TELKOM NIKA , Vol.12, No .2, June 20 14 , pp. 429~4 3 6   ISSN: 1693-6 930,  accredited  A  by DIKTI, De cree No: 58/DIK T I/Kep/2013   DOI :  10.12928/TELKOMNIKA.v12i2.1834    429      Re cei v ed O c t ober 2 9 , 201 3; Revi se d March 27, 201 4 ;  Accepte d  April 15, 201 4   Information Technology Governance Framework in the  Public Sector Organizations        Lanto Ningr a y ati  Amali* 1, 2 , M. Mahmu ddin 1 , Maz i da Ahmad 1   Universiti Uta r a Mala ysi a     Universitas N eger i Gorontal o   *Corres p o ndi n g  author, e-ma i l : ning _ama li@ ya ho o.co.id 1 , a d y @u um.edu. m y 2 , mazida @ uuu.e du.m y 3       A b st r a ct   This  pap er  d i scusse s the  fram ewo r of IT (Inform a tion  T e chnol ogy gover nance in the  pub lic  s e ctor o r gan i z a t io ns a nd  th factors   that contri bute  to th e i m pl e m entatio n of  IT  gover nanc e in  the  provi n ce of Gorontal o, Indon e s ia. T he prob le m that occurs i s  the abse n ce  of such a framew ork w h ich ca n   provi de the b a s is, functions a nd li mits for th e efficient  us e of IT  resources, IT strategic al ign m ent an d the   ma na ge me nt o f  risk in p ubl ic  orga ni z a ti ons.  Descripti v e  a p p roac h use d  to  ide n tify the pr ocesses  an d the   factors that co ntribute to  the  imple m entati o n  of IT  govern a n ce. T h is stu d y  show s that the for m  of th e  IT  gover nanc e fra m ew ork e n suri ng succ ess is r e late d to ach i e v ing or ga ni z a ti ona l go als, strategic  ali g n m e n t,   resourc e   man a g e m e n t, and r i sk ma na ge me nt in th e Ind o n e si a n  p ubl ic se ctor, especi a lly  to the pr ovinc e  o f   Go ro n t a l o .  Th e stra te g i c rol e   o f  IT g o v e r n ance  can   b e   a n  effe cti v e  so lu ti on  fo ma ki ng   mo re  co n s i s ten t   and  transpar ent de cisions  abo ut strategies  and I T  investm e nts in public sector s   Ke y w ords : IT   gover nanc e, framew ork, publ i c  sector      1. Introduc tion    At pre s ent,  many o r ga nizations have   begu n a dopti ng a nd  apply i ng the  pri n ci ples an pra c tice  of I T  gove r na nce in  ca rryin g out  or g ani zation al o b je ctives. T he  con c e p t of I T   govern a n c has  be come  in vogue i n  publi c  sect or o r ga nizations i n  vario u cou n trie s. In   Australi a, IT govern a n c e h a s be co me a  key co m pon ent of govern m ental a c tivity [1] becau se  IT  govern a n c p r ovide s  a  fra m ewo r k fo r t he g o vern me nt in eval uati ng, di re cting  and  monito rin g  IT  in publi c  orga nizatio n s. Me anwhile in th e Unit ed Stat es, IT govern ance ha s be e n  applie d to set  policy i n  p ubli c  o r g ani zatio n as a  form   of U.S.  gove r nment  actio n   on a  nu mbe r   of organi zatio nal  financi a l rep o r ting scan dal s [2].    New initiativ e s  for IT governance fram eworks m a y be  re quired fo r the   effective  manag eme n t of public orga nizatio n s. On e rea s on is that best IT governa nce practices imp r o v perfo rman ce   or  com petitivene ss of the  org ani za tion [3]. IT governan ce i s  exp e cted  to p r ov ide  optimum  be nefits to th e  mana geme n t in pu blic  org ani zation s.The provin ce of  Go ron t alo,  establi s h ed b a se d unde r Indon esi an’s l a w num ber 3 8  of 2000 an d beca m e th e 32 provin ce s in  Indone sia  co vers ha s a n   area  of 1 1 .9 67.64  km an d with  a  pop ulation  of mo re tha n  1  mill ion  (www.g o ront aloprov.go.id ). The p r ovin ce ha s impl e m ented  a p r ogra m  of IT  govern a n c sin c e   2008  and b e cam e  a pil o t proje c t in  Indone sia n  bure a u c racy reform. T he obj ective  of  transfo rmin g the bu rea u cra c y wa s to cre a te more   effective governa nce a nd mo re  efficient publi c   servi c e s , so l a ter the tran sform a tion a nd the fr a m e w ork that in spired it  coul d  be extende d  to   other pu blic  sectors.     IT governan ce poli c ie s i n   Goro ntalo  provin ce  for pu blic  se rvices  have m and ated g o o d   govern a n c whe r eby eve r y governo r a nd re gent o r  (m ayor a s  is  known in so m e  places) wa s  to   ta k e   n e c e s s ar y me as ur es   in  ac co r d a n ce  w i th  the  dutie s ,  fu nc tio n s  an d  po we rs  o f   e a c h  to   th e   impleme n tation of e - g o vernm ent dev elopme n t. T h is  wa s to  be d one i n , acco rda n ce  with   Presi dential I n stru ction  nu mber  3 of 20 03 on n a tion al policy a n d  strategy d e velopme n t of e- govern m ent.   The un de rlying IT gove r n ance poli c ie s in Go rontalo  provin ce  we re to en sure t hat  the u s of inf o rmatio n a n d  co mmuni cati on te chn o logi es (ICT ) actu ally  su ppo rte d   gove r nm en tal  obje c tives.     