Internati o nal  Journal of Ele c trical   and Computer  Engineering  (IJE CE)  V o l.  5, N o . 4 ,  A ugu st  2015 , pp . 83 2 ~ 83 I S SN : 208 8-8 7 0 8           8 32     Jo urn a l  h o me pa ge : h ttp ://iaesjo u r na l.com/ o n lin e/ind e x.ph p / IJECE  Guidelines Aimed at Red u cing th e Ri sks of Us er  Accept a nce Del a y in th e Cont ex t of an IT Service Project  Management Plan      E un J o o   Je on g ,   J i  Hwan Bae, Seung Ry ul  J e ong   Graduate School of Business I T Kookmin  University , Seou l, Rep ublic of Korea       Article Info    A B STRAC T Article histo r y:  Received  Mar 10, 2015  Rev i sed   May 12 , 20 15  Accepte J u n 2, 2015      Dela y s  in th e us er ac cep tan ce of  inform ation t ech nolog y   (IT) s e rv ice pro j e c ts   in Korea h a ve  occurr ed freq u entl y du e to   various  ris k  fa ctors .  Us e r   acc eptan c e  d e la ys  m a y h i nder  th e  ach iev e m e nt of   the  c lien t ’s proj e c t   objectives and cause  sch e dule delay s   or  cost  overruns. Furth e rmore,  the  cli e nt m a im pose a d e la cha r g e  and  cl aim  for  addition a l d a m a ges, c a using  serious disputes  between  bu y e r  and supplier .   The main  caus e s of user  acc eptan c e  del a y s   are  uncl e ar us er  r e quir e ments, ch anges in user   requirements, p oor-quality  dev e lopment ou tputs, excessive fun c tion a and   non-function a errors, lack of  user  involvement, unclear user  roles an d   responsibilit ies, and  uncl ear crit eria  of  user  acceptan ce t e st.We help foster   the t i m e l y  co m p letion of us er a ccep tan ce  b y  proposing  a  m e thod of   identif yi ng th e r i s k  facto r s  in us er a ccep tan ce d e la and  crea tin g a proj ec t   management plan to weed  out  th e iden tif ied r i sks. We propose  a g u idelin e for   a n  IT se rvic e ma na ge me nt  pl a n  tha t  wee d s out or  lowers th e r i sk  factors well  in adv a nc e.  To  val i dat e  the  gu idelin e’s ut ili t y ,  we  appl it  to  IT  servi c e   projects.  The results  show that the  gui d e lin e  is   effec tive   in  id en tif ying  and   removing risk  f actors  aff ecting  delay s   in  the  us er  ac cept a nc e of  IT  s e rvi c e   projects .   Keyword:  IT se rvice  project   Pro j ect  m a nag e m e nt  pl an     Pro j ect   ri sk  m a nagem e nt    Project s u ccess  and  failure  factors   User accepta nc e test    Copyright ©  201 5 Institut e  o f   Ad vanced  Engin eer ing and S c i e nce.  All rights re se rve d Co rresp ond i ng  Autho r Seu n g  R y ul  Je on g,     Gra d uat e  Sc ho ol  o f  B u si nes s   IT,   Kook m i n  Un iversity,  7 7  Jeo ngn eung- ro Seung buk -g u, Seou l, Repu b lic  o f  Ko r e Em a il: srj e on g@koo k m in .ac.k r       1.   INTRODUCTION  User acce ptance delays occur fre quently in IT servi ce projects in Korea  due t o  va rious  risks.  Use r   acceptance  can be  either intermediate or  fi na l [1]. Interm ediate user acce pt ances e x ecute   at the e n d stages of  pr o j ect  m i l e st ones, s u c h  as  d u ri ng sy st em  anal y s i s  and  de si gn , de vel o p m ent ,  or i n t e g r at i on a nd sy st e m  t e st Final user acc e p tance e x ec ute s  at the sta g of  project  c o m p l e t i on t o   co nfi r m  readi n ess f o r sy st em  opera t i on.  The  res u lts  of use r  ac cepta nce tests are  cl osely rela ted t o   project  payments, whic are m a de afte r the   interm ediate a nd  final user a cceptance tests  have  bee n  pa s s ed.  Delays in  interm ediate or final use r  acce ptance   tests m a y i m p e d e   pr oj ect  ob j e ctiv es an d im p o s add itio n a l   co sts i n  tim e an d m o n e [ 2 ].  Th e bu yer m a y also   im pose  del a y  char ges  o n  t h e  s u p p l i e or  g o  t o  c o u r t  i f  t h d i sput es ca n not   be  resol v ed  bet w een  t h em User acce ptance delays ca rry critical risks, suc h  a s  (categorize d  by project   milestone) unclea r  use r   requ irem en ts  d u ring an alysis and design , sch e du le  d e lays an po or-qu a lity p r o g ram  co d e s during   devel opm ent ,   an e x t e n s i o o f  t h e i n t e grat i o n t e st  pe ri o d ,  c h an ges  t o  re q u i rem e nt s du ri n g  t h e i n t e g r at i o n  t e st and a  lack of  user i n volvem en t, a n unclear final  user acce ptance  test cr it eria  during test . T o  e n s u re  tha t  use r   acceptance  tests com p leted  on tim e , we  propose t h at the  ri s k   factors  for  us er acce ptance  tests nee d  t o  i d entify   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I J ECE Vo l. 5 ,  N o . 