I n t e r n at ion al   Jou r n a l   of   P u b l ic  Hea l t h   S c ience   ( I JP HS )   Vo l .   8 ,   N o .   1,   M a r c h   2019,   pp.   106~11 7   I S S N:  2252 - 8806,   DO I 10 . 11591/i j p h s . v 8 i 1. 15934        106       Jou r n al  h o m e page ht tps : // w w w . iaes c or e . c om/ jou r nals /i nde x . php/I J P HS   D at a ac c u r ac y  an d  c om p le t e n e ss of m o n t h ly   m id w ife r y   r e t u r n in d ic at or s   of  E j is u  Ju a b e n  He al t h  D ir e c t o r at e  of   G h an a       Ric h ar d   Ok ye r e   B oad u 1 ,   P e t e r   Agye i - B af f ou r 2 ,   Ant h on K wak u   E d u s e i 3   1 D e p art men t   o H e al t h   I n f o r m at i o n   Man a g eme n t   S c h o o l   o A l l i e d   H e a l t h   S c i en ce s ,   Co l l eg e   o H e a l t h   an d   A l l i ed   H e a l t h   S ci e n ce s ,   U n i v e rs i t y   o Cap e   Co as t ,   G h an a   2 ,3 Sc h o o l   o Pu b l i H e a l t h ,   K w a me   N k r u m ah   U n i v e rs i t y   o S c i en ce   a n d   T ec h n o l ogy ,   G h an a       Ar t ic l e   I n f o     AB S T RA CT     A r ti c le  h is tor y :   R e c e i ve Oc t   10 ,   201 8   R e vi s e No v   02 ,   201 8   A c c e pt e De c   05 ,   201 8       T h e   b ro a d   ran g e   o a c t i v i t i e s   co n t ai n e d   i n   t h e   p ro v i s i o n   o Pr i m ar y   H e a l t h   Care   (P H C)  p l a ce s   b u rd e n   o n   p ro v i d e rs   t o   m ak e   o p t i m al   u s e   o l i m i t e d   re s o u r ce s   t o   ac h i e v e   m ax i m al   h e a l t h   b en e f i t   t o   t h e   p o p u l at i o n   s e rv e d .   A l l   t o o   o ft e n ,   a d   h o c   d ec i s i o n s   a n d   p e rs o n al   p re f e r e n ce s   g u i d e   P H r e s o u r ce  al l o c at i o n s ,   m ak i n g   a cc o u n t ab i l i t y   fo r e s u l t s   i m p o s s i b l e .   Pro b l em s   c o n s t rai n i n g   R o u t i n e   H e al t h   I n fo r m at i o n   S y s t em   (RH IS)  p e rfo r m an ce   i n   l o w - i n co me   co u n t ri e s   i n c l u d e :   p o o r   d at q u al i t y ;   l i m i t e d   u s o a v ai l ab l i n fo r m at i o n ;   w e a k n e s s e s   i n   h o w   d at ar e   an al y z ed   an d   p o o RH I S   m an a g eme n t   p ra c t i ce s .   T h i s   s t u d y   s o u g h t   t o   i n v e s t i g at e   t h e s c o n s t rai n t s .     A   n o n - e x p e ri men t al   b e fo r e   an d   aft e s t u d y   i n v o l v i n g   b as e l i n e   as s e s s me n t   o f   d at accu ra cy   a n d   c o m p l e t en e s s ,   ap p l i c at i o n   o i n n o v at i v e   s t rat e g i e s   s u ch   as   me n t o r i n g   an d   co a c h i n g   o H e a l t h   I n f o r m at i o n   O ffi ce rs   i n   d at q u al i t y   i m p ro v eme n t   p ro ce s s .   Co i n c i d e n t al l y ,   t h e   i n t e rv en t i o n   i m p ro v e d   b o t h   d at acc u ra cy   a n d   co m p l e t e n e s s   p e rfo r m a n ce   s i g n i f i c an t l y   a mo n g   t h p art i c i p at i n g   fa c i l i t i e s .   T h o u t s t an d i n g   p e rf o r m an ce  m a y   b at t ri b u t e d   t o   m an a g eme n t ’s   n ew   o r i e n t at i o n   an d   g ro w i n g   i n t e r e s t   t o w ard s   q u al i t y   d at a.   E n g a g i n g   fro n t l i n e   s t aff  i n   d at q u al i t y   i m p ro v emen t   w o rk   a n d   p ro v i s i o n   o f   re g u l ar  f eed b ack   l e a d s   t o   i m p ro v emen t   i n   d at accu ra cy   an d   co m p l e t en e s s .   T h i s   h as   i m p l i c at i o n s   f o d eci s i o n - m ak i n g   a n d   r e s o u r ce   al l o c at i o n ,   e s p ec i a l l y   i n   l o w - i n co me   c o u n t ri e s ,   w h e r e   t h e   r o u t i n e   h e a l t h   i n fo rm at i o n   m an a g eme n t   s y s t em   r el i e s   h e a v i l y   o n   p ap e w o r k .   K e y w o r d s :   Da t a   a c c ur a c y     Da t a   c o m p l e t e n e s s   Qua l i t y   im pr o v e m e n t   p r o c e s s   R o u t i n e   h e a l t h   i nf o r m a t i o n   Co p yr i g h t   ©   2 0 19   In s t i t u t o f   A d va n ced   E n g i n ee r i n g   a n d   S ci e n ce   A l l   r i g h t s   r e s er ved .   C or r e s pon din A u th or :   R i c ha r Ok y e r e   B o a du ,   De pa r t m e n t   o f   He a l t h   I nf o r m a t i o n   M a na ge m e n t ,   S c h o o l   o f   Al li e He a l t h   S c i e n c e s C o l l e ge   o f   He a l t h   a n Alli e He a l t h   S c i e n c e s ,   Uni ve r s i t y   o f   C a pe   C o a s t C a pe   C o a s t,   Gh a n a C e ll + 233  24  422  7592 .   E m a i l r i c h a r d . b o a du@ uc c . e du. gh       1.   I NT RODU C T I ON     T h e   a ll - e n c o m pa s s i ng  r a n ge   o f   a c t i vi t i e s   c o n t a i n e i t h e   pr o vi s i o n   o f   P r i m a r y   He a l t h   C a r e   ( P HC )   p l a c e s   a   b ur de n   o n   h e a l t h   s e r vi c e   pr o vi de r s   t o   m a ke   e f f i c i e n t   us e   o f   s c a r c e   r e s o ur c e s   to   a c hi e ve   m a xim a l   a n e f f e c t i v e   h e a l t o ut c o m e s   i t h e   c o m m u ni t y .   I m a ny   i ns t a n c e s ,   a h o c   de c i s i o ns   a n p e r s o n a l   pr e f e r e n c e s   gu i de   P HC   r e s o ur c e   a l l o c a t i o ns   due   t o   l a c k   o f   c o nf i de n c e   i t h e   qua li t y   o f   R o ut i n e   He a l t h   I nf o r m a t i o n   S y s t e m   ( R HI S ) .   A s   a   r e s u l t ,   i m p a c t   a s s e s s m e n t   of   pu bl i c   he a l t h   i n t e r v e n t i o n s   a n a c c o un t a bil i t y   f o r   r e s u l t s   b e c o m e   d if f i c u l t   o r   i m po s s i b l e   to   e s t a bl i s h .   P r o bl e m s   c o ns t r a i ni ng  R HI S   pe r f o r m a n c e   i n   l o w - i n c o m e   c o un t r i e s   i nc l ude po o r   da t a   qua l i t y li mi t e u s e   o f   a v a il a bl e   i nf o r m a t i o n;   we a k ne s s e s   i h o da t a   a r e   a n a ly z e a n po o r   R HI S   m a n a ge m e n t   pr a c t i c e s   [ 1 - 3] .     I i s   c o m m o n   t o   o b s e r v e   t h a t   da t a   ge n e r a t e by   he a l t h   c a r e   pr o vi d e r s   i n   t h e   h e a l t h   f a c il i t i e s   a n a t   c o m m u ni t y   o ut r e a c h   s e r vi c e s   h a v e   ga ps   e i t h e r   l e f t   unf il l e o t h e   pr e t e n c e   o f   l a c o f   s u f f i c i e n t   t i me  due   t wo r o v e r l o a d,   l a c o f   a ppr o pr i a t e   r e g i s t e r s   o r   du e   to   l a c o f   a ppr e c i a t i o n   o f   t h e   da n ge r   i n   u s i n i n c o m p l e t e   da t a   i n   de c i s i o n   m a k i ng.   T h e r e   i s   w i de   r e c o gni t i o o f   t h e   f u n c t i o n   o f   da t a   to  un de r p i n   de c i s i o n - m a k in g.   Da t a   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   I S S N:  2252 - 8806       Data  ac c ur ac y   and  c omple tene s s   of   monthly  midw i f e r y   r e tur ns   indi c ator s   in…   ( R ichar Ok y e r e   B oadu )   107   pr o c e s s e f r o m   h e a l t h   i n f o r m a t i o n   i n t o   bi o s t a t i s t i c s   a r e   us e t o   i m pr o v e   o v e r a ll   m a n a ge men t   a n d   pe r f o r m a n c e   o f   t h e   h e a l t h   s e c t o r .   F o r   e x a m p l e ,   t h e   M i n i s t r y   o f   He a l t h   ( M O H)   a n G h a n a   H e a l t S e r vi c e   ( GH S )   h a v e   a   f o r m a l   pe r f o r m a n c e   a gr e e m e n t   i whi c t h e   GH S   i s   e n g a ge t o   de l i ve r   s pe c i f i c   o u tput s   a n d   o u t c o m e s   us i ng   t h e   i nput s   pr o vi de d   by   M O H;  a s   m a ni f e s t e i m o n t hl y   o r   qua r t e r l y   r e po r t i n b a s e o pe r f o r m a n c e   i n d i c a t o r s   i n   t h e   c o n t r a c t s   s i g n e d.   U s ua l ly ,   t h e   a gr e e m e n t   pr e s uppo s e s   t h a t   s y s t e m s   t pr o vi de   r e l i a bl e   a n t i m e ly   i nf o r m a t i o n   a r e   i n   p l a c e .   I n   r e a li t y   h o we v e r ,   t hi s   i s   n o t   t h e   c a s e .   T h e   d e gr e e   o f   un de r s t a n d i ng   o f   t h e   r o l e   a n d   f u nc t i o o f   h e a l t h   i n f o r m a t i o i s   il l us t r a t e i t h e   B u l l e t i o f   He a l t I nf o r m a t i o n   pu bli s he by   t h e   M i ni s t r y   o f   He a l t [ 4] .   T hi s   dr a ws   a t t e n t i o n   t o   t h e   n e e d   t o   t r a n s f o r m   da t a   i n t i n f o r m a t i o n   f o r   a c t i o n ,   e s pe c i a l ly   a t   t h e   l o c a l   l e v e l .   De m a n f o r   da t a   i n   r e s po ns e   to   c h a n g i ng  h e a l t h   pa r t n e r   f u n d i ng  m e c h a ni s m s   ha s   be c o m e   ve r y   s i g nif i c a n t .   T h e r e   h a s   b e e n   t h e   n e e to   s h o m o r e   pr e c i s e ly   t h e   c o m m e ns ur a t e   a c hi e v e m e n t s   a n b e n e f i t s   t v u l ne r a bl e   gr o ups   i pa r t i c u l a r   b a s e o pa r t n e r   i n v e s t m e n t s   i t h e   h e a l t s e c t or .   C o un t r i e s   a n d   i n t e r n a t i o n a o r ga ni z a t i o n s   h a v e   r e c e n t l y   r e ne we t h e i r   i n t e r e s t   i n   t he   pe r f o r m a n c e   o f   t h e   h e a l t h   s y s t e m s .   T hi s   ha s   l e t t h e   de v e l o p m e n t   o f   p e r f o r m a n c e   i n d i c a t or s   f o r   m o ni t o r i n g,   a s s e s s i ng,   a n d   m a n a g i ng   h e a l t h   s y s t e m s   t a c hi e ve   e f f e c t i v e n e s s ,   e qu i t y ,   e f f i c i e n c y   a n qua l i t y   i n   h e a l t h c a r e   de li ve r y   [ 5 - 6] .   