The governm ent  of Goront alo  i s   cu rre ntly very focused o n  the  d e v elopment  of  the IT  field, this is due to an incre a sin g  publi c  service[4 ]. Pro b lems o c cu rred is a wo rk unit that acts  as  a man age r n o t optimal in   dealin g with t he devel opm ent of IT. Th e lack  of co o peratio n in th Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 12, No. 2, June 20 14:  429 – 43 6   430 planni ng an d developm ent  of IT in the work  unit, so  e a ch  wo rk u n it tend to devel op individu al IT.  This  sho w s t hat the government  of Gorontalo shoul d  have prop er  plannin g  to invest in the IT  field, by reco gnizi ng that the ben efits of  IT governa n c e is  esse ntial for a comp etitive advantage   and it  can  re duce the  failu re  rate  of IT  proje c ts. A ccordin g to th IT Governan ce In stitute in  IT   govern a n c e g l obal statu s  report in 20 08  that 80  percent of organi zation s re co g n ize the  con c ept  of IT governa nce a s  a pote n tial solutio n  or  gove r na nce frame w ork  within the org anization.     To identify th e effectivene ss  of the IT  gov ern a n c e,  the prin cipl es and p r og ra mmes  of  good  co rpo r a t e govern a n c e sho u ld b e  manifeste d   in  the individua l developme n ts applie d by the  orga nization.  This  pap er in vestigate s  th e manife stati ons  of IT gov erna nce p r o c esse s, nam el y IT   police, IT o r g anizational  st ructu r e, IT  re sou r ce s,  ri sk mana geme n t  and IT  pro c esse s to  see  if  they have ali gned  with th e purpo se, vision,  strat egy , values  and  cultural no rms of the p u blic  institution.       1.1  IT Go v e rnan ce In The Public Sector   IT governa nce is an integ r al pa rt of enter pri s e g o ve rnan ce. It provides di re ction and   control to  en sure  retu rn  on  IT’s inve stme nts. IT  g o vernan ce  co nsi s ts of  stru ctures, m e chani sms  and a p r o c e s s to mana ge,  dire ct and m onitor the im plementatio of an org ani zation’s IT, to the   extent that alignment of IT strategy  s upp orts the o b jectives of the organi zation.   The id ea  of IT gove r na nce eme r g ed in  the e a rly 1 9 90's an d b e came m o re  im portant  at   the begin n in g of the new millennium  becau se st ra tegic an d go od governan ce p r a c tice were  need ed. Thi s  eme r ge nce wa s ca used in som e   measu r e, a s  a re spo n se to govern m ent  regul ation s   regarding  info rmation  poli cy issue s such a s  p r ivacy  of pe rsonal   informatio n a nd  greate r  tra n spare n cy of fin anci a l inform ation[5].  IT governa nce al so g a ine d  tra c tion in th e p ublic  se ctor d u rin g  the sam e  pe riod[6]. The u s e of  IT gove r nan ce fo r be tter com p lian c e a nd control   over IT sp end ing in gove r n m ent and at t he sa me  time  to achieve v a lue an d grea ter perfo rma n c has b een the  focu s in the p ublic  se ctor.   Although the  publi c  se ctor  and the p r ivate sect o r  hav e differen c e s   both of them requi re   effective IT governa nce a s  IT investm ents n o w pl a y  an importa nt role fo r th e economi c   and   so cial life  of t he  comm unit y  [7]. Public  sector o r ga nizations re co gn ize th e im port ance of  effect ive   IT governan ce for thei su ccess. IT  is n o t only im port ant for the  co mpany' s  b u si ness, b u t al so is  an integ r al p a rt of the pub lic se cto r , en suri ng the  d e l i very of the required results for the vari ous  stakehol ders[ 8].   IT govern a n c e ca n b e  in cl uded  as a  co mbination   of pro c e s ses, st ructu r e s   a nd relation al  mech ani sm s in both  the  publi c  a n d  private  se ct ors[7]. It is impo rtant t o  re co gni ze  that  pro c e s ses,  st ructu r e s   and   relation al m e cha n ism s  ca n be  ap plied  to  serve  sp ecific o r  multi p le  goal s in  com p lex align m e n t chall eng es[9]. These  three ele m ent colle ctively a s semble  wha t  is  kno w n a s  a n  IT governa n c e fra m ework. IT governan ce , in prac tice, is  related to five import ant   comp one nts  inclu d ing: IT  strategi c ali gnmen t, val u e delive r y, risk ma nag e m ent, re so urce  manag eme n and  perfo rma n ce  mea s u r e m ent[10]. Th ese  elem ents, kno w n  a s  d o main  area s,  are   importa nt factors in d e ci sio n  makin g , whi l e sup portin g  an IT govern ance frame w ork[1 1 ]. Dom a in   area of IT g o verna n ce a r e e s sential in  su ppo rt ing t he  su ccess  o f  orga nization al gove r na nce in   ensurin g that improvem ent are m e a s ured effectively.  The do main  area s of IT g o verna n cea r e  explained  as follows: IT st rategi c alig n m ent to  ensure  that  orga nizationa l planni ng  a nd alig nme n t of an IT  strategy is  alig ned to  bu sin e ss  obje c tives a n d  coll abo rati on solution s;  value d e live r y to en su re  optimization  of IT co st and   proof of the v a lue of IT, wh ich in turn ca n prov id e the  benefits of I T ; risk man a g e ment to en sure   orga nizationa l aware n e s s i n  un derstan di ng the  ri sks  with respe c t to ha ndling  a nd p r ote c ting  IT  assets a nd to  provide fo r di sa ster  recove ry; re source  manag eme n t to ensu r e the  optimizatio n of  kno w le dge a nd IT infrastructure and;  perfo rman ce   measurement  to ensure monitorin g  of the  impleme n tation of the proj ect plan, re so urce utilizatio n and IT se rvice s Domai n  a r ea s of IT g o vernan ce in In d one sia a r a s soci ated  with gove r nan ce in the   context of p ublic  se rvice s , which  req u ire  goo d g o verna n ce.  