4 ,  Au gu st 2 015    83 –  83 8 33  an d th at  d e tailed   p r o cedures  an d criteria  for p r ev en ting  th e id en tified  risks in  ad v a n ce  need  to sp eci fy  in  th pr o j ect  m a nagem e nt  pl an.   Most studies have disc usse d t h e failure a nd  succe ss  factors  in projects a n d us er acce pta n ce tests [3- 10]  as  wel l  as pr o j ect  m a nagem e nt  pl an i t e m s . Ho we ver ,  fe w st u d i e on  p r o j ect  m a nagem e nt  pl an s ha ve   discuss e d proc edures a n d c r iteria for preve n ting the   IT  se rvice project ris k s of  user acceptance delays.  Ch ap ter  2 prov id es so m e  b a ck gro und   fo r t h is st ud y. C h ap ter 3 i n tr odu ces th gu id elines for  t h e I T   servi c e  m a nagem e nt  pl an  p r op ose d  i n  t h i s  st u d y .  C h apt e val i d at es t h pr o pose d  g u i d el i n es  by  a ppl y i n g   them   to IT service projects.  In  th e last ch apter, we  d i scu s s th e resu lts and  li m ita tio n s  of th is stud y as well as  p o s sib ilities for fu ture  research     2.   BA C KGR OUN D  KN O W LED G 2. 1.  Pro j ect  M a n age ment  Pl an   p r oj ect m a n a g e m e n t  p l an is a  form al, ap prov ed   d o c u m e n t th at  d e fin e h o proj ect activ ities are t o   be e x ecut e d, m oni t o re d, c o nt r o l l e d, a n d c onc l ude d.  It  t y pi cal l y  co m p ri ses p r o j ect  b a sel i n e s  o f  sc ope , sc h e dul e ,   an d co st an d sub s i d iary  man a g e m e n t  p l an s su ch as sco p e , tim e ,  co st,  qu ality , hu m a n  reso urces,  com m uni cat i on,  p r ocu r em ent ,   ri sk,  st a k eh ol ders , a n d  i n t e g r at i o n  as   wel l  a s   ot her   pl an ni n g   d o cum e nt s s u ch  as   req u i r em ent s  and c h a nge m a nagem e nt  (se e  T a bl e 1) . T h e co nt ent s   o f  p r o j ect  m a nagem e nt  pl ans  vary   depe n d i n up o n  t h e  ap pl i cat i o n  area  an d c o m p l e xi ty  of  t h e project [1 1].  Project m a nage m e nt plans  are ve ry  im port a nt   beca use t h ey  are  ki nd  of c o nt ract  doc um ent a t i o n s  and  bec o m e   a basel i n e f o pr o j ect  act i v i t i es an d   execut i o n.  I f   any  seri ous  di sput es  bet w ee n t h e  su p p l i e r  an buy er  ar i s e, t h pr o j ec t   m a nagem e nt pl an   becom e s a  re f e rence   fo r  dec i si on-m a ki ng   or  asses s m e nt  of   di sp ut es.  T h ere f o r e,   pr o j e c t  m a nagem e n t  pl a n s   n eed to  write clearly and  con c retely in  lin with  th g u i d el i n es. M a nagem e nt   pl ans  f o r  s o f t ware  p r o j ect s   have   t h e f o l l o wi n g   m a jor  sect i o n s :  o v er vi ew,  p r o j ect  or gani zat i o n, m a nageri al   pr ocess  pl an , t echni cal   pr oce ss pl a n ,   and s u pport  process  plan (see  Table  2).      Tabl e 1. Sect i o ns of   p r o j ect   m a nagem e nt   pl a n  [1 1]   Major Sec tion   S ection  Topi cs   Project baselines   Scope baselin e,  Schedule baselin e, Cost  baseline, Project  ba selines  management  Subsidiar y  plans  Management p l ans(Scope, Co st, Schedu le,  Requirements,   Qua lity ,  Risk, Proc e ss  improvement, H u man resource,  Procurem ent,  Co m m unications , S t akeho l ders )   Others  Life cy cle; Pro j ect objectives; Other  Mana g e ment Plans  ( C hange , Issue s , Proc e ss,  Configuration )       Tabl 2. M a na gem e nt  pl an  fo r s o ft w a re  p r o j ect s [1 2]   Major Sec tion   S ection  Topi cs   Overview   P u rpos e, s c op e,   objec tives ;  As s u m p tions  and  co n s traints; Project  deliv erabl e s ;  S c hedule  and   budget summar y ; Evo l ution  of  th e plan   Project organization  Extern al int e rface;  Ro les and  r e sponsibilit ies; Int e rnal   structu r Managerial process plan   S t art-up p l ans ( es tim ation ,  s t a ffin g , res our ces   acq uis ition,  and  proj ect  s t aff  tra i ning   plans ) ;   Work plan(work  activities ,  sch e d u le, res ource, an d budget allocation); Contro l plan;    Risk management plan; C l oseou t  plan   Techn i ca l pro ces s  plan   Process model;  Methods, too l s,  and techniqu es Infrastructur e p l an; Product  acceptance plan   Supporting process  plan   Configuration  management  p l an;  Verifi ca tion  and  va lida tion  pl an;  Docum e ntation  p l an;   Quality   assurance plan; R e views and audits ; Problem resolution plan; Su bcontracto r   management p l an; Process impro v ement plan       2. 