i s  sho w n in Tabl e 3 .   A comp ari s o n  betwe en th co sts  of existi ng bu sin e ss  pro c e s ses an d propo se d b u sin e ss  pro c e s ses is  signifi cant. T he a u thor u s e s  the  U.S. curren cy in th e  iGrafx Pro c e s s 20 13 to ols for  measuri ng re sou r ces a nd  co sts. 1  US $  is assume d as IDR 12.00 0.      Table 3. Existing Busin e ss  Process VS Propo se d Busine ss usi ng i G rafx     Existing Business Process  Proposed Business Process  Average Length  of  Time (minute)   Resour ces  Cost  Emplo y ee   Average Length  of Time (minute )   Resour ces  Cost  Emplo y ee   Customer Service  Process  145.2  $1,500.00   15  135  $1,400.00   14  Procurement  Process  220.2   $   600.00   175.2   $   600.00           Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Busine ss Pro c e ss  Ree ngin eerin g on Cu stom er  Service and Pro c u r em ent .... (Dewi Agushinta )   653 4. Conclusio n   The  clini c al la borato r y ha some  be nefits  su ch  a s  fa ci litating se arch  data, time  redu ction   and  co st red u ction. M o reo v er the  com p any can in cre a se  the n u m ber  of e s tima ted custom ers to  150 pe r day o r  more.   A process  ca n be improve d  as retrieval  resu lts furth e r  simplify the  pro c e ss  and  achi eve   efficien cy. Th e app roval d o cum ents in  the data  ex chang e can b e  don e ele c tronically with  the  use of info rmation techn o logy as  see n  with  the propo sed b u si n e ss process  in pro c u r eme n t.  Usi ng ele c tro n ic data flow will affect the task s and resp on sibilitie s relate d to units and requ ire   expertise in  their fiel d. It can a c hi eve a  time  redu ctio n (7.0 2% in  custome r   se rvice  and  20.4 4 %   in pro c u r em e n t) an d re du ce the nu mbe r  of employ e e s  (6.67%). Th e co st of  cu st omer se rv ice  f o r   the pro p o s ed  busin ess p r oce s se s is m o re  redu ce d than the exi s ting one. T h e s e factors  sho w   that reen gine ering i n  this  ca se i s  com p leted. Busi n e ss Pro c e s Ree ngine eri n g (BPR) in t h is  clini c al laboratory improv ed its  business competitivene ss. T h is research  can still  be explored  more  inten s el y in terms of  usin g iG rafx  softwa r e  to o b tain  signifi ca nt re sult s. Th e comp any  can   kee p  usi ng th e softwa r e iG rafx Proces 2013  comp ared to doing tri a l and erro r.  The em ploye e s a nd ma na gement  sho u l d  be  well p r e pare d  in o r de r to ope rate t heir jo bs  to obtain  the  maximum  re sults from  th e ap plication  of info rmati on te chn o log y  su ch  a s  u s ing  Enterpri se  Reso urce Plan ning (E RP). T he appli c atio n of informati on tech nolo g y  will be in vain i f   it is n o t supp orted  by  com petent a nd  skilled  hum an  resou r ces in  the field. T h e  co mpany  m u st   immediately  give requi red  training to its  employee s in  this ca se.       Referen ces   [1]  180S ystems.  Busin e ss Pro c ess R e vie w - F ailure  F a ctor s. Information  S y stems  M ana geme n t.   Accessed 2 5 /3 /2014.   [2] Daintit h   J.  A Dictionary of Phy s ics.  6 th  Ed. Oxford Univ ersit y   Press. 2009.   [3] Proctor  KS.  Optimi z i n g  a n d  Assess in Information  T e chn o lo gy: I m provi ng B u si n e ss Pro j ect   Executio n . ISBN 978- 1-11 8-1 026 3-3. Joh n  W ile y  & So ns. 201 1.  [4] Strassman  PA.   T he S q u a n der ed  Co mp uter Ne w   Ca na an.  Con n . T he Info rmation  Econ o m ics Press.   199 7.  [5]  Yin G. BPR Applicati on.  Mod e r n Appl ied Sci e nce . 201 0; 4(4) : 96–10 1.   [6] Hussein  B.  PRISM: Process Re-en g in eeri ng I n tegrate d  Spir al Mod e l . VDM  Verlag, Berl in.  2008.   [7]  Hammer M, Cham py  J.  R e kayas a  Ul an g Perus aha an:  Sebu ah Ma ni festo Bagi R e volusi B i sni s   (translate d by   Marcus Pri h mi nto W i d odo) . I SBN 9 796 05 14 35.   Jak a rta: PT . Gramedi a Pu staka Utam a .   199 5.  [8] Lo w e nthal  JN.  Reen gin eer i ng the Org a n i z a t i on: A  St ep-by-Step  Appro a ch t o  Cor porate   Revitali z a tion . ISBN 978- 08 73 892 58 2. Singa pore:  T oppan  Comp an y (S) Pte Ltd. 1996.   [9]  Al-Mash ari MA , Z a iri M. Revi siting BP R: A  Holistic Revi e w  of  Pr actice and Deve lo pm ent.  Business   Pro c e ss Ma nag em en t Jo u r nal . 2000; 6(1): 1 0 -42.    [10]  F eng T .  Stud y   of Mu lti-sourc e  F u sion B2C B u sin e ss Proce ss  Reen gin eer i ng of the Petri  net Model.   T E LKOMNIKA Indon esi an Jou r nal of Electric al Eng i ne eri n g .  2013; 1 1 (11):  676 2– 676 8.  [1 1 ]   D o o l ey  K, Jo h n so n  D .  C h an g i n g  th e  n e w   p r od u c t d e v el op me n t  p r o c e ss: Re e n g i ne e r i n g  or co n t i n uous  qua lit y  improv e m ent?.  Measur ing Bus i ness E xcelle nce . 2 0 0 1 ; 5(4): 32– 38.   [12] Dave nport  T H Process In no vation, R e e ngi neer ing W o rk  throu gh Infor m ation T e c h n o lo gy . ISBN 0- 875 84-3 66- 2. Harvard B u sin e ss Schoo l Pre ss Boston, MA, USA. 1993.   [13] T an  VSL.  Change to W i n . ISBN 978- 98 12 045 12 6. 2 nd  Ed. Sing apor e: T i mes Books Internati o n a l .   199 4.    Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.