M e c h a ni s m s   t o   a ddr e s s   t h e   l o un de r s t a n d i ng  a n u n r e l i a bly   a n u n t i m e ly   i nf o r m a t i o n   i nc l ud e   f a c il i t a t i v e   s upe r vi s i o n ,   o n - t h e - j o b   t r a i ni n g,   bi - a nn ua l   a n a nn u a l   p e r f o r m a n c e   h e a r i ng  [ 7] .   T h e   a nn ua d i s t r i c t ,   r e gi o n a l   a n n a t i o n a l   pe r f o r m a nc e   h e a r in gs   i ns t i t ut e by   G h a n a   He a l t h   S e r vi c e   s e r v e   a s   a   pe e r   r e vi e m e c ha ni s m   a n a r e   u s e t o   v a l i da t e   t h e   r e po r t e pe r f o r m a n c e   f i gur e s .   De s p i t e   t h e s e   s igni f i c a n t   e f f o r t s ,   s i g nif i c a n t   da t a   qua l i t y   i s s ue s   a n t h e i r   a p p l i c a t i o n   r e m a i po or   a t   t h e   r e gi o na l   a n d i s t r i c t   l e v e l s   a n d   poo r e s t   a t   t h e   s ub - d i s t r i c t   a n c o m m u ni t y   l e v e l s .   P r e vi o us   HM I S   A s s e s s m e n t   [ 8]   i n   G h a na   r e v e a l e d   t h e   l a c o f   a   c l e a r   po l i c y   a n l e ga l   f r a m e wo r f o r   h e a l t i nf o r m a t i o n   a n h e a l t h   d a t a   r e por t i n w hi c h   h a s   c o nt r i b ut e d   to   t h e   i nc o m p l e t e   r e po r t i n i n   t h e   h e a l t h   s e c to r   a n t h e   l a c o f   da t a   m a n a ge m e n t   s t r uc t u r e s   w i t hin    t h e   pr i v a t e   h e a l t h   s e c t o r .     Da t a   qu a l i t y   i s   de s c r i b e d   i f o ur   d im e n s io n s r e l e v a n c e ,   c o m p l e t e ne s s ,   t i m e li ne s s   a n d     a c c ur a c y   [ 9 - 11] .   R e l e va n c e   i s   a s s e s s e d   by   c o m pa r i ng  da t a   c o l l e c t e a ga i ns t   m a n a ge m e n t   i nf o r m a t i o n   ne e ds .   C o m p l e t e ne s s   i s   m e a s ur e n o t   o nl y   a s   f il li ng  i a ll   da t a   e l e m e n t s   i n   t h e   f a c i li t y   r e po r t   f o r m ,   b ut   a l s o   a s   t h e   pr o p or t i o o f   f a c il i t i e s   r e po r t i n i a n   a d mi n i s t r a t i v e   a r e a   ( e . g.   pr o vi n c e   o r   d i s t r i c t ) .   I n   G h a n a ,   t he   h e a l t f a c il i t i e s   a r e   s uppo s e t o   s ubm i t   da t a   to   t h e   n e x t   l e v e l   by   t he   5t h   o f   e n s u i ng  m o n t hs .   A t   t h e   d i s t r i c t   l e v e l ,     da t a   s ubm i t t e by   t he   h e a l t h   f a c il i t i e s   a r e   s upp o s e to   b e   e n t e r e i n t o   t h e   D i s t r i c t   He a l t h   I nf o r m a t i o n   M a n a ge m e n t   S y s t e m   ( DH I M S 2)   by   15t h   o f   t h e   e n s u i ng  m o n t h .   T i m e li ne s s   i s   a s s e s s e a s   s u bmi s s io n   o f   t h e   r e por t s   by   a n   a c c e pt e de a d li ne .   A c c ur a c y   i s   mea s ur e by   c o m pa r i n g   da t a   b e t we e n   f a c il i t y   r e c o r ds   a n d   r e por t s ,   a n b e t we e n   f a c i li t y   r e po r t s   a n a d m i n i s t r a t i v e   a r e a   da t a b a s e s ,   r e s pe c t i ve ly .   T h e   i n t e r pr e t a t i o n   o f   c o m pa r a t i v e   r o ut i n e   da t a   t hus   f a c e s   t h r e e   m a j o r   c h a ll e n g e s ( a T he   n e e f o r   a ppr o p r i a t e   m e a s ur e s .   ( b T h e   n e e to   c o n tr o l   f o r   c a s e   m i a n d   o t h e r   v a r i a bl e s .   ( c T h e   n e e t o   mi n im i z e   c h a nc e   v a r i a bil i t y .   T h e s e   a r e   a l l   u n de r p i nne by   a   f o ur t h   c h a ll e n ge   -   n a m e ly ,   t h e   n e e d   f o r   hi g qua li t y   da t a .     I i s   s e l f - e vi de n t   t h a p oo r   qua l i t y   da t a   c o m po und  t h e   i nh e r e n t   pr o bl e m s   o f   i n t e r pr e t a t i o n   o f   r o u ti ne   da t a   de s c r i be a b o v e   a n d   c a n   u n de r mi ne   e v e t h e   mo s t   s o phi s t i c a t e qua li t y   a s s e s s m e n t   too l   [ 12] .   I i s   we l l   r e c o gni z e d   t h a t   n o   da t a   a r e   c o m p l e t e l y   a c c ur a t e .   T h e   a c t ua l   c o n c e r n   w i t da t a   qua l i t y   i s   t o   e n s ur e   n o t h a t   t h e   da t a   a r e   pe r f e c t ,   b ut   t h a t   t h e y   a r e   a c c ur a t e   e n o ugh ,   t i m e ly   e n o ugh ,   a n c o ns i s t e n t   e n o ugh  f o r   t h e   o r ga ni z a t i o n   to  us e   i t   f o r   a ppr o pr i a t e   a n r e l i a bl e   de c i s i o n - m a k in [ 13] .   Ne v e r t h e l e s s ,   e v e n   i we ll   r e s o ur c e d,   we l l   o r ga nize d   r e s e a r c h   s t ud i e s ,   i t   i s   d i f f i c u l t   t o   e n s ur e   t h a da t a   a r e   c o m p l e t e   a n o f   a   c o n s i s t e n t l y   hi g h   qu a l i t y   [ 14] .   I t   i s   c ha l l e ng i n g   s t i ll   t o   e n s ur e   t h a t   r o u t i n e   da t a   a r e   o f   a   hi g h   qua li t y t h e   m a ny   f a c t or s   t h a t   c a n   c o m p r o m i s e   t h e   r e li a bil i t y   o f   b o t h   pr i m a r y   a n s e c o n d a r y   da t a   h a v e   b e e n   we ll - de f i ne [ 15] .   F o r   i n s t a n c e ,   t h o s e   c o l l e c t i n a n e n t e r i n r o u t i n e   h e a l t h   da t a   a t   t h e   h e a l t f a c il i t y   a r e   l i ke ly   t o   b e   do i n s o   a s   o n e   o f   m a ny  da i ly   t a s ks :   da t a   c o l l e c t i o n   m a y   b e   i c o nf li c t   wi t h   o t h e r   pr i o r i t i e s   a n l im i t e u n d e r s t a n d i ng  o f   t h e   pur po s e   o f   t h e   da t a   m a y   l e a to   un w i t t i n e r r o r s   i n   n o n - s t a n da r d   s i t ua t i o ns .   M a ny   d if f e r e n t   i n d i v i dua l s   w il l   b e   i nv o l v e i n   d a t a   c o l l e c t i o n   a n r e c o r di n o v e r   l o n t i m e   pe r i o ds   a n t h e   r i s ks   o f   mi s t a ke s ,   i nc o n s i s t e n c i e s   o r   ga ps   a r e   hi g h   [ 12] .   T h us ,   whe n   r o u t i n e   da t a   a r e   us e f o r   qua l i t y   a s s e s s m e n t   pur po s e s ,   i t   i s   a   c o m m o f i nd in t h a t   t h e y   a r e   i na c c ur a t e ,   w i t h   o m i s s i o ns   a n d   e r r o n e o us   i nc l us i o ns ,   o r   i n c o m p l e t e   ( e s pe c i a ll y   i n   r e l a t i o n   t o   s o m e   t r e a t m e n t s )   o r   i n s u f f i c i e n t ly    de t a i l e f o r   t h e   pur po s e   [ 16 ] .     T h e   da t a   qua li t y   c h a ll e n ge s   i de n t i f i e i t h e   pr e vio us   a s s e s s m e n t s   a ppe a r s   n o t   to   b e   d i f f e r e n t   f r o m   wh a t   pe r t a i n   i t h e   E j i s J ua b e n   M u ni c i pa l   R o ut i n e   He a l t h   I nf o r m a t i o n   S y s t e m .   T h e   M u ni c i pa l   R HI S   i s   c h a r a c t e r i z e by   d a t a   i n c o m p l e t e n e s s ,   i na c c ur a c y   a n t i m e li ne s s   w hi c h   f ur t h e r   r a i s e   do ub t s   o n   wh e t h e r   de c i s i o n   m a k i ng   a t   t h e   v a r i o us   l e v e l s   o f   he a l t h   s e r vi c e   d e l i ve r y   r e f l e c t s   wha t   e xi s t s   o t h e   gr o un d.     T h e   2010  a nn ua l   r e po r t   o n   pe r f o r m a n c e   r e vi e o f   t h e   E j i s u - J ua b e n   M u ni c i p a l i t y   r e v e a l e t h a t ,   a b o ut  60%   o f   he a l t h   f a c il i t i e s   w i t hi t he   m u ni c i pa l   w hi c h   a r e   e i t h e r   pr i va t e l y   o wn e o r   un de r   C h r i s t i a n   H e a l t h   A s s o c i a t i o o f   G h a n a   ( C H AG ) ,   do   n ot   s ubm i t   t h e i r   da t a   on   t h e i r   h e a l t h   s e r vi c e s   de li ve r y   t o   t h e   M u ni c i p a l   He a l t Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                I S S N 2252 - 8806   I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   Vo l .   8 ,   N o .   1 M a r c h   201 9 :   106    11 7   108   D i r e c t o r a t e   f o r   a ggr e ga t i o n .   T hi s   im p li e s   t h a t   h e a l t h   p l a nni ng  a n d   de c i s i o n   m a k i ng  i t he   m u ni c i p a l i t y   a r e   b a s e o n   o nl y   40%   o f   t h e   qua n t u m   o f   h e a l t h   f a c il it i e s   i t h e   publi c   f a c il i t i e s .   B ut   t h e   l e v e l   o f   qua l i t o f   da t a   f r o m   t hi s   40%   r e m a i ns   a n   i ll u s i o n .   Un do ub t e d l y ,   t hi s   i s   l i k e l y   t o   a f f e c t   t h e   qua l i t y   a n c o n t e n t   o f   da t a   a n de c i s i o n   m a de   w i t h   i t .   T hi s   s t ud y   s o ugh t   to   i m pr o v e   da t a   c o m p l e t e n e s s   a n a c c ur a c y   i E j i s J ua b e M uni c i p a l   He a l t h   D i r e c t or a t e .       2.   RE S E AR CH  M E T HO D   T hi s   s e c t i o n   pr e s e n t s   t h e   m e t h o ds   a n pr o c e dur e s   us e i n   t h e   s t ud y .   T h e   s e c t i o n   de t a i l s   pr o f il e   o f   t h e   s t udy   a r e a ,   s t ud y   po pu l a t i o n ,   s a m p l e   s i z e ,   s a m p le  t e c h ni que ,   da t a   c o l l e c t i o n   t e c hni que s   a n t oo l s .   I t   a l s o   pr e s e n t s   m e a s ur e m e n t s   a n da t a   a n a ly s i s ,   e t hi c a l   c o n s i de r a t i o n s ,   a s s u m pt i o n s   o f   t h e   s t ud y   a s   we l l   a s   r e l i a bil i t y   a n v a li d i t y   o f   d a t a   c o l l e c t i o n   pr o c e s s .       2. 1.     