2.  Ch ar acter i sti c s o f  IT   Se rvi ce Pr ojec t   En terp rises  h a v e  recen tly increased th eir  IT se rvi ce  pr oject s ,  p r ovi di ng  i n t e g r at ed  i n f o rm at i o n   syste m s as require d  by t h eir  clients, to ac hieve thei bu si ness go als.  I n  an  IT serv ice  pr oj ect,  p r oj ect  tea m   me m b er s co ndu ct st r a teg i c plan n i ng , an alyze  u s er  r e qu ire m en ts,  d e sign th I T  system  b a sed on the  u s er  requ irem en ts,  d e v e l o p and  test th e in teg r ated  info rm a t i on sy st em  usi n g  h a rd ware  an s o ft ware,  an o p erat e   an d op timize th e in teg r ated  i n fo rm atio n  syste m . An   IT  se rvice project c r eates ne w se rvices that integrate IT  p r o f ession al tech no log i es  with  in du strial  k nowle dg e to up grad e an  o r g a n i zatio n’s co m p etitiv en ess and  i m p r ov e its  v a lu e an p r o ducts u s i n g IT sk ills [1 3 ] . Th us, m e m b ers of IT serv ice  pro j ect  team s req u i re  IT  p r o f ession al tech no log i es, ind u s t r ial kn owl e d g e , an d th sk ills n e ed ed to  m a n a g e   p r oject facto r s su ch  as  sco p e, sc hed u l e , cost , a n d ri s k . P r oject  t e a m   m e m b ers gat h er a nd a n al y ze t h e use r s’  b u si ness  re qui re m e nt Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I J ECE   I S SN 208 8-8 7 0 8     Gui d elines Ai med at  Reduci ng the  Risks  of  User A ccept a nce Delay  in t h e  Context of …   ( S eu n g  Ry ul  Je on g)   83 4 an d th e system’ s   fu n c tion a l an n on- fu n c ti on al  r e qu ir em en ts du r i n g  t h e an alysis ph ase.Th e r e q u i r e m e n t of  the use r s a n the system   might  be  unclear due to i nvisi ble softwa re c h aracteris tics.  During the  sy ste m   in teg r ation  test , m o reov er, user requ irem en ts are  o f ten  chan g e d .  Th ese  ch ang e s m a y a ffect system  q u a lity,   delay the sche dule  of syste m  integration  test, cause  cos t  overruns , and delay the  us er accepta nce  test. In  Ko rea, s u ppl i e rs an buy e r s  si gn c o nt ract s usi n fi rm -fi xed  pri ces a n d a t u rn key  f o IT se rvi ce  pr o j ect   agreem ents [14]. In a turnke y contr act, the  supplier  unde rtakes t o  deliver  the system s  the us er  requi r es   on  tim e , and the   buye r  is  oblige d  t o   pay t h s u pplier de pe nding on the  res u lts  of the  use r  acce ptance  te st (see   Fi gu re 1) .         Fi gu re  1.  R i ght s an o b l i g at i o of  t u r n key  t y pe c ont ract  [ 1 ]       Pay m en ts fo IT serv ice proj ects  will p a y  wh en th e task requ ired for  p r oj ect m i lesto n e s ar com p leted. Sa m p le paym ents  divide i n to  five installm ents, each with its  own sc he dule and c r iteria. Pa ym ent  perce n t a ge  rat e s de pe nd  o n  t h e de gree  o f   pr o j ect  com p l e t i on  (see Ta bl 3)       Tabl 3.  Sam p le pay m ent s  sch e dul e a n d c r i t e ri a [ 15]   Pa y m ents  Rate   (%)   Schedule   Criteri a   Initial   20  Agreem ent of  co ntract   Issue contract  perform ance bond   1 st  Middle  15  Completion of  analy s is and  design  Pass criter i a of d e sign completio 2 n d  Middle  20  Completion of  p r ogram develop m ent  Pass criter i a of u n it test of  program code  3 r d  Middle  15  Completion of in tegration  test   Pass criter i a  of  i n tegra tion  test   Final  30  Completion of  final user  acceptance  te st  Pa ss c r ite ria of s y ste m  ope nne ss  a nd  optim izat ion       2.2 F a ilure  and Succes s F a c t ors  for Pr oje c ts   The St a ndi s h   Gr ou p R e po rt  l i s t s  t h e t op  10  fai l u re a nd  suc cess fact o r s f o r  pr o j ect s. T h m a i n  fact ors   relate to   requ ire m en ts, u s er i n vo lv em en t, an d th proj ect   plan  (see  Tabl e 4). T o  e n s u re that user ac c e ptance   tests exec ute  on tim e, project  tea m   m e m b ers shoul d   write t h e project m a na gem e nt  pl an  cl earl y  an d c o nc ret e l y   to pre v ent  project failure  and  addr ess th risk   facto r s related  to re qu ir em e n ts an d pr oj ect  p l ann i ng     Tabl 4.  