To en su re t he u s of IT in  sup portin g  th e gove r nm en t’s obj ective s, attention to  the ali gnme n t of IT  strat egy, IT valu delivery, re source utili zat i on efficien cy,  risk ma n ageme n t an d perfo rma n c e me asure m ent  related  is  essential. In the  provin ce  of G o rontal o,  IT governa nce i s   need ed p r ima r ily to en su re  IT  that can be  empowered  and ca n meet the pr incipl es of  effectivene ss,  efficiency  and  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Inform ation Technology Governan ce Fram ework in T he Public .... (Lanto Ni ngrayati Am ali)  431 accepta b ility. The goal of  IT manage ment in t he end is to gu arante e  that IT reso urce s can   sup port the g oals of the G o rontal o provincial g o vern ment.      1.2  Indonesian’s  IT Go v e rnance     In Indone sia,  the abse n ce  of a clear framewor k for  IT governa nce, make it difficult to  asse ss the  efficien cy of the re sou r ces  u s ed fo r IT  an d the mana g e ment of ri sks a s sociate d   with  awa r en ess  a nd utilization  of IT gove r nan ce  in  p ublic  organi zations[1 2]. The p r o c e ss  of  evaluation a c tivities based  on the use o f  IT in  local governm ent is still less do[1 3 ].  In  addition,  most IT proje c ts in u n its o f  local gove r nment  o r gani zation s work  less to achie v e their targ e t and  frequ ent overlap s  occur.  Fu rt he rmo r wa steful in vestment  re sults in  incre a s ed  bu dget s t hat  sho u ld be all o cate d to developin g  in IT infrast r u c ture  and othe r rel a ted devices[ 14]   The mai n  p r oble m  in I ndon esi a  is that the communi catio n  and i n formation IT  infrast r ucture still i s  feebl e and  still lacks i n form at ion services[14] .  This a s se ssment i s   al so   appli c able  to  other Indo n e sia n  p r ovin ces  of lo cal g o vernm ent  such  a s  Kalim antan, Sum a tera  and  Sula we si Another issu e in In done si a is the  una vailability of an IT m a ste r  plan  for th e   developm ent  of IT that  ca n be  u s ed  fo r pla nni n g , d e velopme n t a nd ma nag em ent of el ect r o n ic  informatio systems.  Wh at is  re quired i s  a lo ca l  gove r nment m a ste r  plan  for the  developm ent  of  IT as a  whole  to a ddress IT gove r na nce[15]. Thu s a ne ed  for inf r ast r u c ture  i m provem ents an d   for con d u c tin g  studie s  for t hat improvem ent exists.     The above  stated issue s  make Indo n e sia n   govern m ent feels it the time is ripe to   impleme n t IT govern a n c e  guaranteei n g  that the  u s e of info rm ation technol ogy ca n sup port  govern m ent  obje c tives, ta king i n to a c count e fficie n t resou r ce u s e and m ana gement of  ri sks  asso ciated wi th  IT.      2. Rese arch  Metho d     To  get a com p reh e n s ive  u nderstan ding  of  IT  gove r na nce  in the  pu blic  se ctor G o rontal o   provin ce, will  do an  anal ysis of the  factors th at contribute t o  IT governan ce. This i s  d o n e   con s id erin of IT gove r n ance h a s a  broad  def in ition [16], in cludi ng i n formation  syste m s,   techn o logy, communi catio n s, bu sine ss, law and  othe rs  with all co mpone nts of  the org ani zation.   De scriptive a ppro a ch ca rri ed out in thi s  re se ar ch  with the stu d y of literature, poli c ies  and   pro c ed ures, tech nical and  non-te ch nical  docu m entat i on and  dire ct  observation.  At this stage t he  basi s  of IT im plementatio is devel oped  on the  stru ctu r es  and  processe s involve d  in ea ch of t he  IT governa nce pra c tices  relevant to the purpo se,  vision, st rategy , values  and cultural no rm s of   the orga nization.    The  structure is under stood as the exi s tence of a  set  of responsibilitie s, namely the  extent of respon sibility of  deci s io n makers  with in the  organi zatio n  to determine  the progress of  IT governa n c e; sta g e s  of the pro c ess refe rs to the de cisi on-m a ki ng a nd pe rform a nce   measurement  activities, ie  how far the fo rmulat io n of busin ess de cisions, strategi es and p o lici e IT in the o r g anization s, table 1  sho w the stag es i n  the re se arch. From thi s   se ssi on, the  IT   govern a n c e framework of p ublic  se ctor o r gani zatio n s i s  develo ped.       Table 1. Stru cture s  an d Proce s se s in IT governa nce frame w o r  Struct ures   Processes   Tactics   GCI O   (Gove r nm ent Chief I n form ation  Officer); CI O (chi ef information off i cer)  and IT committe es.  