S t u d y   d e s ign   A   n o n - e x pe r im e n t a l   pr e t e s t - p o s tt e s t   de s i g n   i nv o l v i ng  b a s e li ne   a s s e s s m e n t   o f   da t a   c o m p l e t e ne s s   a n d   a c c ur a c y ,   a pp li c a t i o n   o f   qua li t y   im pr o v e m e n t   i n t e r v e n t i o n s   s uc a s   m e n t or i n g   a n c o a c hi ng  o f   D i s t r i c I nf o r m a t i o n   O f f i c e r s   i n   d a t a   qua l i t y   i m pr o v e men t   pr o c e s s ,   f a c i li t y - b a s e qua r t e r l y   da t a   r e c o n s t r uc t i o n ,   m o n t hly   f e e d b a c to   f r o n t l i ne   pr o vi de r s ,   us e   o f   pr o vi s i o na l   r e g i s t e r s   a n t a l ly   s h e e t s   f o r   d o c u m e n t i n g   o u t r e a c h   a n s t a t i c   s e r vi c e s ,   a n f r o n t l i ne   s t a f f   t r a i ni ng  a n o r i e n t a t i o n   o n   m o n t hly   mi dw if e r r e t ur n s   i nd i c a t o r s   de f i ni t i o n   a t   t h e   f a c il i t y   l e v e l .       2. 2.   P r of i l e   o f   s t u d ar e a   T h e   s t ud y   wa s   c a r r i e o ut  i n   t h e   E j i s J ua b e n   M uni c i p a l i t y   i t h e   A s h a n t i   R e g i o n .   E j i s J ua b e M uni c i p a l   i s   o n e   o f   t h e   27  d i s t r i c t s   a n m u ni c i pa ls   i n   A s h a n t i   R e g i o n .   I i s   l o c a t e i n   t h e   S o u t h - E a s t e r n   pa r o f   t h e   R e g i o a n s h a r e s   b o un da r i e s   w i t K wa br e ,   Af i g y a - S e k y e r e ,   S e k y e r e   E a s t   a n W e s t   to   t h e   No r t h :   As a n t e   A k im   No r t h   a n S o ut h   M uni c i p a l   t o   t h e   E a s t ,   B o s o m t we   D i s t r i c t   to   t h e   S o u t h   a n K u m a s i   M e t r o p o l i s   to   t h e   W e s t .   T h e   m u ni c i pa l   h a s   a   pr o j e c t e po pu l a t i o n   o f   146, 762  b a s e o n   2010  po pul a t i o n   a n h o us i ng   c e ns us   w i t h   gr o w t h   r a t e   o f   3. 4%   pe r   a n n u m   ( P o pu l a t i o n   a n Ho us i n C e ns us ,   G h a n a   S t a t i s t i c a l   S e r vi c e ,   2010) .   T h e r e   a r e   91  c o m m u ni t i e s .   T h e   r o a n e t w or i s   f a i r ly   go o wi t h   f e t a r r e d   r o a ds .   T h e   r e s a r e   m a i n l y   f e e de r   r o a ds ,   s o m e   o f   w hi c h   a r e   n o t   m oto r a bl e   e s pe c i a ll y   dur i ng  t h e   r a i ny   s e a s o n .   S o m e   o f   t h e   c o m m u ni t i e s   a r e   e x t r e m e ly   h a r t o   r e a c h   dur i n t h e   r a i n y   s e a s o n .   T h e   o nl y   m e a n s   by   w hi c h   t h e s e   c o m m u ni t i e s   c o ul b e   r e a c h e i s   by   b o a t,   s wi mm i ng  a n wa l k i ng.   F o r   t h e   pur p o s e   o f   He a l t h   A d mi n i s t r a t i o n ,   t h e   m u ni c i pa l   h a s   b e e d i vi de i n t o   f i ve   s u b - m u ni c i pa l s   na m e ly ;   A c hi a s e ,   B o m f a ,   E j i s u,   J ua b e n   a n K wa s o .   Al l   t h e   c o m m u ni t i e s   w i t hi t h e   m u ni c i p a l   h a v e   C o m m u ni t y - B a s e d   S ur ve i ll a n c e   Vo l u n t e e r s   ( C B S Vs ) .   T h e   t ot a l   n u m be r   o f   C B S Vs   i s   200.   T h e   tot a l   s t a f f   s t r e n gt h   i s   247.   T h e r e   a r e   T we n t y - S i x   h e a l t h   f a c il i t i e s   w i t h   e i g h t y - o n e   o u t r e a c h   po i n t s .       2. 3.   S t u d p op u l at ion   T h e   s t ud y   po pu l a t i o n   i nv o l ve he a l t h   s t a f f   a n m a n a ge m e n t   wh o   c o l l e c t   o r   us e   da t a   r o u t i n e ly   i a ll   h e a l t h   f a c il i t i e s b o t h   pr i v a t e   a n pu bli c - o wn e d,   i t h e   E j i s J ua b e n   M u ni c i pa li t y .   Ab o ut   65%   o f   t h e   s t a f f   a r e   f e m a l e s   w hil e s   35%   a r e   m a l e s .   M a j o r i t y   o f   t h e   s t a f f   h a a v e r a ge   wo r k i n e x pe r i e nc e   o f   4. y e a r s .   I n   a ll   t h e   f a c il i t i e s ,   s t a f f   w h o   ha wo r ke f o r   a t   l e a s t   m o n t h s   a r e   i nv o l ve i da t a   ge n e r a t i o n ,   pr o c e s s i n g   a n u s e ,     a n c o n s e n t e to   pa r t i c i p a t e   we r e   i n c l ude d.   P ot e n t i a l   pa r t i c i p a n t s   wh o   di n o t   m e e t   t h e   i n c l u s i o n   c r i t e r i a   we r e   e x c l ude d.       2. 4.   S am p l e   s i z e   P ur p o s i v e   s a m p l i ng  w a s   u s e t o   r e c r ui t   a l l   26   h e a l t h   f a c il i t i e s   i t h e   M u ni c i pa li t y .   Ho we ve r ,   o nl y   20   c o n s e n t e to   pa r t i c i pa t e .   T h us ,   a l l   a na ly s i s   a n c o nc l u s i o ns   a r e   b a s e o n   t h e   20  a n n ot   26 .       2. 5.   Re c r u it m e n t   p r oc e s s   T h e   s e l e c t e pa r t i c i pa t e f a c il i t i e s   we r e   t h e n   t a ke n   t h r o ugh   a n   i n f o r m e c o n s e n t i n g   pr o c e s s   a n d   t h o s e   wh o   v o l u n t a r i ly   c o ns e n t e we r e   e n r o l l e d.   T ot a l   n u m be r   o f   151  o ut   o f   247  h e a l t h   s t a f f s   wa s   r e c r u i t e i n t o   t h e   s t udy .   Ho we v e r ,   o nl y   141  c o n s e n t e to  pa r t i c i pa t e .     2. 6.   Dat c ol l e c t ion   t e c h n iq u e s   an d   t ool s   Da t a   we r e   o b t a i n e f r o m   he a l t h   f a c il i t i e s   i E j i s u - J ua b e n   M u ni c i p a l i t y .   T he   s ur v e y   i ns t r u m e n t s   us e d   we r e   a da pt e f r o m   t h o s e   i t h e   P e r f o r m a n c e   o f   R o ut i n e   I nf o r m a t i o n   S y s t e m   M a n a ge m e n t   ( P R I S M )   too l   pa c ka ge   [ 17 - 18]   Uga n da   [ 19 - 20]   a n f ur t h e r   r e f i ne i n   C hi na   [ 21] .         Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   I S S N:  2252 - 8806       Data  ac c ur ac y   and  c omple tene s s   of   monthly  midw i f e r y   r e tur ns   indi c ator s   in…   ( R ichar Ok y e r e   B oadu )   109   2. 7.   RHI S   p e r f o r m an c e   d iagn os t ic  t ool   T h e   d i a g n o s t i c   t oo l   wa s   us e d.   T h e   d i a g n o s t i c   t ool   m e a s ur e s   s t r e n gt h s   a n we a k n e s s e s   i n   d i f f e r e n t   d i m e n s i o ns   o f   da t a   qua l i t y ,   i n f o r m a t i o n   u s e ,   a nd  R HI S   pr o c e s s e s .   T h e   t oo l   pr o vi d e s   i n f o r m a t i o n   a b o ut  t e c h ni c a l   de t e r m i na n t s   s uc h   a s   pe r c e i ve us e r   f r i e n d li ne s s   o f   f o r m s ,   s o f t wa r e ,   a n R HI S   de s i g n ,   a nd  qua l i t y   o f   s upe r vi s o r y   vi s i t s .   T h e   d i a g n o s t i c   too l   c o ns i s t s   o f   f o ur   f o r m s   o n   da t a   qua l i t y   a n i nf o r m a t i o n   u s e :   t w f o r   t h e   d i s t r i c t   l e v e l   o r   hi g h e r   a n t wo   f o r   t h e   f a c i li t y   l e v e l .   T he s e   f o r m s   d i f f e r   by   l e v e l   b e c a u s e   s o m e   de t e r m i na n t s   s uc a s   t i m e li ne s s   a n c o m p l e t e n e s s   c o u l n o t   b e   m e a s ur e a t   t h e   f a c il i t y   l e ve l .     S i m il a r ly ,   t h e   qu e s t i o n s   r e l a t e to   R HI S   de s i g a nd  i nf o r m a t i o t e c hn o l o g y   a r e   m o r e   r e l e v a n t   f o r   t h e   d i s t r i c o r   hi g h e r   l e ve l .   Ho we ve r ,   t h e   i nf o r m a t i o n   us e   s e c t i o n   i s   a l m o s t   s i mi l a r   f o r   b o t h   l e v e l s ,   e x c e pt   f o r   t h e   a dd i t i o o f   a   s e c t i o n   o n   t h e   qua l i t y   o f   s upe r vi s i o n   a t   t h e   f a c il i t y   l e v e l .     2. 8.   L im it at ion s   of   d at c ol l e c t ion   t ool s   T h e   da t a   qua l i t y   a n i nf o r m a t i o n   u s e   i nd i c a t o r s   a r e   n o t   a l l   i nc l us i ve .   T o   i m pr o v e   i t s   ut i li t y ,     t h e   d i a g n o s t i c   t oo l   s h o u l b e   a da pt e to   m e e t   th e   n e e ds   o f   t h e   R HI S   i a   g i ve c o un t r y   t o   r e f l e c t   t h e i r   pa r t i c u l a r   o bj e c t i v e s   a n d   da t a   pr o c e s s e s .   B e f o r e   i m p l e m e n t i n g   t h e   a da pt e que s t i o nna i r e s ,   pr e   te s t i n g   i s   n e e d e to  f i ne   t un e   i t   to   m a ke   i t   m o r e   s u i t a bl e .       2. 9.   M e as u r e m e n t s   an d   d at a   an al ys is   Da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   a s s e s s m e n t   r e qu i r e qua r t e r l y   vi s i t s   t o   t h e   h e a l t f a c i li t i e s   t o   m e e t   w i t h   t h e   h e a l t h   pr o vi d e r s   a n r e vi e t h e i r   pr i m a r y   s o ur c e s   o f   da t a   whi c h   c o n t a i n   r e c o r ds   o f   s e r vi c e s   p r o vi de d   to   c l i e n t s .   T h e   o pe r a t i o n a l   de f i n i t i o n   o f   da t a   a c c ur a c y   i s   c o n gr ue nc e   b e t we e n   r e c o ns t r uc t e a n r e por t e da t a   f o r   a   s pe c if i c   i nd i c a t o r   i n   a   s pe c if i c   t i m e   pe r i o d.   I n   o r de r   to   a s s e s s   da t a   a c c ur a c y ,   t w o   s e t s   o f   da t a   o n   e a c i nd i c a t o r   a r e   r e qui r e d:  r e c o ns t r uc t e da t a   f r o m   t h e   pr i m a r y   s o ur c e   r e g i s t e r s   a t   t h e   po i n t   o f   c a r e   a n r e por t e da t a   s ubmi t t e to   t h e   d i s t r i c t   he a l t h   o f f i c e .   