Pr oj ec t  fai l u re  an d s u ccess fact ors  [ 16]   Failure factors  Success factors   Incomplete requirements  13.1   User involvement   15.9   Lack  of user  invo lvement  12.4   Executive a nd ma nagement support   13.9   Lack of  resources   10.6   Clear  statement o f  requirements  13.0   Unrealistic expec t ations   9.9   Proper pro j ect pla nning  9.6   Lack  of exe c utive support   9.3   Realistic expectations  8.2   Changing  require ments and spe c ificati ons  8.7   Smaller project m ilestones   7.7   Lack of  pro j ect planning  8.1   Competent  staff  7.2   Didn't need  it any  longer   7.5   Ownership  5.3   Lack  of IT  manag e ment  6.2   Clear vision an objectives   2.9   Technological illiteracy  4. 3   Hard-working, fo cused staff  2. 4     Bu yer  Sup p lier  Rig h t s to requ ire th e task s on   ti m e   Ob lig ation  t o  co m p lete th e req u i red task on  t i m e Obl i g at i o n t o   p a y  depe n d   on  c o m p l e t i on  of  re qui red  t a sks  on  t i m Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I J ECE Vo l. 5 ,  N o . 4 ,  Au gu st 2 015    83 –  83 8 35  Tar a wn eh   ( 201 1)  categ or ized  so f t w a r e   p r o j ect  su ccess  an d failure  facto r s in to organ i zatio n a l,  technical, people, and c u lture  groups  (see Ta ble 5)  [17] and each fact or  ha ve detail va riables and m a de rank.  added t h e knowledge areas of proj ect m a nagem e nt to each  variable of success and fa il ure fact ors. The  m a j o k nowledg e areas o f   p r oj ect man a g e m e n t  related  to  su cce ss an d  failu re facto r are  qu ality,  stak eho l d e r,  sco p e tim e   and  cost, and hum an res o urce. W i de rman  (1992) class i fies the   projec risks acc ordi ng to t h eir im p act on  the  proje c t (se e  Table  6)  [19]. He  categori zes the  pr oj ect  r i sk b y   p r oj ect kn ow ledg ar eas as lik e sco p e q u a lity, sch e dule an d cost.              Tabl 5.  Fact o r s i n  s o ft ware  s u ccess a n fai l u re  [ 17] [ 1 8]   Factors  Variables  Rank   PM Kno w ledge Areas   Organizational Formal  methodology   Clear business o b j ectives  Executive sup por Minimized projec t scope   Q u ality  Stakeholder   Stakeholder  Scope   Technical   Understanding  requirements & management  requirement chan ges  Standard softw a r e  infrastructure  R e liable estimate    Scope     Scope   Time and C o st   People User  involvement   Experienced  pro j ect manager   Stakeholder  Human  Resource   Culture Organizational  cu lture   10  Stakeholder      Tabl e 6. Pr oj ec t   ri sks   [ 19]   PM Areas  Risks  Scope   Changes  of sco p e  or the  subseque n t  need for  fi xes to  achieve  the requi red technical deli verables    Q u ality  Failure to complete ta sks to the required level of  technical or quality  performance  Schedule  Failure to complete tasks w ithin the estimated time limits or risks a ssociated w ith dependency  netw ork  logic  Cost  Failure to comple te tasks w ithin th e estimated budge t allowances       3.   GUI D ELINE S FO R P R O J ECT M A NA GEMENTPL AN  OF  IT SE RVI CE   We c r eat gui del i n es  f o r  p r o j ect  m a nagem e nt   pl ans  o f   IT  servi c e  by  i d e n t i f y i ng  t h e  o b j ect i v es  a n d   criteria, and i d entify the  dela y factor s of  us er acce ptance i n  the  softwa re   de velopm ent life cycle. The n we   su gg est  gu id elin es  for elim in a tin g  th e d e lay  facto r s and  ap p l y th em  to  actu a l p r oj ects (see  Fig u re  2 ) .             Fi gu re 2.   Pr oc ud u r e of  m a ki n g  gui del i n es [1 5]       3.1. User   Acce ptance  Tes t  Criteria   Haret o n   (1 997 ) no tes th at so ft ware testing  con s ists of th e follo wing   p h a ses: u n it test, in teg r ation  test,  syste m  test, user acce ptance  test (UAT), a n d test objec tives and c r iteria for eac h s o ft ware test  phas e [20].  Kl ei n ( 2 00 3)  n o t e s t h at  t h e “ s oft w ar e system test is th e v a lid atio n  th at  t h e s o ftwa re m eets its requi re m e nt”  Identif y D e l a y F actors   in Ac cept a nce  T e s t     Suggest Guidelines for R e moving Delay     F actors  in  Acc e p t anc e  T e s t   Appl y the  Guide lines  to Actu al  Projec ts  Identif y Ob je cti v es  and Cr it eria   of    Accept a nc e T e s t     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I J ECE   I S SN 208 8-8 7 0 8     Gui d elines Ai med at  Reduci ng the  Risks  of  User A ccept a nce Delay  in t h e  Context of …   ( S eu n g  Ry ul  Je on g)   83 6 and that “acce ptance testing  checks the  syste m  beha vior  a g ainst t h e c u st om er’s re qui re ments (the  ‘c ontract’)”   [21]. Ha reton (1997) notes, “the use r  acce ptance  test is   an im porta nt s t ep as  the  last   line  of ve rifica tion t o   check the  rea d iness  of a s o ft ware deli vera ble against t h us er’s e x pectation” [20]. T h objectives a nd  c r iteria   of  user acc ept a nce tests in the IT  se rvice project lifecycle shown in Ta ble 7.  