Strategic IT decision making;   Strategic IT   monitoring.   Mechani s ms    Roles and respo n sibilities;   IT orga nization structure.   Strategic informa t ion sy stems  planning;    Mana gement and  monitoring.       3. Resul t and  Discus s ion   3.1. IT Go v e rnance in Gor ontalo Prov ince     IT governa nce polici e s in I ndon esi a  are  meant  to en sure that IT govern a n c e i n  publi c   orga nization s co mplie wit h  rules a nd  regulatio ns re l a ted to IT,  so  it is ne ce ssa r y to a s se ss the  compli an ce  of man agem ent qu alificat ions in  IT  g o verna n ce. I T  gove r na nce st rategi es in   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 12, No. 2, June 20 14:  429 – 43 6   432 Indone sia be gan with the  vision and g o a ls for the re alizatio n as society teleco mmuni cation s and   informatio na  of Indone sia,  base d  on  knowl edge  by 2020, devel oping inf r a s tructure, huma n   resou r ces  an d IT indu stry , regul atory,  and fina nci a l  org anization s to  carry o u t the finan ci ng   mech ani sm a s soci ated wit h  the new p a radigm.     IT governa n c e ha s eme r ged a s  a fundame n tal b u sin e ss imp e rative to re alize the  busi n e s s val ue of IT[17].  He  furthe said that  IT g o verna n ce  d e scrib e the distrib u tion of  IT  deci s io n-m a ki ng  right s a n d  respon sibil i ties a m ong  the  sta k eh olders in th e comp any  and   establi s h e pro c ed ures  and m e chani sm s to m a ke  st rategi deci s io ns an d monito r IT . IT  govern a n c e p o licy is  one I T  governan ce strategy  tha t   was esta blished  in govern m ent  re gulati on  numbe 6 of  2001  an d n u m ber 41  of 2 007. Th ese  regulatio ns were  expe cted  to serve  a s   an  impleme n tation gui de fo r the Ind o n e sia n  gov e r nment in  establishi ng g o od gove r na n c e.  Ho wever,   th e auton omo u s   system l o cal gove r nme n t law  numb e r  22  of 19 99  gave fre edo m to  the local gov ernm ent to run, org ani ze  and ma nag e the interests of ea ch lo cal g o vern m ent  respe c tively. Govern an ce  polici e s IT in  the prov in ce of  Goro ntalo are  d e ci sio n s of leaders, who  give dire ction s  and li mitations  about  what sh oul d b e  achieved [ 4 ]. These l e a dership  de cisions  have  be co m e   the  b a si s of  policy or guidelin es  fo r the m ana g e ment of IT  resou r ces i n  the   provin ce of G o rontal o.    In ord e r fo r a n  organi zatio n  to be  su ccessful, organi zation s m u st  mana ge info rmation   well, so the t e ch nolo g y investment s ca n give  good  result s to the orga nization. The existe nce a  good te chn o l ogy system i s  cre a ted fro m  a co m b inatio n of good  co rpor ate  governan ce an d go od  IT governan ce. The i n tellig ence qu otient  (IQ) of  an  organi zation i s   determi ned  b y  the extent to  whi c h IT infrastructu re  has inte rrela t ed  levels  and shares,  builds o r  establi s h e an  orga nizationa l stru cture[1 8 ].    A good o r gan ization a l structure involve s  the  existen c e  of clear  role s and re sp on si bilities  of the  steeri n g committee  and th e IT  st rategy  commi ttee[16]. Prop er  stru ctu r e p r ovide s   criti c al  function s to regulate a nd determi n e s the impa ct that IT d e ci sion -ma k e r s can have  in  organizations in determini ng t he progress of IT gov ernance[16],[3].In general  the structure takes   the form of a formal po sitio n  and rol e  (in t egrat o r), or o f  a formal gro up and (man ageme n t) tea m   setting [17]. Formal p o siti on and the role of liaiso n  refer to an individual who is offici ally   appoi nted to manag e the co-o rdin ation  within an d be tween o r ga ni zation al functi ons.      IT govern a n c e stru ctu r e in  an entity de te rmine s   wha t  roles  are a nd ho w gove r nan ce   serve s  in th e  manag emen t of IT proce s ses, thi s  structure un derl i es the  whol e pro c e s s of  IT  govern a n c e. IT govern a n c e  stru cture in  Goro ntal o p r o v ince was e s t ablished to e n su re ad equ a t e   leade rship ca pacity as  wel l  as wo rki ng  relation shi p betwe en work units (SKP D) in pla nnin g budg eting, re alizin g the sy stem, ope rati ng the sy ste m , and evalu a ting the impl ementation  of IT   in the govern m ent of Goro ntalo province [4]. T he IT govern a n c structu r e a s  a n  expre s sion  of  manag eme n t prin ciple s  rel a tes to leade rship an the synergisti c  rel a tions hip bet wee n  wo rk u n its  within the sco pe of both internal a nd external e n tities.       Acco rdi ng to  the IT Governa n ce Insti t ute, IT is critical an d offers pot ential l y high   contri bution s   to all an orga nizatio n's  strategie s   whet her tho s e be  in the various se ctors of the  publi c  or  priv ate enterpri s e.The u s e of  IT in an  o r ga nizatio n  shou ld co nsi der li mited re so urce with respe c t su ch  appli c ation s , info rmation, tech nology, facili ties an d h u m an resou r ces,  accou n ting fo r the fa ct that  IT re quires a  high  co st in   use. IT  governan ce to  ma nage t he u s e  of  IT is an impo rtant factor in  public o r ga n i zation s be ca use the reso urces m entio ned above a r e   limited.    