C o n t a c t   pe r s o n   a t   t h e   f a c il i t y   a n t he   D i s t r i c t   He a l t h   I nf o r m a t i o n   O f f i c e r   ( DH I O)   d o   i n d e pe n de n t   r e c o n s t r uc t i o n   o n   e a c h   s e l e c t e i n d i c a t o r   f r o m   t h e   a ppr o pr i a t e   r e g i s t e r ,     whi c h   i s   t h e   pr im a r y   s o ur c e   do c u m e n t ,   a n r e c o n c i l e   a l l   d i s c r e pa n c i e s   a s   go l s t a n da r f o r   t h a t   m o n t h .     T h e   DH I c o m pa r e s   t h e   go l s t a n da r f i gur e   w i t h   r e por t e f i gur e   f o r   t h e   s a m e   pe r i o o f   a s s e s s m e n t .     T h e   pe r c e n t a ge   da t a   a c c ur a c y   o f   s pe c i f i c   i nd i c a t o r   wa s   us e t de t e r m i ne   l o n g i t ud i na l   da t a   a c c ur a c y .   T h e   pe r c e n t a ge   o f   a c c ur a c y   i s   c a l c u l a t e by   d i v i d in r e po r t e da t a   by   r e c o ns t r uc t e da t a   ( i . e .   go l s t a n da r d)   a n m u l t i p lyi n by   100  ( i . e .   R e po r t e d/R e c o n s t r uc ted  100) .   I f   t h e   r e s u l t   i s   a.   E qua l   to   100 % ,   t h e n   r e po r t e a n r e c o n s t r uc t e d   v a l ue s   a r e   t h e   s a m e   b.   L e s s   t h a n   100% ,   t h e n   r e c o n s t r uc t e v a l ue   i s   hi g h e r ,   whi c h   m e a n s   da t a   s ubmi t t e wa s   un de r   r e po r t e d       c.   G r e a t e r   t h a n   100% ,   t h e n   r e c o n s t r uc t e v a l ue   i s   l o we r ,   whi c h   m e a n s   da t a   s ubmi t t e wa s   o v e r   r e p or t e d.     Not e   t h a i f   e i t h e r   v a l ue   i s   0,   t h e   da t a   a r e   n ot  us e i n   c a l c u l a t i n a c c ur a c y .   T o   a s s e s s   da t a   a c c ur a c y   a t   M u ni c i pa l   l e v e l ,   t h e   s t ud y   c a l c u l a t e s   t h e   a v e r a ge   da t a   a c c ur a c y   pe r c e n t a ge s   f o r   a l l   f a c il i t i e s   e a c h   m o n t h   ( i . e .   a dd   up  a l l   t h e   da t a   a c c ur a c y   pe r c e n t a ge s   f o r   e a c h   m o n t h   a n d   d i vi de   by   t h e   n u m be r   o f   f a c il i t i e s )   a n d   p l o t   o n   a   li n e   gr a p h ,   a s   s e e n   o n   F i gur e f o r   t h e   pur po s e   o f   t h i s   s t ud y   da t a   c o m p l e t e n e s s   m e a ns   t h a t   he a l t h   f a c il i t i e s   a r e   s u bmi t t i n g   c o m p l e t e s u m m a r y   s h e e t s   t o   t h e   M uni c i p a l   He a l t h   M a n a ge m e n t   T e a m   ( M H M T )   e v e r y   m o n t h   a n t h a t   a l l   r e qu i r e da t a   e l e m e n t s   a r e   f il l e d.   T o   ke e t r a c k   o f   im pr o v e m e n t   o v e r   t i m e ,   a   c o n t r o l   c ha r t   wa s   us e to   p l o t   pe r c e n t a ge   o f   d a t a   c o m p l e t e ne s s   b e f o r e   a n a f t e r   i n t e r v e n t i o n .   T o   a s s e s s   da t a   c o m p l e t e n e s s   o n   a   M uni c i pa l   l e v e l ,   t h e   s t ud y   c a l c u l a t e s   t h e   a ve r a ge   da t a   c o m p l e t e n e s s   pe r c e n t a ge s   f o r   a l l   f a c il i t i e s   e a c h   mo n t h   ( i . e .   a dd  up  a l l   t h e   da t a   c o m p l e t e n e s s   pe r c e nt a ge s   f o r   e a c h   m o n t h   a n d i vi de   by   t h e   n u m be r   o f   s ub - f a c il it i e s )   a n p l o t   o n   a   l i ne   gr a ph ,   a s   s e e n   o n   F i gur e   2.     T o   de t e r m i ne   h o a c c ur a t e ,   t h e   da t a   i s   a t   pa r ti c u l a r   f a c il i t y   dur i ng  t h e   b a s e li ne   a n e n li ne   a s s e s s m e n t s ,   t h e   s t udy   f i r s t   de t e r m i ne s   w hi c h   da t a   po i n t s   or   e l e m e n t s   f r o m   t h e   m o n t hly   r e po r t s   n e e to  b e   c h e c ke d.   T h e r e   a r e   o nly   f o ur   da t a   p o i n t s   pe r   m o n t h   t h a t   c a n   b e   c a pt ur e b e c a u s e   t h e   s ur v e y   t oo l   do e s   n o a l l o t i m e   f o r   m o r e .   T h e   da t a   po i n t s   we r e   c h o s e f r o m   d if f e r e n t   s e c t i o ns   o f   t h e   m o n t hly   r e po r t,   i n   o r de r   to   r e f l e c t   o n   t h e   pe r f o r m a nc e   o f   d if f e r e n t   h e a l t h   s e r vi c e s   a n t h e i r   a s s o c i a t e s uppo r t   m e c ha ni s m s .   T h e   s a m e   da t a   p o i n t   o r   e l e m e n t s   we r e   t r a c ke f o r   b o t h   b a s e l i ne   a n e n li ne   i o r de r   to   a s s e s s   if   t h e r e   ha s   b e e im pr o v e m e n t   a f t e r   t h e   i n t e r v e n t i o n .     2. 10.     I n n ovat ion s   M e n t or i n a n c o a c hi ng  o f   H e a l t h   I nf o r m a t i o O f f i c e r s   i da t a   qua l i t y   i m pr o v e m e n t   pr o c e s s ,   qua r t e r l y   da t a   r e c o n s t r uc t i o n   a t   t h e   f a c il i t y   l e ve l ,   m o n t hly   f e e d ba c f r o m   da t a   qua li t y   t e a m   t o   f r o n t l i ne   pr o vi de r s .   Ot h e r   i nn o v a t i o ns   t e s t e i n c l ude t h e   u s e   o f   pr o vi s i o n a l   r e g i s t e r s   a n t a l ly   s h e e t s   f o r   o u t r e a c h   a n d   c o m m u ni t y   s t a t i c   s e r vi c e s   t o   a ddr e s s   t h e   c o m p la i n   o f   s e r vi c e   pr o vi de r s   n o t   a bl e   t o   c a r r y   a l o ng  b u l k r e g i s t e r s .   W i t t h e   o l pr a c t i c e ,   s e r vi c e   pr o vi de r s   e i t h e r   do c u m e n t e o utr e a c h   s e r vi c e s   o n   p i e c e   o f   p a pe r   w i t t h e   i n t e ns i o n   o f   t r a ns f e r r i n t h e m   i n t o   t h e   o f f i c i a r e g i s t e r s   l a t e r .   M a ny   t i m e s ,   t h e   pr o vi de r s   f o r ge t   upda t i n g   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                I S S N 2252 - 8806   I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   Vo l .   8 ,   N o .   1 M a r c h   201 9 :   106    11 7   110   t h e   r e gi s t e r   b e f o r e   c o m p l e t i n t h e   m o n t hly   r e po r t.   O t h e r   c h a n ge   i de a s   i m p l e m e n t e i n c l ude   t r a i ni ng  a n d   o r i e n t a t i o n   o n   m o n t hly   mi dw i f e r y   r e t ur n s   i n d i c a t o r s   de f i n i t i o n   a t   t h e   f a c il i t y   l e v e l .       2. 11.     Cont r ol   c h a r t   C o n t r o l   c ha r t   wa s   us e t o   pe r f o r m   t i m e   s e r i e s   a n a ly s i s   f o r   m o ni t o r i n g   m o n t hly   c h a n g e s   i da t a   qua l i t y   im pr o v e m e n t   i n   s o m e   s e l e c t e ke y   m o n t hly   mi dw i f e r y   r e t ur n s   i nd i c a t or s .   T h e   c o n t r o l   c ha r t s ,     a l s o   kn o wn  a s   S h e w h a r t   c h a r t s   o r   pr o c e s s - b e h a vi o r   c h a r t s ,   i s t a t i s t i c a l   pr o c e s s   c o n t r o l   a r e   t oo l s   us e d   t de t e r m i ne   w h e t h e r   o r   n o t   a   pr o c e s s ,   i n   t hi s   c a s e ,   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   pr o c e s s ,   i s   i a   s t a t e   o f   s t a t i s t i c a l   c o n t r o l .   F o r   i n s t a n c e ,   t h e   c o n t r o l   c h a r t   wa s   u s e t o   m o ni t o r   pe r f o r m a n c e   o f   p e r c e n t a ge   o f   da t a   a c c ur a c y   i An t e n a t a l   c a r e   ( A NC )   r e g i s t r a n t s   by   c o m pa r i n g   r e po r t e f i gur e s   w i t h   t h a t   o f   t h e   r e g i s t e r   o v e r t i m e ,   a s   i nd i c a t e i n   f i gur e s   1.   Da t a   a c c ur a c y   i s   g i v e n   by   t he   d i f f e r e n c e   b e t we e r e po r t e f i g ur e s   a n d   r e c o n s t r uc t e f i gur e s   i t h e   r e g i s t e r   m u l t i p ly   by   1 00% .   I f   r e po r t e f i gur e   e qua l s   t h a t   o f   t h e   r e g i s t e r ,   t h e we   h a v e   100%   a c c ur a c y .   O n   t h e   ot h e r   h a n d,   i f   pe r c e n t a ge   o f   a c c ur a c y   e xc e e ds   100%   t h e n   we   ha v e   o v e r e por t i n g.   U n de r   r e por t i n o c c ur s   wh e n   pe r c e n t a ge   o f   a c c ur a c y   i s   be l o 100% .   Da t a   c o m p l e t e n e s s   m e a ns   t h a t   h e a l t h   f a c i li t i e s   a r e   s u bm i t t i n e a c h   r e qu i r e s u m m a r y   s h e e t   to  t h e   M u ni c i pa l   He a l t h   M a n a g e m e n t   T e a m   ( M HM T )   e ve r y   m o n t h   a n d   t h a t   a l l   r e qu i r e da t a   e l e m e n t s   a r e   c o m p l e t e o n   M i d w i f e   R e t ur n s   F o r m s   s ubmi t t e d.   F o r   i n s t a n c e ,   c o n t r o l   c ha r t   us e to   m o ni t o r   i m pr o v e m e n t   i n   pe r c e n t a ge   o f   c o m p l e t e m i dw if e r y   r e t u r n   f o r m s   o v e r   a   pe r i o d.     2. 12.     E t h ical   c on s id e r at ion s   T h e   s t ud y   pr o to c o l   wa s   s u bmi t t e to   t h e   C o m mi t t e e   f o r   Hu m a n   R e s e a r c h   P u bli c a t i o n s   a n E t hi c s   ( C HR P E )   o f   K wa m e   Nkr u m a h   U ni ve r s i t y   o f   S c ien c e   a n T e c hn o l o g y   f o r   c l e a r a nc e .   P e r m i s s i o n   wa s   a l s o   s o ugh t   f r o m   t h e   M u ni c i pa l   He a l t h   D i r e c t or a t e   to   i m p l e m e n t   t h e   s t udy .   T h e   r e s e a r c h   t e a m   wa s   i n t r oduc e to  a l l   t h e   m u ni c i pa l   a n S ub - m u ni c i pa l   he a l t h   f a c il i t i e s   by   t h e   M u ni c i p a l   D i r e c t o r   o f   He a l t h .   