Inte rm e d iate user acce ptanc e   tests occ u r during the  a n alysis, de sign,  and test sta g es and the  fi nal  user acce ptanc e  test occ u rs i n  t h acceptance test stage. The  criteria  of the  user accepta nce test com p ri se the  quality attributes of the   requ irem en t specificatio n ,  t h e syste m  q u a lity attrib u t es , the software  q u ality attrib u t es, th fu n c tion a l and  no n - f unct i o nal   sy st em  requi re m e nt s, an d t h readi n ess  of  sy st em  operat i on  [ 22] [ 2 3]       Table  7.  Use r  a cceptance  criteria [22][24]  Stage  Acceptance  Ob je ctive  Acceptance  Criteria  Analysis  Requirements spe c ification,  ER (Entity R e lation)  D i agram   Q u ality attributes of requirement specification   D e sign System  architecture  System quality attributes   Development  Program  speci fication, Sourc e  co d e   R e sults of unit tes t   Softw a re quality attributes,   Component  quality attributes  Integration Test  R e sults of integration/system  test  Functional & no n -functional requirements  System test  R e sults of system test  System quality  Acceptance  test  Results of acce ptance test  Readiness of  system operation       3.2. Delay Fac t ors   for User Acceptance  T e st    This re searc h   suggests t h at the m a jor  dela y factor s  in  us er accepta nce  tests  relate to  scope, tim e,   q u a lity, an d stak eho l d e r m a n a g e m e n t  (see Tab l 8 ) Nidu m o lu  (19 96)  n o t es, “Requ i rem e n t s un certain t y had  a  significa nt e f fect on  residual  pe rf orm a nce risk and a  dire ct ne gative  e ffect on  proces s  pe rform a nce” [25].  User invol vement is a p prop ri ate for s o lvi n unst r uct u re problem s whe n   user acce ptance   is im porta nt [26][3].  Scope m a nage m e nt address e s cha n ges i n  sc ope a n d in re q u i r em ent s  (i ncl udi ng   clarifications ). Tim e   man a g e m e n t  ad dresses lack   o f  sch e d u l e man a g e m e n t  sk ills an d  sho r t or u n realistic p r o j ect  p e ri o d s Qu ality  m a nagem e nt  add r esses   uncl e ar i n t e grat i o n  t e st  cri t e ri a,  exc e ssi ve  f unct i o n a l  an n o n - f u n c t i onal  sy st em  err o rs and   po or - qual i t y  del i v era b l e s .  St a k eh ol de m a nagem e nt  add r esses  l ack   of  u s er  i n vol v e m e nt  i n   req u i r em ent s   d e fi n itio n ,   un clear d e fi n itio n o f  t h e u s er’s ro le, and   lack  of  u s er i n volv e m e n t  d u r ing  d a ta m i g r atio n, th integration test , and the  user  acceptance test . Hum a n re source m a nagem e nt addres ses lack of system  d e sign  and test com p etency an d sy st e m  opt im i zat i on.      Table  8.  Use r  a cceptance  dela y factors [15][27][28]  Stage  Acceptance  test d e lay factors  PM  Area   Analysis  Lack  of user  invo lvement  Unclear req u irement  Stakeholder  Scope   Design   Lack  of requirem e nt definition, Re quirement change /add  Poor quality of  design  Scope   Q u ality  D e velopment   D e lay in development and  hardw a r e  installation   Poor quality of  pr ogram code  Time  Q u ality  Integration and sy stem  test   Requirement cha nge/add   Unclear criteria o f  test  Lack  of user  invo lvement  Scope   Q u ality  Stakeholder  System openness   Functional Errors  & Performance  i ssues  D e lay in data migration  Q u ality  Stakeholder  Acceptance  Test  Poor quality of  da ta migra tion,  Lac k  of  operation rea d iness  Quality      3.3.  Guideline s  for IT  Serv ic e Project Manage ment Plan  We c r eat det a i l e d g u i d el i n es f o r  I T  se r v i ce  pr o j ect   m a nagem e nt  pl ans  acc or di n g  t o  se ver a l   k nowledg e areas: ti m e , sco p e , qu ality, an d   hu m a n  resou r ce an d  stak eho l der m a n a g e m e n t  (see Tab l e 9). Each  kn o w l e d g e are a  cont ai ns se v e ral  i t e m s . Tim e   m a nagem e nt  i n cl u d es  pr oject   peri od a nd m i l e st one.  