The m a in  su ccess  of IT i m pleme n tatio n  is  optimal  i n vestment,  u s and  allo ca tion of IT  resou r ces to  serve orga nizatio nal n eed s [11].  Policie s and  procedu re s rega rding  the  manag eme n t of IT resou r ces in G o ro nta l o prov in ce  should  serve t he plan ning a nd mainte nan ce  of operationa ls nee ds  and  provide  guid ance and  st ri ct limits in m anagi ng IT reso urce s. Th is  policy should  includ e stra tegic alig nm ent of  IT in an orga niza tion, risk m a nagem ent, and  resou r ce ma nagem ent. Policie s an d p r ocedu re sh ould be  crea ted to help  and  supp ort  the  operation of IT govern a n c e .     Relatin g  to t he IT resource m ana gem ent, the st ra tegic ali gnm ent of IT wi thin an   orga nization i s  the p o int at  whi c h a r chit ecture a nd IT  initiatives m u st be  align e d  with the  vision   and obje c tive s of the provincial gove r n m ent [4]. The  alignment of IT strategy must en sure that  this strategy is align ed with  the organi zat i on's o b je ctives.     Priority ri sks  in man agin g   IT inclu ded  p r oje c t  ri s ks,   ri sk s t o  inf o r m at ion,  an d   ri sk s t h su staina bility of the servic e. Ri sks m anag ement should  be a n  ongoing p r oce s s with risk  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Inform ation Technology Governan ce Fram ework in T he Public .... (Lanto Ni ngrayati Am ali)  433 asse ssm ent and identifica t ion shoul d minimize  risks and shoul d  be adjuste d at the end of the  risk event to reach an a c ceptabl e level[10 ]. Resource man a gement shou ld be aimed  at  achi eving efficien cy and  effectivene ss for the  using IT reso urce s, these cover: financi a l,   informatio n, tech nolo g y and human resource s.  Re so urce mana ge ment focu se s on optimizin kno w le dge a nd IT infrast r ucture.    Based  on the  polici e s a nd  pro c ed ures t o  mana ge th e IT re sou r ce s re qui red  stru cture  and  role  of t he G C IO  (G overnm ent  Chief Inform ation Officer) a s  givin g  advi c on IT  poli c developm ent  of effective  a nd effici ent. I n  ad dition,  the role  of the  CIO  (Chief Information Offic e r)  and IT  com m i ttee is al so  a b sol u tely ne cessary.  CIO i s  respon sibl e  for  coo r din a ting the  plan ni ng,  reali z ation, d a ily operatio ns an d internal eval uatio n, co-ope rati on with  work units an d o t her  use r s.  IT  Co mmittee is resp on sible  for l oadin g  t he inte re sts  of wo rk u n its a nd IT  u s ers,   coo r din a te pl annin g , and IT operation s  strategy.     3.2 Process e s  of IT gov er nance in Gor ontalo Prov ince     One  capabili ty of IT governance i s  the  ability of process (coo rdination)[ 17]. IT  govern m ent  pro c e s s cap ability refe rs  to the fo rm al ization  an d i n stitutionali z a t ion of d e ci si on  makin g  with resp ect to either strategi c IT or IT monitoring p r o c ed ure s  [9]. The pro c e ss  refers to   deci s io n-m a ki ng st rategi es,  IT system strategy  pla nni ng, man age ment an d mo nitoring. T he  IT  govern a n c e   pro c e s s invol v es the  impl ementation  o f  IT man age ment te chni q ues an d m e e t ing  polici e s a nd p r ocedu re s by se tting the IT strategy [19].     IT govern a n c e pro c e s se are p r o c e s se s intend ed to  ensure th at the prim ary o b jective s   of IT govern ance can b e  achi eved a nd that, pr ocesse s a r re lated to the  achi evement  of  orga nizationa l goals, re so urce mana ge ment, and risk mana geme n t [20].  IT governan ce  wa s a   set of  processe s u s e d  by   orga nization s to ma nag e I T , to alig n IT   with b u si ne ss goal s, to  direct  IT proje c t resource s, and to monitor IT perfo rm an ce.  IT governan ce process b egan with  set t ing  goal s and  direction of the  orga nization' s sta r t, and t hen continu e d  to mea s ure perfo rma n ce,  comp are wit h  obje c tives,  transfe r an d cha nge t he app rop r ia te destinatio n. IT effective   manag eme n t  require s knowl edge of  the proce ss, a proce s s that can usu a lly be arra n ged  according to the domai n of planni ng, del i v ery, implementation, and  monitori ng.     The pro c e sses of IT governa nce that  can be  identified and cont ribut e to the   impleme n tation of IT g o ve rnan ce  in a ccorda n ce  with  the pu rpo s of IT governa nce i n  G o ro ntalo  provin ce a r as follo ws:   1.  System pla n n ing i s   a p r o c e s s inten d e d  to  set th vision  and  a r chite c ture  of  informatio techn o logie s .  