T h e   s e l e c t e d   f a c il i t i e s   we r e   b r i e f e a b o ut   t h e   s t udy s   o bj e c t i v e s ,   pot e n t i a l   r i s k s ,   be n e f i t s ,   t h e   r o l e   o f   t h e   f a c il i t i e s   a n t h e i r   f r e e do m   t o   pa r t i c i pa t e   a n w i t h dr a w   a t   a ny   s t a g e   o f   t h e   s t ud y .   I nf o r m a t i o l e a f l e t s   we r e   d i s t r i b ut e to   pot e n t i a l   pa r t i c i pa n t s   t o   r e a a n a s que s t i o ns   o r   m a k e   c o m m e n t s .   F a c il i t i e s   t h a t   a gr e e t o   pa r t i c i p a t e   we r e   a s ke to   s i g n   a n   i n f o r m e c o ns e n t   f o r m   to   c o nf ir m   t h e i r   w i ll i ng n e s s   t o   b e   pa r t   o f   t h e   s t u dy .   T h e   c o n t a c a ddr e s s   o f   t h e   R e s e a r c h   T e a m   w a s   g i ve n   to  pa r t i c ipat i n f a c i li t i e s   f o r   f ut ur e   c o n t a c t s   i f   t h e y   s o   w i s h e d.     2. 13.     As s u m p t ion s   of   s t u d y   T hi s   s t ud y   a s s u m e t h a t   o n c e   f a c il i t y   s t a f f   a r e   t r a i n e i d a t a   qua l i t y   im pr o v e m e n t   pr oto c o l   t h e wo ul a pp ly   t he   pr i nc i p l e s   c o n t i n uo us l y   t o   i m pr ov e   t h e i r   da t a   a n a l s o   us e   t h e   im pr o v e da t a   f o r   p l a nni ng   a n de c i s i o n - m a k i ng.   Da t a   qua l i t y   im pr o v e m e n t   t e a m   i n   t h e   m u ni c i pa l   wo u l e m ba r o n   qua r ter l y   da t a   qua l i t y   a s s e s s m e n t   a t   t h e   f a c il i t y   l e v e l .   R e s o ur c e s   s uc h   a s   m o t o r bi ke / v e hi c l e   o r   f ue l   wo u l be   m a de   a v a il a ble   f o r   qua li t y   im pr o v e m e n t   t e a m   f o r   f i e l vi s i t s   o q ua r t e r l y   b a s i s .   T h e   s t ud y   f ur t h e r   a s s u m e d   t h a t   da ta  qua li t y   im pr o v e m e n t   i s s ue s   wo ul b e   i n c o r po r a t e d   i n t o   t h e   m u ni c i pa l   h e a l t h   d i r e c t or a t e   we e kl y   m e e t i n gs     2. 14.     Re l iab il it an d   v al id it y   Que s t i o nn a i r e s   f o r   t h e   s t udy   we r e   pr e - t e s t e a t   M a m po n i S e k y e r e   W e s t   M uni c i pa li t y ,   w hi c h   is   n o t   pa r t   o f   t h e   s t ud y   a r e a   b ut   h a s   c o m m o n   c h a r a c t e r i s t i c s   w i t h   E j i s u - J ua b e M u ni c i pa li t y .   B a s e o n   f e e d b a c k   f r o m   t h e   f i e l pr e - t e s t ,   t h e   t oo l s   w e r e   m o d i f i e t o   e n s ur e   i t s   s u i t a bi li t y   f o r   t h e   s t ud y .   R e s e a r c h   As s i s t a n t s   we r e   g i v e n   3 - da y   t r a i ni ng  o n   t h e   r e s e a r c h   pr o to c o l   a n da t a   c o l l e c t i o n   t oo l s .   T hi s   w a s   im po r t a n t   to   m a ke   t h e m   f a mi li a r   w i t h   t h e   t oo l s   a n t h e   e x pe c t e wa y   o f   que s t i o nn a i r e   a d mi n i s t r a t i o n   to   r e duc e   i n c o ns i s t e nc i e s   a n d   bi a s e s .   T o   e n s ur e   da t a   qua li t y ,   da t a   v e r if i c a t i o n   w a s   c o n duc t e f o r   r a n do m l y   s e l e c t e a d m i n i s t e r e que s t i o nna i r e s .   Al s o ,   da t a   v a l i da t i o n   c h e c ks   we r e   i nc l ude i t he   da t a   e n t r y   s o f t wa r e   t o   m i nim i z e   d a t a   e n t r y   e r r o r s .   Da t a   qua l i t y   a s s e s s m e n t   pr oto c o l   wa s   us e to  a s s e s s   da t a   qua l i t y   t o   e n s ur e   r e l i a bl e   pr o c e dur e   f o r   da t a   qua l i t y   im pr o v e m e n t   a t h e   h e a l t h   f a c il i t i e s .       3.   RE S UL T S   AN AN AL YSI S   T h e   f o l l o w i ng   a r e   t h e   r e s u l t s   f r o m   t h e   b a s e li ne   a nd  po s t   i n t e r v e n t i o i nv o l vi ng   20   h e a l t h   f a c il i t i e s   i n   E j i s J ua b e n   M u ni c i pa li t y .   F o r   i ns t a n c e ,   T a bl e   3   r e v e a l e t h a t   t h e r e   h a s   b e e n   e n o r m o us   i m pr o v e m e n t   i s uppo r t   s upe r vi s i o n   a n f e e d b a c m e c h a ni s m   f r o m   m u ni c i pa l   he a l t h   s upe r vi s o r s   to   t h e   f r o n t l i ne   pr o vi de r s   a t   t h e   f a c il i t y   l e v e l .   T h i s   t r i gge r e a n   im pr o v e m e n t   i n   da t a   c o m p l e t e n e s s   a n a c c ur a c y   a s   s h o w n   in    F i gur e s   1,   a n 2.   C o n s e que n t l y ,   t h e r e   h a s   b e e i m pr o v e m e n t   i n   da t a   us e   a t   t h e   f a c il i t y   a m o ng  h e a l t m a n a ge r s   f o r   pl a nni ng  a n de c i s i o n - m a k i ng.     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   I S S N:  2252 - 8806       Data  ac c ur ac y   and  c omple tene s s   of   monthly  midw i f e r y   r e tur ns   indi c ator s   in…   ( R ichar Ok y e r e   B oadu )   111   T hi s   s e c t i o n   pr e s e n t s   a l s o   d i s c us s i o n   o f   t h e   r e s u l t s   i n   li ne   w i t h   l i t e r a t ur e .   I t   f ur t h e r   a n a l y s e s   t h e   im p li c a t i o n s   o f   t h e   f i nd i ng s   i n   r e l a t i o n   t o   s i mi l a r   wo r or   r e s e a r c h   do n e   by   o t h e r s ,   hi g hli g h t i n s im il a r i t i e s   a n d i f f e r e n c e s   a n t h e i r   i m p li c a t i o n s   o n   h e a l t h   s e r vi c e   de li ve r y ,   e s pe c i a l ly   i n   G ha n a .     3. 1.   Dat ac c u r ac c h e c k   Da t a   a c c ur a c y   c h e c ks   we r e   c o n duc t e by   m a t c hi ng  t w o   m o n t h s   r e po r t e f i gur e s   o f   s o m e   m a t e r n a l   h e a l t h   i nd i c a t o r s   ( e . g .   A NC   r e g i s t r a n t s ,   1 st   t r i mes t e r   r e gi s t r a n t s ,   4 th   A NC   vi s i t s ,   I P T 3)   wi t h   t ha t   o f   t h e   An t e n a t a l   c a r e   r e g i s t e r s .   T a bl e   s h o ws   t h e   pe r f o r m a n c e   o f   da t a   a c c ur a c y   dur i n b a s e li ne   a n d     e n d   l i ne   a s s e s s m e n t .         T a bl e   1.   P e r f o r m a nc e   o f   da t a   a c c ur a c y   D a ta  A c c ur a c y  C he c k   B a s e li n e  ( 2012)   E ndl in e   ( 2014)   Y e s   No   Y e s   No   N umbe r   of   f a c il it i e s  t ha ha d t he ir  2 m o nt hs  r e p o r t e f ig u r e s  i n mo nt h l y  mi dw i f e r y  r e tu r ns  ( e .g. A N C   r e gi s tr a nt s , 1 st   tr im e s te r   r e gi s tr a nt s , 4 th   A N C  v is it s I P T 3)  ma t c hi ng t h e   f ig u r e s  i n t he  A N C  r e gi s te r .   3   ( 15% )   17   ( 85% )   18   ( 90% )   2   ( 10% )   D id   y o u r e c e i v e  a  di r e c ti ve   f r o m t h e  S e ni o r  M a na ge m e nt /   muni c ip a l/ s ub - muni c ip a of f ic e  t o :     C he c k t h e  da ta  a c c ur a c y  a l e a s o n c e   in  t hr e e   mo nt hs ?     3   ( 15% )   17   ( 85% )   18   ( 90% )   2   ( 10% )   F il th e   m o nt hl y /q ua r t e r l y   r e p or f o r m c o mp le t e l y   2   ( 10% )   18   ( 90% )   17   ( 85% )   3   ( 15% )   S ubmi r e p o r b y  d e c la r e d de a dl in e   10  ( 50% )   10   ( 50% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   D id   y o u r e c e i v e  a  di r e c ti ve   f r o m t h e  S e ni o r  M a na ge m e nt /   muni c ip a l/ s ub - muni c ip a of f ic e  t ha th e r e  w il b e   c o ns e qu e n c e s :   if   y ou d o  n ot  c h e c k t h e  da ta  a c c ur a c y        0   ( 0% )   20   ( 100% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   I f   y ou d o  n o f il th e  m o n th l y   r e p o r ti ng  f or c o mpl e t e l y   0   ( 0% )   20   ( 100% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   I f   y ou d o  n o s ubmi th e  m o nt hl y  r e p o r b y  d e c la r e de a dl in e   8   ( 40% )   12   ( 60% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   O v e r al D at a A c c ur a c y  C he c k  P e r f or m anc e   4   ( 20% )   16   ( 80% )   19   ( 95% )   1   ( 5% )       T h e   o v e r a l l   da t a   a c c ur a c y   pe r f o r m a n c e ,   o ut  o f   20  f a c il i t i e s   i b a s e li ne   pe r f o r m e d a t a   a c c ur a c y   c h e c c o m pa r e t o   19  o u t   o f   20  i e n d   li ne ,   s h o w i n s i g ni f i c a n t   i m pr o v e m e n t   a s   s h o w m   i T a bl e   1 I t   i s   s e e t h a t   b e s i d e s   i nn o v a t i v e   s t r a t e gi e s   i m p l e m e n t e by   t h e   s t ud y ;   i nv o l v e m e n t   o f   s e ni o r   m a n a g e m e n t   i n   g i v i ng   d i r e c t i v e s   t o   t h e   f a c il i t i e s   w i t h   c o n s e qu e n c e s   o f   da t a   i na c c ur a c y   c h e c k.   F o r   i ns t a n c e ,   w hi l e   n o ne   o f   t h e   pa r t i c i pa t i n f a c il i t i e s   r e c e i ve d i r e c t i v e   f r o m   s e ni o r   m a n a ge m e n t   to   c h e c k   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   i b a s e l i ne   s ur ve y ,   t h e   e n d   li ne   r e s u l t   s ugge s t s   t h a a l l   t h e   20  f a c il i t i e s   r e c e i ve s uc h   i ns t r uc t i o n s   pr i o r   to   e n d   li ne   a s s e s s m e n t   a s   s h o w n   i T a bl e   1 .   T hi s   a c hi e v e m e n t   c o ul d   b e   a tt r i b ut e to   m a n a ge m e n t s   n e o r i e n t a t i o a n gr o wi n i n t e r e s t   to wa r ds   qua l i t y   da t a .     3. 2.   Dat c om p l e t e n e s s   T a bl e   s h o ws   t h e   pe r f o r m a nc e   o f   da t a   c o m p l e t e n e s s   a t   t h e   b a s e li ne   a n e n d   li ne   a s s e s s m e n t .   