Sco p e   m a nagem e nt  i n cl u d es t a rget   sy st em  confi g u r at i o n  an d  de ta ils on   wo rk   per f o r m e d, ha rd w a re a n d  s o ft wa re lists  t o  del i v e r , c h a nge m a nagem e nt  cri t e ri a an d p r oc ed ure s basel i n e sc hed u l e  f o r re q u i r e m ent  and  desi gn , an d   freezing  sc hedule for system  cha n ges.   Qua lity  m a nagem e nt incl udes m e thodol ogy,  quality obj ectives a n assurance ,  use r  accepta nce  criteria and  proce d ures , and  project c o m p le tion proc edures. Stake hol der  man a g e m e n t  in clud es proj ect  ex ecu tion   organ i zatio n,  u s er  ro les and respon sib ilities, and  u s er invo lv emen t in  devel opi ng  u s e r  re q u i r em ent s  on  t i m e .      Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I J ECE Vo l. 5 ,  N o . 4 ,  Au gu st 2 015    83 –  83 8 37  Tabl 9.  G u i d e l i n es f o r  IT  ser v i ce p r oject  m a nagem e nt  pl a n   [1 1] [ 12] [ 2 0] [ 27]   PM  Areas   Item   R e lated to  Acceptance  Test  Guidelines for I T   Service Pro j ect M a nagement Plan   Time  Period  Final acceptance   test date  Project p e riod mu st align with co nt ract period, cover i ng start to end   using the  YY YYMMD D format, including the  optimization period.  D e tailed  Schedule   Intermediate  acceptance   test date  D e tailed proj ect s c hedule must align w ith  proj ect per i od and milestones  and  w ith other pr oj ect management ar eas (e.g.,  scope,  quality,  risk).  Scope   Scope of  Project   Scope of  final  acceptance   test   Proj ect scope must cover entire sys t em configuration.  Skilled  specialists should  review configura ti ons of business  application, system  including hardwa re and  software f o r project.  Project   Work  Scope of  intermediate  acceptance   test   Proj ect a c tivities need to  detail bas e d on  S O W  or pr oposal.   Proj ect   work  need  to brea k do wn  based  on   the WBS guidelin es.  Assumptions  and co nstraints of project  work n e e d   to  specify . Any  changes during  negotiation stage  need to  reflect clearly.  Har d war e ,   Softw a re  Solutions  Scope of  acceptance test    for hardware and  softw a re  solutions  Hard ware installation schedule an d  wa rranty start date need to  w r ite  clearly. If custom ers supply the  har d ware  and/or soft ware solutions, th customer’s role in supply a nd  delivery schedule  of h a rdware  and   software need  to  write clearly.  Q u ality  Methodology   D e liverables for  acceptance test   Methodologies fo r development a n solutions need  to customize  properly.   Outputs  and  deliverables  of each  stage n e e d  tooptimize and   align with user  ac ceptance tests sch e dule.    Q u ality  C r iteria   C r iteria of  acceptance test   Quality criteria of user ac ceptance  test should be  mea s urable and   realistic.   Acceptance   Test  Procedures of   acceptance test   Procedures of  intermediate and fin a l user acce ptanc e  test need  to  write  cl ear l y  ( e .g .,  t ype,  s c hedul e ,  t e s t  cr i t e r i a)   C o mpletion  C r iteria of final  acceptance test   Completion proce ss and criteria of  project a nd syste m  delivery need   todefine clearly.  Stake  holder  Rol e s and   Responsibilitie s of  Organization    User involvement       Executive a nd  management  support  R o les and responsibili tiesof clients  an d  users nee d  to  define clearly to   develop business   and user  requirements on time. R o l e s of clients and  users need  to defi ne for user  acce ptances test.    Organization ch arts of pr oject team s, including  clients, nee d  to  include   all of subsystem a nd functional de p a rtments, including steering  committee and P M O. Roles and  re sponsibilit ies of e ach pro j ect team   and functional d e partments need to  write clearly.  Integra  tion  Change   Scope change   Ob jectives,  proce dures, a nd  criteria  of ch ange  reques t s need to  write  clearly. Change  c a tegories and clas ses  must align  w ith proj ect attributes  (e.g., sc ale, areas).  B a seline  Scope baseline  Baseline schedule  of user  requirements and system  d e sign need  to  write  clearly.  Freezing  Freezing of  chang e   Freezing sched u le of c h ange  reque sts for As-Is an To-Be  system nee d   to w r ite clearly.    * SOW( State m ent  Of W o r k ) ,  W B S(W o r k  Br eakdown  Str u ctur e) , PMO( Pr oject Managem e n t  Office)       4.   