ln the ca se of Goront alo,  these i n clu de the  neces sa ry consi deration s   rega rdi ng the  determin a tio n  of IT for co ntri buting to  achi eving the  goals  and n eed s of the  orga nization and  th e reali z ation   of pla n fo th i m pleme n tatio n  of the IT  vision and   architectu re.  System pla nning i s   ne eded to  ma nage  and  di rect  all IT  reso urce s in   accordan ce  with the org a n izatio n’s  stra tegy and bu si ness pri o ritie s .    2.  Investment o r  expenditu re  manag eme n t is the  me ch a n ism of p r oj e c t IT initiatives that have  been  sp ecifi ed in the p r oject p o rtfoli o for IT  initi a tives an d is the implem entation of a  road map  to  be ma nag ed  in a c co rdan ce  with  bud gets  or IT i n vestment.  Expenditure   manag eme n t pro c e s se s o r  IT inve stme nt have  pu rpo s e i n  dem onstrating th at the ne ed   fo r  co n t in uo us  impr o v e m en t in  IT  is  m e t  wit h   co st  ef f i cien cy  an d that its  co ntribution  to  busi n ess prof itability with integr ated and standardi z ed services  meet the expectations of  end-users.   3.  The re alizatio n of the syste m  is a pro c e s aimed at im plementin g IT plans, ra ngin g  from the  sele ction  of IT system up to, and i n clu d i ng, the  post-i m plem entation eval uation. Th e   reali z ation of  this system  shoul d also  est abli s h proce dures ali gning  with organi zationa l   cha nge m a n ageme n t sta ndards to  re que st post - i m pleme n tatio n  revie w  as  set out in th e   impleme n tation plan.   4.  The  ope ratin g  sy stem i s  a n  IT  se rvice  d e liv e r y pr oc es s ,   w h ic h pr ovid e s   s u p p o r t  to  bu s i n e s s   pro c e ss  man ageme n t, to the pa rties  who ne ed  a nd;  maintena nce  of the syste m  en sures  that all IT resource s functi on to  sup port  optimal syste m  operation.   5.  Orga nization al  culture ref e rs  to a syst em  in  which  meanin g s hel d by  any m e mber of  an  orga nization  help di stingui sh the o r ga ni zation  from o t her organi za tions[21]. Org anizational  culture a s  th e value  syst em that i s  b e liev ed a nd  awa k e ned  by the o r ga nization  so tha t   system eli c its com m on b ehavior from  the me mbers of the org anization. Organi zationa l   cult ur e is on e  suc c e s s f a ct or in I T  governan ce that ne eds attentio n.  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 12, No. 2, June 20 14:  429 – 43 6   434   Processe as de scribe d a bove a r co mpone nts  or  domain s  th at sh ape  and  i n fluen ce   the ultimate  goal  of IT governan ce . Each p r o c ess sho w major  activities of IT. T he IT   govern a n c pro c e s s invo lves the i d e n tification  an d form ulatio n of IT b u si ness  de cisio n s,   prio rities, justi f ication, and  authori z atio n of IT  investment deci s ion s ,  monitoring a nd evaluation  of  the implemen tation of the  deci s io ns of IT and IT  perf o rma n ce[22].Eventually, th e pro c e ss of IT   govern a n c managi ng  re sou r ces ne ed s m onitori ng  and  evaluatio n, so  that fe edba ck for al l IT   govern a n c pro c e s ses, such a s  the a c hievem ent  o f  expected p e rform a n c e,  is en sured. All IT   pro c e s ses n e ed to be asse ssed pe riodi cally in ac cord ance with qu ality control requireme nts.     Perform a n c e  mana geme n t of IT effectiv ely re qu ires monito ri ng an d eva l uation.  Asse ssme nt of IT proce s ses sh ould b e  regula r ly performed to en sure quality and co mplia n c requi rem ents.  The pu rpo s e is to mo nitor an d evalu a te the pe rfo r man c of IT with re sp ect  to  approp riate b u sin e ss re qui reme nts, in terms of tr a n sp aren cy, IT investment s, be nefits, strate g y polici e s a nd service level s  i n  accordan ce   with the requ ireme n ts of IT governa nce.    The utili zatio n  of IT ca control th e pro c e ss,   co sts, a nd minimi ze t he ri sk of a b u sin e ss,  so that the o r gani zation  ca n contin ue to  gro w  and  co mpete.  The  use of IT in g o vernm ent is  an   importa nt investment for p ublic resources. De ci si on -makin g frame w ork for IT governa nce of the  orga nization  allows pu blic orga nization s to ma ke d e ci sion s mo re tran spa r e n t and  con s i s tent   with investment and IT  strategies.The  utilization of IT i n  t he governance  process,  in accordance  with the visio n  of Goro ntal o provin cial  gover n m ent  can b e  re alized thro ugh in novation s  in the  fields of  p ubli c  se rvice, ma nagem ent, work  p r o c e s se s, work  cultu r e, lead ership,  and  p o licie s,  so  as to imp r ov e the efficie n c y, effectiven ess, and  t r an spa r en cy an d  partici pato r y so ciety, with out  being limite d   by spa c and  time. Based  on the a bov theoreti c al  studie s , a pract i cal mo del of  IT  govern a n c e f r ame w o r k of  publi c  o r ga ni zation s i n  th e  province of  Goro ntalo  ca n be  explai ne d a s   sho w n b e low  (Figu r e 1 ) . Th e IT governa nce fra m e w ork is a s  follows:  1.  