As   s h o wn   i n   T a bl e   2,   t h e   o v e r a l l   da t a   c o m p l e t e n e s s   pe r f o r m a n c e   i n d i c a t e s   t h a t   4   o u t   o f   20  f a c i li t i e s   s ubmi t t e d   c o m p l e t e m o n t hl y   r e po r t   i n   b a s e li ne   c o m pa r e w i t h   19  o u o f   20  f a c il i t i e s   i n   e n d   l i ne .       T a bl e   2 P e r f o r m a nc e   o f   da t a   c o m p l e t e ne s s   D a ta  C o mpl e t e n e s s   B a s e li n e  ( 2012)   E ndl in e   ( 2014)   Y e s   No   Y e s   No   N umbe r   of   f a c il it i e s  t ha r e p o r te d t h e  numb e r   of  da ta  i t e ms  i n t h e  R H I S  m o nt hl y  r e p o r th a f a c il it y  n e e d t o  r e p o r in  t he   la s two  m o nt hs   ( th is  e xc lu de s  t h e  numb e r   of  da ta  i t e ms   f o r   s e r v i c e s  n o pr ov id e d b y  t hi s  h e a lt f a c il it y ) .     ( 40 )   12    ( 60% )   20    ( 100% )   0   ( 0% )   N umbe r   of   f a c il it i e s  t ha f il l e d a ll  m o nt hl y   r e p o r w it h o ut  l e a v in g a n y   bl a nk s pa c e  i n a le a s o n e   of  t h e   r e p or ts .     ( 0% )   20    ( 100% )   18     ( 90% )   2   ( 10% )   O ve r a ll  D a ta  C o mpl e t e n e s s  P e r f or ma nc e     ( 20 )   16   ( 80% )   19   ( 95% )   1   ( 5% )     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                I S S N 2252 - 8806   I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   Vo l .   8 ,   N o .   1 M a r c h   201 9 :   106    11 7   112   Ho we v e r ,   o u t   20  a n 20  o u t   o f   20  f a c il i t i e s   r e s pe c t i v e ly   i b a s e li ne   a n e n d   li ne   r e po r t e t h e   r e qu i r e n u m be r   o f   m o n t hl y   r e po r t   t h a t   t h e   f a c il it i e s   n e e d e to   r e por t   i n   t h e   l a s t   t w o   m o n t h s   pr i o r   to   t h e   a s s e s s m e n t   ( t h i s   e x c l ude s   t h e   n u m be r   o f   da t a   i t e m s   f o r   s e r vi c e s   n o t   pr o vi de by   t hi s   h e a l t h   f a c i li t y ) .   Ho we v e r ,   i t e r m s   o f   f il li ng  o ut   a l l   m o n t hly   r e po r t s   wi t h o ut   l e a vi ng  a ny   bl a n k   s pa c e   i a t   l e a s t   o n e   o f   t h e   r e por t s ,   n o n e   o f   t h e   f a c il i t i e s   a c hi e ve t hi s   i n   b a s e li ne   w h e r e a s   18  o ut   o f   20  f a c i li t i e s   we r e   a bl e   to   a c hi e v e   i t   i n   e n d   l i ne   a s   po r t r a y e i n   T a bl e   2.     3. 3.   Dat q u al it im p r ove m e n t   ( ac c u r a c an d   c om p let e n e s s )   F i gur e s   1   a n a r e   c o n t r o l   c h a r t s ,   a l s o   kn o wn   a s   S h e w h a r t   c h a r t s   o r   pr o c e s s - b e ha vi o r   c h a r t s ,   i s t a t i s t i c a l   pr o c e s s   c o n t r o l   a r e   t oo l s   u s e to   de ter m i ne   w h e t h e r   o r   n ot   a   b us i n e s s   pr o c e s s ,   i n   t hi s   c a s e ,     da t a   a c c ur a c y   a n da t a   c o m p l e t e n e s s   im pr o v e m e nt   o v e r t i m e ,   i s   i a   s t a t e   o f   s t a t i s t i c a l   c o n t r o l .   F o r   i n s t a n c e ,   t h e   c o n t r o l   c h a r t   wa s   us e t o   m o ni t o r   pe r f o r m a n c e   o f   pe r c e n t a ge   o f   A N C   da t a   a c c ur a c y   by   c o m pa r i ng  r e por t e f i gur e s   w i t t h a t   o f   t h e   r e g i s t e r   i s   s h o wn  i F i gur e   a s   we ll   a s   da t a   c o m p l e t e n e s s   o f   m o n t hl mi dw i f e r y   r e t ur n s   a s   s h o wn   i n   F i gur e   2   o v e r t i m e .           F i gur e   1 .   P e r c e n t a ge   di f f e r e n c e   i n   r e po r t e d   &   r e c on s t r uc t e A NC   r e g i s t r a n t s   d a t a   v a l u e s - E j i s J ua b e n   m u ni c i pa li t y   ( J u ly   2012 - M ar ch   2014)       An t e n a t a l   c a r e   vi s i t s   a r e   t i m e s   w h e n   wo m e n   b e n e f i t   f r o m   c o m pr e h e ns i ve   s e r vi c e   pa c ka g e   i n c l ud i ng   pr e v e n t i o n   a n d   c o n t r o l   o f   a n e mi a ,   m a l a r i a ,   t e t a n us ,   a n s c r e e ni ng/ m a na ge m e n t   o f   c o n d i t i o ns   t h a t   c a a f f e c t   t h e i r   h e a l t h   a n s u bs e que n t   gr o w t h   a n s ur vi va o f   t h e i r   u nb o r n   b a b i e s .   T h e y   a l s o   r e c e i ve   c o uns e l i ng   o   a   r a n g e   o f   i s s ue s   i nc l ud i ng  n ut r i t i o n ,   bi r t h   pr e pa r e dn e s s   a n c o m p li c a t i o r e a d i ne s s   [ 22] .   An t e n a t a l   r e g i s t r a n t s   i nd i c a t or   wa s   f o un t o   b e   o n e   o f   t h e   pr o bl e m a t i c   e r r o n e o us   da t a   e l e m e n t s   i n   t h e   E j i s J ua be h e a l t h   d i r e c t o r a t e .   Da t a   qua l i t y   w a s   u n pr e d i c t a bly   o v e r   r e po r t e ( n ot   l e s s   t h a n   f o ur   t i m e s   t h e   a c t ua l   v a l ue )   dur i n t h e   pe r i o o f   J u ly   2012  t o   A ugus t   2013   a s   s h o wn   i F i gur e   1 .   W hil e   da t a   c a pt ur e   e s pe c i a ll y   f r o m   pe r i p h e r a l   l e v e l s   o f   t h e   s e r vi c e   a n t h e   pr i va t e   s e c to r   c o ul b e   r e s po n s i b l e   i t h e   po or   qua l i t y   o f   a n t e n a t a l   da t a .   T h o ugh   i n t e r v e n t i o n   s t a r t e i n   A pr i l   2013,   t he   M u ni c i pa l   He a l t h   D i r e c t o r a t e   e x pe r i e nc e da t a   a c c ur a c y   im pr o v e m e n t   a f t e r   t h r e e   m o n t hs ;   a n s u s t a i n   t h e   ga i n   t i ll   t h e   e n o f   t h e   pr o j e c t .   Da t a   c o m p l e t e n e s s   a ppe a r e im pr o vi n f r o m   87 %   to   95%   b e f o r e   i n t e r v e n t i o n   a n dr o to   9 %   a s   s h o w n   i F i gur e   2.   Ho we v e r ,   i J u ly   2013  t h e   d i r e c to r a t e   r e c or de 100%   da t a   c o m p l e t e n e s s   a n s u s t a i ns   t h e   ga i n   up  to  t h e   e n o f   t h e   pr o j e c t .         0 1 0 0 2 0 0 3 0 0 4 0 0 5 0 0 6 0 0 P e r c e nt a ge   D if f e r e n c e I nt e r v e nt io S ta r te d Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   I S S N:  2252 - 8806       Data  ac c ur ac y   and  c omple tene s s   of   monthly  midw i f e r y   r e tur ns   indi c ator s   in…   ( R ichar Ok y e r e   B oadu )   113       F i gur e   2 .   P e r c e n t a ge   a v e r a ge   da t a   c o m p l e t e n e s s   o f   m o n t hly   m i d w i f e r y   r e t ur n s         3. 4.   S u p p or t   s u p e r vis ion   an d   f e e d b ac k   T a bl e   s h o ws   t h e   pe r f o r m a nc e   o f   s upe r vi s i o n   a n f e e d b a c f r o m   s up e r vi s o r s .   As   i nd i c a t e i   T a bl e   3,   t h e   o v e r a ll   l e v e l   o f   s upe r vi s i o pe r f o r m a n c e   wa s   15   pe r c e n t   i n   ba s e li ne   a n 90   pe r c e n t   i e n d   l i ne .   Ho we v e r ,   50  pe r c e n t   a n 100  pe r c e n t   i n   b a s e li ne   a n e n d   li ne   r e s pe c t i v e ly   o f   t h e   f a c i li t i e s   r e por t e d     t h a t   s ub - m u ni c i p a l / m u ni c i pa l   l e v e l   s upe r vi s o r s   vi s i t e t h e i r   f a c il i t i e s   o n c e   dur i n g   t h e   l a s t   t h r e e   m o n t h s   pr i o r   to   t h e   s ur v e y s .   T we n t y   pe r c e n t   a n 100  pe r c e n t   o f   t h e   f a c il i t i e s   i n   b a s e l i ne   a n e n d   li ne   r e s pe c t i v e ly   r e por t e t h a t   t h e   s upe r vi s o r s   pe r f o r m e s o m e   da t a   qua l i t y   c h e c ks   dur i n s upe r vi s o r y   vi s i t s .   S i mi l a r   pe r c e n t a ge s   a l s o   i nd i c a t e t h a t   t h e   m u ni c i pa l /s u b - m u ni c i pa l   s upe r vi s o r   d i s c us s e pe r f o r m a nc e   o f   t h e   h e a l t f a c i li t y   b a s e o R HI S   i nf o r m a t i o n   w h e n   t h e   vi s i t   wa s   m a de .   S o m e   10  pe r c e n t   a n 85  pe r c e n t   o f   f a c il i t i e s   i b a s e li ne   a n e n d   li ne   r e s pe c t i v e ly   r e po r t e t h a t h e   s upe r vi s o r s   h e l p e t h e m   m a ke   de c i s i o n s   b a s e o n   t h e   R HI S   i nf o r m a t i o n .         T a bl e   3.   S upe r vi s i o n   a n f e e d ba c k   S upe r v is i o n b y  t h e  muni c ip a l/ s ub - muni c ip a h e a lt of f i c e   B a s e li n e  ( 2012)   E nd   li ne   ( 2014)   Y e s   No   Y e s   No   D id  t he  muni c ip a l/ s ub - muni c ip a s upe r vi s o r   vi s it   y our   f a c il i t y  a le a s o n c e  du r in g t h e   la s th r e e   mo nt hs ?  ( c he c k t h e  a ns w e r )   10  ( 50% )   10  ( 50% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   D id   y o o bs e r v e  s up e r v is o r  ha v in g a  c h e c kl is t o   a s s e s s  t he  da ta  qua li ty ?   0   ( 0% )   20   ( 100% )   17 ( 85% )   3   ( 15% )   D id  s upe r v is or  c h e c k t h e  da ta  qua li t y ?   4   ( 20% )   16  ( 80% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   D id  t he  muni c ip a l/ s ub - muni c ip a s upe r vi s o r  d is c us s   pe r f or ma nc e   of  h e a lt f a c il it ie s  ba s e o n R H I S   in f or ma ti o n w he n h e /s h e   v is it e y ou r   f a c il it y ?   4   ( 20% )   16  ( 80% )   20   ( 100% )   0   ( 0% )   D id  t he  s upe r v is or  s e nd a  r e p o r t/ f e e dba c k/ n o t e   o th e  l a s two  s up e r v is o r y   v is it s ?   