APPLI CATI O OF  GUI D ELINES F O R  IT SER V I C E  PR OJE C M A N A GE MEN T  PLAN     The  ent e r p ri se PM O   (Pr o gra m  M a nagem e n t  Of fi ce)   su pp l i es th e gu id eli n es and  tem p lates of t h pr o j ect  m a nagem e nt  pl an t o  t h e pr o j ect  m a nager ,  w h o  t h en d r aft s  a  versi on  of t h e pl an ba sed  on t h e   g u i d e lin es and   te m p lates. Th e proj ect m a n a ger th en  send it  to  th e en terpri se PMO fo r rev i ew. Th e en terprise  PMO s u gge sts  changes  or  pas s es it along. M eanwhile, t h project m a nager adjusts th e d r af t’ s   con t e n ts  du r i ng  d i scu ssi on wi th  clien t s.  After they co m e  to  a m u tu al ag ree m en t on  t h p l an , th ey  set  a b a selin for  it. Th plan’s gui d elines nee d  to sta n dardize for  ent e rprise-wid e ap p lication .   Nidu m o lu  (199 6)  notes t h at “Inc reases  in  th e stand a rdizatio n  were d i rectly  asso ciated  with   d e creases in  th e resid u a p e rform a n ce risk  wh ich led  to  increase   in both process   and product   pe rform a nce” [25]. If it lac k s st a nda rdized gui d elin es, the  project   m a nagem e nt  p l an’s  ef fect i v e n ess m a y  vary   depe n d i n o n  t h project m a nager’s c o m p etence  or expe rience.  In  addition, c r itical conte n ts concerni ng t h e user accepta nce  t e st  m i ght be missing  or i n acc urate.  Any issues  or  disputes  related t o  use r  acceptance m a y seriously  affect  the s u pplier through delays   in  t h e project or paym ent   sch e d u l e. Proj ect m a n a g e m e n t  p l an sare con t racts and b e come th b a seline fo p r oj ect activ ities an d ex ecu tio n.  The  pla n   serves as  the   refe rence  for  decision-m ak i n g  an d a ssessm ent   du ri n g  any  ser i ous   di sp ut b e t w een   su pp lier   and  bu yer .  Th er efore,  th e p l an m u st b e  clear, realistic, an d   d e tailed  in  lin with  th e gu id elin es.  W e   recom m end us i ng t h e p r oced ure  desc ri be bel o wt o a p pl y  t h e g u i d el i n e s   ent e r p ri se- w i d e t o  ad d r ess t h e ri s k s   of the  use r  acc eptance test  (se e  Figure  3).    Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I J ECE   I S SN 208 8-8 7 0 8     Gui d elines Ai med at  Reduci ng the  Risks  of  User A ccept a nce Delay  in t h e  Context of …   ( S eu n g  Ry ul  Je on g)   83 8     Fi gu re 3.   A p pl i cat i on pr oce d u r es of   g u i d el i n [ 15]       We tried to app l y th g u i d e lin e t o  sev e ral  actu al  p r o j ec ts  as  lik e la rg e - s c ale  n e w b a nk ing s y s t e m  a n security system , and ins u ra nce syste m  developm ent proje c ts. The  ris k related with  use r  acce ptance te st can  b e   weed   ou o r  lowered .  In ad d ition ,  th p r o j ect  m a n a g e men t  team  can  set th b a selin e fo u s er  requ i r em en sp ecification  on  ti m e  an d  trace an d  assess the requ irem en t ch ang e s t o  im p act q u a lity o f  syste m , p r oj ect p e ri o d and c o st. M o reove r, t h ey m a ke additional cont ract  for  cont ract am ount increasi ng  due t o  re quire m ents  chan ges  [ 15] .       5.   CO NCL USI O N   Most IT se rvi ce projects contract ed t h r o u gh t u r n key  ag reem ent s , i n  whi c h t h e sc h e dul i n of t h e   middle and  final paym ents depends  on t h results  of th user accepta nc e test. If the  test delays, the   project   also  delay and cau se co st  overru n s du e t o   th e add itio nal resources required .  Furth e rmo r e, th e bu yer can  i m p o s e a  d e lay ch arg e  and  clai m  fo r an d a mag e du e to lo st b u sin e ss oppo rt u n ities.  This study s ought t o  ide n tify  and rem ove t h user  accept a nce test’s  risk factors that a ppea r   during  project planning. W e   st udie d  the obj ectives , ite m s , and crit eria  of the  us e r  acce ptance  te st and ide n tified t h d e lay f actor s emer g i ng  in th e pr oj ect  lifecyc l e.  W e  the n  created a n d appl ied  d e tailed guid e lin es for a  proj ect   managem e nt plan of IT se rvi ce. The  res u lts showe d  th at the project  delay factors  in t h e  user acce ptance test   relatin g  t o  tight scop e m a n a ge m e n t , ch an ge, qu ality, h u m an  resou r ces, and  stak eho l d e rs  were  red u c ed As a  baseline,  for i n stance, e ffective requ i r em ent  defi ni t i on a n t r aci ng  o f  re q u i rem e nt change can  reduce t h e risk  of  sche d u l e  del a y s  an d c o st  o v e rr un s.   