Vision – G o rontalo p r ovin cial gove r nm ent's vi si on i n  the field of  IT is to be  an innovative  provin ce thro ugh inform ation and com m unication te chn o logy.  This illustrates t he desi r e for  the future that will be achi eved from  Gorontalo provin cial governm ent.   2.  Monitori ng a nd Evaluatio n – monitor and evalua te all proce s ses (syst e m plannin g investment  o r  expe nditu re  mana gem en t, syst em re alizatio n,  ope rating and   m a intena nce  system, cultu r e) to en su re  that the di rect ion given was appro p ri ate and follo wed.   3.  Planning  syst em, investme nt or expendit u re  ma nag e m ent, reali z at ion system, o peratin g and  maintena nce  system, a nd  culture – T h i s  is th p r ocess that is i n tende d to en sure that th main obje c tives of governa nce  can b e  a c hieve d .   4.  SKPD – this i s  the work unit  (department, agency, bureau, or o ffice) of the local governm ent   area of  the provincial a nd d i strict o r  city.  5.  Structu r e and  Roles – thi s  is the definition of  work a nd org ani zati onal hie r arch y, as well as  pro c e s ses th at combin e p eople into tea m s a s  wo rk fl ows acro ss o r gani zatio nal  boun dari e s.    6.  Policie s –  the s are the  co nce p ts  or a  b a si c impl eme n tation g u idel ine fo r pla nni ng the  work,  leade rship an d how to a c t.  To run the fra m ewo r k ba se d on the stag es de scrib ed  above, the followin g  are  re quire d:  1.  The  und erlyi ng p o licy  of  how IT g o vernan ce i s   exe c uted  o r  p e rf orme d in  a c corda n ce  with  the obje c tives or boun da rie s  mu st be def ined  by the G o rontal o provincial g o vern ment.  2.  The  stru cture  and  the u n d e rlying  role  th roug hout th impleme n tation of IT  gove r nan ce  mu st  be e s tabli s h e d . In this  ca se, a p e rso n   or  entit y that  has sufficient  ca pa city to  execute  an d   impleme n t the planni ng, fundin g , and  operation of  the  system realizat ion, evaluation a nd  impleme n tation of IT governan ce.   3.  A work unit  (SKPD)  res p ons ible for defini ng  requirements in the implement ation of I T   initiatives an d providin g input on the  implement at ion of IT in particular o peratio nal IT   system s mu st be empo we red.  4.  IT pro c e s ses relate d to th e achieveme n t of org ani zational g oal s, re sou r ce m anag ement,   and  ri sk man ageme n t, e s peci a lly in th e p r ovin ce  of  Go rontal o, must be  i den tified.  The s e   pro c e s ses contribute  to  the implem e n tation of  IT  governan ce  in acco rd an ce  with the  purp o se of  IT  gove r na nce  i n  the  province of  Gorontal o. The s e  hav e a  continuo u s  life  cy cle  with the moni toring an d evaluation.   5.  Monitori ng a nd evaluatio n  unde rlying the achi evem ent of expect ed pe rform a n c e mu st be   cre a ted an d can late r be  used by manag ement o r  auditors, to determine  wheth e r the   pro c e s ses of  IT has do ne  well.   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
TELKOM NIKA   ISSN:  1693-6 930       Inform ation Technology Governan ce Fram ework in T he Public .... (Lanto Ni ngrayati Am ali)  435 6.  The d e si re o f  the gove r n m ent in  Go ro ntalo p r ov in ce, acco rdin g t o  its vi sion  of  that which i s   expected to  improve the  quality  of public  servi c es through the utilization  of IT in the   govern a n c e p r ocess of Go rontalo provin ce, mu st be a r ticulate d and  met.                        Figure 1. IT Govern an ce frame w o r k of  se ctor pu blic i n  Province G o rontal o           Figure 1. IT governa nce fra m ewo r k of pu blic  organi zati ons in the p r o v ince of Go ro ntalo     4. Conclusio n     This p ape r seeks to  contribute knowl e dge by  ide n tifying an IT g o verna n ce framework  for the pu blic  se ctor in th provin ce of G o ront al o. Thi s  pape r p r op o s ed  as  a gui d e  in form ulati n g   and ide n tifying are a s in IT  govern a n c e t o  improv e th e  manag emen t of IT in public organi zatio n so that they can provide op tima l benefits. The frame w ork i s  built b a s ed o n  the g o verna n ce of IT  resou r ces tha t  are  imp o rta n t and  affe ct  the p r ovis i on  of publi c  serv ice s   so  that I T  re so urce can  be em po wered to  sup p o r t the a c hieve m ent of IT  a c tivities in  accordan ce  wit h  the  purpo se of   Goro ntalo p r o v ince gove r n m ent.    Additionally, the frame w o r will e nha nce th e  und erstanding  an confid en ce th at ne probl em s tha t  arise  can  b e  re solve d  q u ickly. Th is IT gove r nan ce fram ewo r is fo cu sed  on  the  manag eme n of IT processes th rou g h  m e ch ani sms g u idan ce, m o n i toring  and  ev aluation. Su ch a  framework  will also ensure that the  use  of IT  is really supporting the  objectives of  the   govern m ent, taking into a c count the ef ficien cy  of re sou r ce u s e a nd mana gem ent of IT risks  asso ciated  wi th IT. Ho wev e r, furth e r research  is  ne ed ed to  test  an d evalu a te thi s  frame w o r so   that it may be used a nd pro v ide improve d  IT  governa nce in the p u b lic secto r  in Goro ntalo.        