0   ( 0% )   20   ( 100% )   16 ( 80% )   4   ( 20% )   O ve r a ll  l e ve of  S up e r v is i o n P e r f or ma n c e   3   ( 15% )   17   ( 85)   18 ( 90% )   2   ( 10% )       No n e t h e l e s s ,   a ll   t he   f a c il i t i e s   i nd i c a t e t h a t   n o n e   o f   t h e   s upe r vi s o r s   h a a   c h e c k li s t   t o   a s s e s s   d a t a   qua l i t y   i b a s e li ne   b ut   i n   e n d   li ne ,   80  pe r c e n t   o f   t h e   f a c il i t i e s   i nd i c a t e t h a t   a   s upe r vi s o r   c a m e   a lo n w i t c h e c k l i s t .   Al s o   b a s e li ne   r e s u l t s   i nd i c a t e t h a t   n o n e   o f   t h e   s upe r vi s o r s   s e n t   a   r e po r t   o r   f e e d b a c t o   t h e   f a c i li t o n   t h e   pr e vi o u s   t wo   s upe r vi s o r y   vi s i t s .   Ho we v e r ,   t h e   s i t ua t i o h a s   im pr o v e i e n d   li ne   a s   80   pe r c e n t   o f   t h e   f a c il i t i e s   c o nf i r m e t h a t   s upe r vi s o r s   s e n t   t h e m   f e e d b a c a f t e r   e a c h   s upe r vi s o r y   vi s i t   a s   s h o wn   i n   T a bl e   3 .       80 82 84 86 88 90 92 94 96 98 100 P e r c e nt a ge   o f   C o mpl e te ne s s A ve ra ge   Com pl e t e ne s s T a rge t I nt e r v e nt io S ta r te d Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                I S S N 2252 - 8806   I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   Vo l .   8 ,   N o .   1 M a r c h   201 9 :   106    11 7   114   3. 5.   Dat q u al it y:   c om p l e t e n e s s   an d   ac c u r ac y   Da t a   qua l i t y   r e f e r s   t t h e   c o n d i t i o n   o f   a   s e t   o f   v a l ue s   o f   qu a l i t a t i v e   o r   qua n t i t a t i v e   v a r i a bl e s .     T h e r e   a r e   m a ny   de f i n i t i o n s   o f   da t a   qua l i t y   b ut   da t a   i s   ge n e r a ll y   c o ns i d e r e a s   hi g h   qua l i t y   if   i t   i s   f i t   f o r   i t s   i n t e n de us e s   i o pe r a t i o n ,   p l a nni ng  a n de c i s i o n - m a k i ng.   Da t a   qua l i t y   i s   i ne x t r i c a bly   l i nke t o   t h e   us e   o f   I nf o r m a t i o n   S y s t e m s   a n t h e   he a l t h   s e c t or   i s   i nc r e a s i ng l y   a n   i n f o r m a t i o n - dr i ve n   s e r vi c e   [ 23] .   T h e   q ua l i t y   o f   ge n e r a t e d,   r o u t i n e ly   a n n o n - r o u t i n e ly   i t h e   h e a lt h   s e c t or   a n s t o r e d ,   i n   w ha t e v e r   m e t h o i s   c r i t i c a l   t o   t h e   h e a l t h   a n w e l l - b e i ng  o f   pa t i e n t s ,   t h e   w i de r   po pul a t i o n ,   a n t o   t h e   m a na ge m e n t   o f   h e a l t h   c a r e     o r ga ni z a t i o n s   [ 24] .   R a i s i ng  t h e   l e v e l   o f   da t a   qu a l i t y   w i t hi a n   o r ga ni z a t i o n   c o n t r i b ut e s   to  i m pr o vi n t h e   qua l i t y   o f   d e c i s i o n - m a k i ng  e na bl i ng   t h e   r e duc t i o n   o f   u n c e r t a i n t y   a n d   t h e   pr o duc t i o n   o f   m o r e   t i m e ly   a n d   a c c ur a t e   de c i s i o n   o u t c o m e s .   P r e vi o us   s t ud i e s   e s t i m a t e t h a t   up  to   5%   o f   da t a   f o un i n   o r ga ni z a t i o ns   a r e   o f   po o r   qua l i t y   [ 25]   a n d   t h a t   t h e   a v e r a ge   p e r c e i ve c o s t   o f   po o r   da t a   qua l i t y   i s   a s   hi g h   a s   10%   o f   a n   o r ga ni z a t i o n’ s   r e v e nue s   [ 26] .     I n   t h e   h e a l t h c a r e   s e c to r ,   l a c o f   da t a   qua li t y   h a s   f a r - r e a c hi ng  e f f e c t s .   P l a nni ng  a n de li ve r y   o f   s e r vice s   r e l y   h e a vil y   o n   da t a   f r o m   c li n i c a l ,   a d mi ni s t r a t i ve   a n d   m a n a g e m e n t   s o ur c e s   [ 27] .   F o r   e x a m p l e ,   e vi de nc e - b a s e d   pr a c t i c e   [ 28]   r e qu i r e s   a c c e s s   t o   e x t e n s i ve   r e s e a r c da t a ,   c o l l a t e a n pr e s e n t e i n   a   wa y   t h a t   a   c l i n ic i a n   c a us e   a t   t h e   t i m e   o f   d i a g n o s i s   o r   i n   o t h e r   de c i s i o n - m a k i ng  s i t ua t i o n s .   T h e   hi g h e r   t h e   qua li t y   o f   t h e   da t a ,     t h e   be tt e r   w i l l   be   t h e   p a t i e n t   o u t c o m e s .   L i ke w i s e ,   qua l i t y   da t a ,   pa r t i c u l a r ly   w i t h   r e ga r t o   t i m e li n e s s   a n d   a c c ur a c y ,   a r e   ne e de f o r   a d m i ni s t r a t i ve   pur po s e s   s uc h   a s   h o s p i t a l   be d - r o s t e r i n a n f o r   pl a nni ng  s e r vi c e s   t e ns ur e   t h a t   t h e y   a r e   c o s t - e f f e c t i v e .   T h e s e   d i f f e r e nt   b u t   i n t e r l o c k i n da t a   r e qui r e m e n t s   a n de c i s i o ns   e ns ur e   t h a h e a l t h   c a r o r ga ni z a t i o n s   a n t h e i r   r e l a t i o ns hips   a r e   i nhe r e n t l y   c o m p l e x   a n de m a n d i ng  [ 29] .     P oor   qua l i t y   da t a   l e a v e   r oo m   f o r   pr o xy   m e a s ur e men t   whi c h   i s   b a s e o n   a s s u m pt i o n .   T hi s   a f f e c t s   t h e   qua l i t y   o f   p l a nni ng  a n d e c i s i o n - m a k i ng  t h a t   us e s   t h e   pr o xy   i nd i c a to r s   pr o vi d e d,   e s pe c i a ll y   w h e n   t he   a s s u m pt i o n ( s )   f a i l .   F o r   t h a t   m a t t e r ,   i t   i s   im pe r a t i ve   to   h a v e   qua li t y   da t a s e t s   t h a t   r e pr e s e n t   t h e   r e a l i t ies   o n   t h e   gr o un d.   T h us ,   t h e   i m pr o v e m e n t   i n   t h e   a c c ur a c y   a nd  c o m p l e t e n e s s   w il l   l e a to   hi g h   qua li t y   a n r e li a bl e   R HI S   f o r   p l a nni ng  a n de c i s i o n - m a k i ng  a t   f a c il i t y ,   m a na ge m e n t   a n po l i c y   l e v e l   w i t h   hi g h   l e ve l   o f   a c c ur a c y   a n d   c o nf i de n c e .   T h e   r e s u l t   i nd i c a t e s   im pr o v e m e n t   i th e   o v e r a l l   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s .   F o r   e x a m p l e ,   t h e r e   wa s   i m pr o v e m e n t   i n   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   f r o m   o ut   o f   20  f a c il i t i e s   i b a s e li ne   t o   a   l i t t l e   o v e r   18  o u t   o f   20  i e n d   l i ne   a s   s h o wn   i T a bl e   1   a n d   T a bl e   2 .   T h e   e n d   li ne   s t ud y   s h o ws   t h a t   18  o u t   o f   20   f a c il i t i e s   r e po r t   a l l   t h e   r e qu i r e n u m be r   o f   t h e   R HI S   m o n t hly   r e po r t s   to   t h e   D i s t r i c t   He a l t h   I nf o r m a t i o M a n a ge m e n t   S y s t e m   ( t hi s   e x c l ude s   t h e   n u m be r   o f   da t a   i t e m s   f o r   s e r vi c e s   n o t   pr o vi d e by   t hi s   h e a l t h   f a c il i t y )   t i m e ly .   T h e   o ut s t a n d i n p e r f o r m a n c e   o f   t h e   qua li t y   o f   da t a   ge n e r a t e a t   t h e   E j i s u - J ua be n   M u ni c i pa l   He a l t S e r vi c e   c o nf o r m e t o   L i pp e v e l d   a n c o l l e a gue s   [ 30]   de f i n i t i o n   w hi c de s c r i b e d a t a   qua l i t i n   f o ur   d i m e n s i o ns r e l e v a n c e ,   c o m p l e t e n e s s ,   t i m e l i ne s s   a n a c c ur a c y .   Ho we v e r ,   t hi s   s t ud y   d i n o t   a s s e s s   t h e   r e l e v a n c e   o f   i n f o r m a t i o ge n e r a t e a t   t h e   m u ni c i p a l   h e a l t h   d i r e c t o r a t e   b e c a us e   a ll   t h e   i nf o r m a t i o n   g e n e r a t e d   a r e   r e qu i r e m e n t s   o f   t h e   n a t i o n a l   h e a l t h   i nf o r m a t i o n   s y s t e m   w hi c h   i s   d e t e r m i ne by   t h e   P o l i c y   P l a nni ng,   M o ni t o r i n a n E v a l ua t i o n   ( P P M E )   uni t   o f   t h e   Gha n a   He a l t h   S e r vi c e .       3. 6.   Dat ac c u r ac an d   c om p l e t e n e s s   im p ac t   M e n t or i n a n c o a c hi ng   o f   f r o n t l i ne   pr o vi de r s   i da t a   qua l i t y   im pr o v e m e n t   pr o c e s s ,   w i t h   qua r t e r l da t a   r e c o n s t r uc t i o n   a t   t h e   f a c i li t y   l e v e l ,   c o up l e w i t h   r e gu l a r   f e e d b a c a r e   i ngr e d i e n t s   f o r   i m pr o vi ng  da t a   qua l i t y   c o n t r i b ut e to   i m pr o v e An t e n a t a l   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   i m i dw if e r y   da t a   a s   s h o wn   in  F i gur e   a n F i gur e   2] .   S pe c i f i c   c ha n ge   i de a s   t e s t e a n i m p l e m e n t e s uc h   a s   t h e   us e   o f   pr o v i s i o n a l   r e g i s t e r s   a n d   t a l l y   s he e t s   i ns t e a o f   l o o s e   pa pe r s   f o r   doc u m e n t i n c o m m u ni t y   o ut r e a c h   s e r vi c e s   r e n de r e a t   t h e   c o m m u ni t y   a wa y   f r o m   t h e   h e a l t h   f a c i li t y .   T hi s   a p pr o a c h   a ddr e s s e i s s u e   o f   s e r vi c e   pr o vi de r s   b e e n   un a bl e   t c a r r y   a l o n b u l k y   r e g i s t e r s   dur i n c o m m u ni t y   o ut r e a c h   s e r vi c e s ,   t h e r e by   c o m mi t t i n e r r o r s   a n omi s s i o n s   dur i n t r a n s c r i bi ng  i n t o   t h e   o f f i c i a l   r e g i s t e r s   l a t e r .   O t h e r   c h a n g e   i de a s   im p l e m e n t e i n c l ude   t r a i ni n upda t e   M a t e r n a l   a n C hil He a l t h   i nd i c a t o r s   de f i n i t i o ns .   P e r s i s t e n t   a n r e l i a b l e   i m p l e m e n t a t i o n   o f   t h e s e   s t r a t e gi e s   c o upl e w i t h   c o m mi t m e n t   o f   m a n a ge m e n t   a n f r o n t l i ne   pr o vi de r s   im pa c t e c o n t i n uo us   i m pr o v e m e nt   i n   da t a   qua l i t y   a s   s h o wn   i n   F i gur e   a n F i gur e   2 .     