Referen ces   [1] Rozemeijer  E.  F r amew orks F o r IT  Mana ge me nt-A Pock et Guide 1st e d it ion. Z a lt bomm e : Van  Har e n   Publ ishi ng. 20 07.   [2]  Primack S. T he F i nanc ia l I m pact of th e  Sarb anes-O xl e y  Act o n  S m all vs.  Lar g e  US  Pub lic   Comp ani es. T hesis . Berkel e y Univers i t y   of Califor nia. 20 12.   [3]  Weill P, Ross  JW.  IT  Governance, H o w  T op  Performers   Mana ge  IT   Decisio n   Ri ghts   for Superi o r   Results . Bosto n : Harvard Bus i ness Sch ool P r ess. 2004.   [4] Pemprov  Gor ontal o.  Men j a d i Prov insi In ovasi M e la lui  T e knol ogi I n formas i d an  Komun i kasi Pemeri ntah Pr ovinsi Gor ontal o: Badan  Lin g k ung an Hi du p, Riset da n T e knolo g i Informasi.  2008.   [5]  T a y l or P W.  Sl ippi ng Aw ay?  State CIOs are St ill on Firm Ground, but fo r how  long . Public CIO: 44.  200 9.  [6]  Helb ig N, Hrdi nová J, Can e s t raro D.  Enterprise IT  Governanc e at the State Level: A n  Emer gi ng   Picture . T he P r ocee din g of the  10th  Intern ation a Dig ital   Governme nt R e searc h  C onfe r ence.  20 09:   172- 179.   [7]  Camp bel l J, McDon a ld  C, Sethib e T .  Public and Pr ivate S e ctor IT  Governance: Ide n tif y in g Co nte x tua l   Differenc es.  Australas i an Jo u r nal of Infor m at ion Syste m s . 2 009; 16: 5- 18.   VISIO N   Being Innovative province through   Information and   Communication Technolog Planning  Sy s t e m     Investment  Management     Realization  Sy s t e m     Oper ating and  Maintenance  sy stem   Culture       PO LICIES   Monit o rin g  & E v aluati on   SKPD                                           De partment;Age nc y; Bureau;  Office  Struct ure &   R o l es        Gove rnm ent executive; Bu siness unit ICT;Unit ow n e rs  w o rk   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                          ISSN: 16 93-6 930   TELKOM NIKA   Vol. 12, No. 2, June 20 14:  429 – 43 6   436 [8]  Nfuka EN, Rusu L.  T he IT  g o vern ance  mat u rity in th e p u b lic s e ctor org ani z a t i ons  in  a  deve l op in country: T h e  c a se  of T a n z a n i a . Proce edi ngs  of the  Si xte e n t h Americ as C onfere n ce  on  Informatio n   S y stems. Lim a , Peru. 2010: 1 –12.   [9]  De Haes S, Va n Gremberg e n  W .  An Explor ator y   Stu d y  i n to IT   Governan ce Implement a t ions an d its   Impact on Busi ness/IT  Alignm ent.  Informati o n Systems Ma nag e m ent . 20 0 9 ; 26(2):12 3 -1 37.   [10]  Gheorg he M. Audit Metho d o l o g y  for IT   Governanc e.  Informatica Economic ă . 2010; 14( 1); 32–4 2.   [11] Iliescu  FM.   Auditin g  IT  Governanc e . Informatica Economic ă .  2010; 1: 93-1 02.     [12]  Surah y o, Yu w o no B.  Mew u jud k an ICT  Governanc e Nasi on a l . Majal ah e-In don esia. 2 007;  15.  [13]  Menteri K o mu nikasi  d an T e knol ogi  Inform asi  RI. W o rks hop  Kod e  Eti k  da n Eva l ua si Kel o mp o k   KerjaT eknol og i  Informasi dan  Komun i kasi N a sion al. Bap ped a.200 7.  [14]  Sembiri n g  T .   Renc ana  Strat egis  Keme nter ian   Komu nik a si d an Inform atika  201 0-2 0 14. Jak a rta.  Kementer ian K o mun i kasi d an  Informatika. 20 10.   [15]  Detikn as. Berit a  De w a n  T e knolo g i Inform asi  da n Kom unik a si N a sio n a l Jakarta. D e w a n T e knolo g i   Informasi da n Komun i kasi N a sion al. 20 10.   [16]  De Ha es S, Van Gremb e rge n  W . Informati on T e ch nol ogy  Governa n ce  Best Practices  in Belgia Organis a tions .  Procee din g of the 3 9 th H a w a i i  Inte rn ati ona l Co nfere n c e on S y st em Scienc es.   Ha w a ii. 20 06: 1-9.  [17]  Peterson R. Cr afting Informati on T e chnolo g y  Governanc e.  Information System s Managem e nt . 2006;   21(4): 7-2 2 .    [18] Gates  B.  Business at the Sp eed of T hou gh t: Using A Digi t al Nervous Sy stem . Ne w  York. Warner  Books. 199 9.   [19]  Bo w e n PL, Ch eun g MY, Roh de F H . Enhanc ing IT  gov erna nce practic e s: A m odel a nd c a se stud y of  an org aniz a tio n ' s  efforts . Inte rnatio nal Jo urn a l of Accounti n g Information S ystems . 20 07; 8: 191– 22 1.  [20]  Depk ominfo,  Detikn as. Pa ndu an Um um  T a ta Kelola  T e knologi I n formasi d a n  Komunik a si   Nasio n a l .Jakar ta: Departeme n Komu n i kasi  dan Informatik a  RI. 2007.   [21]  Rob b ins SP, Judg e T A . Essent ials of Organ isatio nal Be ha viour.  Ne w  J e r s e y . Pe arson  Prentice H a ll .   200 8.  [22]  Weill P, Broa dbe nt M.  Leverag ing th e N e w  Infrastructure: How  Market Lead ers Capit a li z e   o n   Information T e chno logy.  Bost on. Harvar d Bu siness Sch ool  Press. 1998.     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.