3. 7.   S u p p or t   s u p e r vis ion   an d   f e e d b ac k   T h e   pe r f o r m a n c e   o f   s uppo r t   s upe r vi s i o n   by   t h e   M uni c i p a l /S u b - m u ni c i pa l   s upe r vi s o r s   i s   m e a s ur e d   by   n u m be r   o f   s upe r vi s o r y   vi s i t   to   t h e   f a c i li t y   a t   l e a s t   o n c e   i n   a   qua r t e r ,   a n s upe r vi s o r s   h a vi ng  c h e c k l i s t s   to  a s s e s s   da t a   qua l i t y   a n us e   o f   i nf o r m a t i o n .   T h e   s u pe r vi s o r s   a r e   a l s o   s uppo s e to   di s c u s s   pe r f o r m a n c e   o f   t h e   h e a l t h   f a c il i t i e s   b a s e o n   R HI S   i nf o r m a t i o n   w he n e v e r   h e /s he   vi s i t e t h e   f a c i li t y .   T h e   s upe r vi s i o n   i nd i c a t or   a l s o   m e a s ur e s up e r vi s o r s   a s s i s t a n c e   t o   t h e   f a c i li t y   t m a ke   a   de c i s i o n   b a s e o n   R HI S   i nf o r m a t i o n ,     a n d   s upe r vi s o r   s e n d i ng  a   r e po r t /f e e d b a c k/ n o t e   to   th e   f a c i li t y   o n   t h e   l a s t   t w o   s upe r vi s o r y   vi s i t s .   I b a s e l i ne   3   o u t   o f   20  f a c il i t i e s   r e c e i ve s upe r vi s o r y   vi s i t s   c o m pa r e t 18  o u t   o f   20  i n   t h e   e n d   l i ne   a s   s h o wn   in   T a bl e   3   T hi s   s pe c t a c u l a r   pe r f o r m a n c e   mi g h t   h a v e   im pa c t   on   i m pr o v e m e n t   i n   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p l e t e n e s s   [ 31 - 33] .   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t .   J .   P ubl i c   He a l t h   S c i .   I S S N:  2252 - 8806       Data  ac c ur ac y   and  c omple tene s s   of   monthly  midw i f e r y   r e tur ns   indi c ator s   in…   ( R ichar Ok y e r e   B oadu )   115   3. 8.   L im it a t ion s   of   t h e   s t u d y   W hil e   t hi s   de s i g n   a ll o ws   t h e   s t ud y   to   d o c um e n t   c h a n ge s   i o ut c o m e   i nd i c a t or s   i n   t a r g e t   b e n e f i c i a r t h e   i n t e r v e n t i o n;   i t   i s   d i f f i c u l t   t o   kn o to   wha t   e x t e n t   t h e s e   c h a n ge s   a r e   a c t ua l l y   due   t o   t hi s   s t ud y .     E x t r a n e o us   f a c t o r s   c o ul h a v e   e i t h e r   a   po s i t i ve   o r   n e g a t i ve   e f f e c t   o n   s t ud y s   i n t e n de d   o u t c o m e s ,   t hus   hi d i ng  t h e   pr o gr a m s   t r ue   e f f e c t .       4.   CONC L USI ON   T r a i ni ng,   m o ni t o r i n g   a n pr o vi s i o n   o f   r e gu l a r   f e e d b a c k   t o   f r o n t l i ne   s t a f f   i da t a   qua li t y   im pr o v e m e n t   e nh a n c e   da t a   a c c ur a c y   a n c o m p let e n e s s .   T hi s   h a s   im p li c a t i o n s   f o r   de c i s i o n - m a k i ng  a n d   r e s o ur c e   a l l o c a t i o n ,   e s pe c i a ll y   i a n   e r a   o f   n e o r i e n t a t i o n   a n gr o w i n i n t e r e s t   to wa r ds   qua li t y   da t a ,     a n i n   l o w - i nc o m e   c o un t r i e s ,   wh e r e   t h e   r o u t i ne   h e a l t h   i nf o r m a t i o n   m a n a g e m e n t   s y s t e m   r e l i e s   h e a vil y     o n   pa pe r   w o r k .       AC K NOWL E DGE M E NT S     T h e   A ut h o r s   a r e   gr a t e f u l   t s t udy   pa r t i c i pa n t s   a n t h e   E j i s J u a b e n   M u ni c i pa l   He a l t h   T e a m   f o r   t h e i r   c o n t r i b ut i o ns   t o   t h e   s uc c e s s f u l   c o m p l e t i o n   o f   t h e   s t udy .   W e   a ppr e c i a t e   t h e   s uppo r t   o f   t h e   s t a f f   o f   S c h o o l   o f   P ubli c   He a l t h ,   K wa m e   Nkr u m a h   U ni ve r s i t y   o f   S c ien c e   a n T e c hn o l o g y       RE F E R E NC E S     [1 ]   Mav i m b J C,   Braa  J ,   Bj u n e   G .   A s s e s s i n g   i mmu n i zat i o n   d at q u a l i t y   fro m   r o u t i n e   r e p o rt s   i n   M o za m b i q u e.   B M P u b l i H ea l t h , 1 1 : 1 0 8 .   [ PMC  free   art i cl e [ P u b Med ],   2 0 0 5 .   [2 ]   O d h i a m b o - O t i en o   G W .   E v a l u at i o n   o e x i s t i n g   d i s t ri c t   h e al t h   m a n ag emen t   i n f o r m at i o n   s y s t em s   c as e   s t u d y   o t h e   d i s t ri c t   h e al t h   s y s t em s   i n   K en y a.   In t er n a t i o n a l   Jo u r n a l   o f   M ed i ca l   In f o r m a t i cs ,   7 4 : 7 3 3 4 4 .   [ Pu b Me d ],   2 0 0 5 b   [3 ]   Sp rag u e   C. ,   Ch e rs i c h   M.   F. ,   Bl a ck ,   V .   H e a l t h   s y s t em   w e a k n e s s e s   c o n s t rai n   a cce s s   t o   PMT C T   an d   m at e rn a l   H IV   s e rv i ce s   i n   S o u t h   A fr i c a:   a   q u al i t at i v e   e n q u i r y .   A I D S   R es ea r c h   a n d   Th e r a p y   8 : 1 0 ,   2 0 1 1   [4 ]   MO H .   A   Bu l l e t i n   o H e al t h   In fo r m at i o n :   I n f o r m at i o n   f o A c t i o n .   V o l u me   1 ,   N u m b e 1 .   Ac c ra,   G h an a .   p .   1   J u l y   Se p t em b e r ,   2 0 0 1 .   [5 ]   A rah   O .   A .   ,   K l azi n g a   N .   S.   ,   D el n o i j   D .   M.   J .   ,   T e n   A s b ro e k   A .   H .   A .   ,   C u s t e rs   T .     C o n ce p t u al   fra mew o r k s   fo r   h e a l t h   s y s t em s   p e rfo r m a n ce :   q u e s t   fo e ff ec t i v en e s s ,   q u al i t y ,   an d   i m p ro v emen t .   In t er n a t i o n a l   J o u r n a l   f o r   Q u a l i t y   i n   H ea l t h   C a r e ,   V o l u me  1 5 ,   I s s u e   5 ,   Pag e s   3 7 7 3 9 8 ,   1   O c t o b e r,   2003   [6 ]   Sri n at h   R,   V i k ra m   P,   Prab h at   J ,   V i n o d   K .   P,   S h i v K ,   L al i t   D .   T o w ar d s   ach i ev eme n t   o u n i v e rs al   h e al t h   c ar e   i n   I n d i a   b y   2 0 2 0 :   A   c al l   t o   a c t i o n T h L a n ce t   I n d i G ro u p   fo U n i v e rs al   H e al t h c ar e V o l u me   3 7 7 ,   I s s u e   9 7 6 7 ,   Pag e s   760 - 7 6 8 ,   2 6   Fe b ru ar y 4   March ,   2011   [7 ]   W H O .   M ech an i s m s   t o   a d d r e s s   t h e   l o w   u n d e rs t an d i n g   a n d   u n r el i ab l y   a n d   u n t i me l y   i n f o rm at i o n   i n c l u d fa c i l i t at i v s u p e rv i s i o n ,   o n - the - j o b   t rai n i n g ,   b i - a n n u al   a n d   an n u a l   p erfo rm a n ce   h e ari n g ,   2 0 0 0 .   [8 ]   MO H ,   (2 0 0 7 ).   H MIS  A s s e s s men t   u s i n g   H MN   A s s e s s men t   T o o l   [9 ]   L i p p e v el d   T ,   Sa u e rb o rn   R,   B o d art   C .   D es i g n   a n d   i m p l em en t a t i o n   o f   h ea l t h   i n f o r m a t i o n   s ys t em s .   G e n ev a:   W o rl d   H e a l t h   O rg a n i zat i o n .   2 0 0 0 .   [1 0 ]   A q i l   A ,   L i p p ev el d   T ,   H o z u m i   D :   PR I SM  framew o r k :   p arad i g m   s h i ft   fo d e s i g n i n g ,   s t re n g t h en i n g   an d   ev al u at i n g   ro u t i n h e a l t h   i n fo r m at i o n   s y s t em s .   H ea l t h   P o l i cy  a n d   P l a n n i n g ,   2 4 : 2 1 7 - 2 2 8 ,   2 0 0 9   [1 1 ]   Ch en   H ,   H a i l ey   D ,   W a n g   N   a n d   Y u   P.   A   Rev i ew   o D at Q u al i t y   A s s e s s me n t   Me t h o d s   fo Pu b l i c   H eal t h   I n f o r m at i o n   S y s t em s .   I n t .   J .   E n v i r o n .   R e s .   Pu b l i c   H e a l t h   1 1 (5 ),   5 1 7 0 - 5 2 0 7 ;   2 0 1 4   [1 2 ]   Po w el l   A   E ,   D a v i e s   H   T   O ,   T h o m s o n   G .   U s i n g   ro u t i n c o m p arat i v d at t o   as s e s s   t h q u al i t y   o h e al t h   care :   u n d e rs t an d i n g   a n d   a v o i d i n g   co mm o n   p i t fal l s .   Q u a l   S a f   H ea l t h   Ca r e ,   1 2 : 1 2 2 1 2 8 ,   2 0 0 3 .   [1 3 ]   K ar o l y n   K ,   T o n y   N ,   Ro s em ar y   S.   D at Q u al i t y   I n f o r m at i o n   an d   D eci s i o n   Ma k i n g ,   2007   [1 4 ]   D av i e s   H T ,   Cro m b i e   IK .   In t e rp r e t i n g   h e al t h   o u t c o me s .   J   E va l   Cl i n   P r a ct ,   3 : 1 8 7 - 9 9 ,   1 9 9 7 .   [1 5 ]   Ie zzo n i   L I .   U s i n g   ri s k - a d j u s t e d   o u t c o me s   t o   as s e s s   cl i n i c al   p rac t i ce:   an   o v e rv i ew   o i s s u e s   p e rt ai n i n g   t o   ri s k   ad j u s t men t .   A n n   T h o ra c   S u rg ,   5 8 : 1 8 2 2 6.   [1 6 ]   Bl ack   N .   H i g h - q u a l i t y   cl i n i c a l   d at ab as e s :   b re ak i n g   d o w n   b arri e rs .   La n cet ,   3 5 3 : 1 2 0 5 6 ,   1 9 9 9 .   [1 7 ]   H o zu mi   D ,   A q i l   A ,   L i p p ev e l d   T .   Pa k i s t an   s i t u at i o n   a n al y s i s .   ME A SU R E   E v al u at i o n   Pr o j ec t ,   U S A I D ,   2 0 0 2.   [1 8 ]   J I CA   H M I St u d y   T e a m .   A s s e s s me n t   o h e al t h   i n fo r m at i o n   s y s t em s   i n   t h e   h e a l t h   s ec t o i n   Pa k i s t an .   S ci e n t i fi S y s t em   Co n s u l t an t s   (J ap an ),   Pak i s t an   M i n i s t ry   o H e al t h ,   JICA ,   2 0 0 4 .   [1 9 ]   A q i l   A .   U P H O L D   P r o j ect .   K a m p al a :   J o h n   S n o w ,   In c .   (J SI );   H M I S   an d   E M I S   s i t u at i o n   an a l y s i s ,   U g a n d a,   2 0 0 4 .   [2 0 ]   A q i l   A ,   L i p p e v el d   T .   Im p ro v i n g   RH I P e rfo r m a n c fo Be t t e H e a l t h   S y s t em   Man ag emen t ,   T rai n e r's   g u i d e ,   ME A S U RE   E v a l u at i o n ,   U S A I D ,   2 0 0 8   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.