These  g u i d el i n es f o r  p r oject   m a nagem e nt  p l ans  of  IT  se rv i ce sh oul hel p   pr o j ect  m a nagers , PM Os,   and quality  manage rs  write and revie w   t h eir plans  to  fa cilitate ti mel y  com p letion  of  user acce ptanc e  test.  Howev e r, th is  stu d y  is limite d  in   b e ing  co nfin ed  to   IT se rvice projects  based  on t u rnke y agreem ents. These   gui del i n es  nee d  t o  a p pl y  t o  pr o j ect s i n   ot h e r i n dust r i e s, s u ch a s  co nst r u c t i on a nd s h i p bui l d i n g ,  a nd t h at  ar e   base on  di f f er ent  co nt ract  t y pes.       REFERE NC ES   [1]   Act on Con t ra cts  to whi c the  sta t is a  part y,   Min i stry of strategy  and finan ce, Rep ublic of Korea , 2 012.  [2]   K. B.   L e e, e t . a l ., “A St udy  on t h e  In flu e ncing f a ctors on  the Pro f it Improveme nt Rate of  IT Serv ice Projects”,  The   Korea Society of Manageme nt In formation System ”, pp . 262-286 , 2010.  [3]   B.  Ives, M. H. Olson,  “USER IN VOLVEMENT  AND MIS SUC C ESS: A REVIEW OF RESEA RCH”,   Manag ement  Scien c e , vol. 30 , no. 5, 1984, pp.  586-603.  [4]   O. Zwik ae l,  e t . a l. ,  “ F rom  Critica l  Suc cess Fa ctors  to Cr iti ca l Suc cess Proc esses”,  In ternational Journal o f   Production  Research , vol. 44 , no . 17 , 2006 , pp . 3 433-3449.  [5]   D.I. C l el and,  et   al. ,  S y s t em s   Analy s is  and Project Management,  McGraw Hill , 198 3.  [6]   R.G. Coop er, et.al., “Benchmar k ing th e f i rm’s cr itical success  factors  in n e product d e velop m ent”,  Journal of  Production  of In novation  Manag ement , vol. 12 , 1 995, pp . 374-39 1.  [7]   J. Johnson, et  al., “Colla bo rating  on project success”,  Software M agazine , 2001 [8]   P. W.  Morris,   e t .a l.,   The Ana t omy   of Ma jor Projec ts,   John W iley  and Sons , 1987 [9]   J.R.  Turner , Th e Handbook  of  Projec t-based  Management:  I m proving the p r ocesses for  Achieving  Strateg i Object ives ,   McG r aw-Hill , 1999 Supply  Guid elin es for Writ ing Pr oject Manag e ment    Pla n  by  PMO  Writing Project  Mana gement Plan b y   Project Manager   Discussing & A d justing, Agreement between    Clients  and Project Manag e   Reviewed  b y  P M Change R e quir e Pa ss   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I JECE Vo l. 5 ,  N o . 4 ,  Au gu st 2 015    83 –  83 8 39  [10]   J.K. Pinto ,   et .a l.,  “ C riti ca l f a c t ors in  successf ul proj ec t im pl em entat i on” I E EE Transaction  of  Engineerin Management , EM-34, 1987, pp.  22-27.  [11]   PMI Standard  Com m ittee, A  Guide to  the   Pr oject Management Bod y  of  Knowledge 5 th  Edit ion,   Pr oj ec t   Management Ins titut e , 2013.  [12]   K. S c hwalb e ,  Inf o rm ation T echn o log y  Project M a nagement 7th ,   Course Technology , 2013 [13]   Understanding o f  IT Service Ind u str y Korea  Information Techn o logy S e rvice In dustry Association , 2013 [14]   H.S. Kim, “An I m provement  of   SI Contracting   Laws and  Regu lations in  Korea”,  Korea Society of IT S e rvices , vol. 1,  no. 1 ,  2013 , pp 29-43.  [15]   Internal Project  Report, “A” IT service Compan y, 2013 [16]   The Standish Gr oup Report, 201 0,  th e S t andish  Group.   [17]   H. Tar a wneh, “A Suggested Th eoretical Fr amework for Software Project Success”,  Journal o f  software Eng i neerin g   and Application , vol. 4, 2011, pp. 646-651.  [18]   D.B. Khang,  et . a l. , “ S ucces s  Cr iteri a an d F acto r s  for In terna tio nal Deve lopm en t Projec ts: A li fe C y cl e Base d   F r am ework”,  Pr oject Managem e nt Journal , vo l.  39, no . 1 ,  2008 pp. 72-84 [19]   R. Max Wid e rman, Project & Program  Risk Management, A g u ide  to managi n g  project r i sks and opportunities Project Manag ement Institute , 1 992, p .  III-3 [20]   K.N. Leung Har e ton, et.al., “A st ud y  of user  acceptance tests”,  So ftware Quality  Journal v . 6, pp.  137, 1997 [21]   C. S.  Kl ei n, “L IMS USE R  ACC E PTANCE TES T ING”,   Quality Assurance , vol.  10, 2003 , pp . 91 -106.  [22]   S. Y.  Ry u, S y stem Analy s is  and Requirement  En gineer ing,  Hanti Media , 2013.  [23]   E. Hull, et.al., R e quirements  Eng i neer ing,  Spring e r-Verlag, London , 2002 [24]   I. Som m e rville Software Eng i ne ering,   Add i son Wesley , 2006 [25]   S.R. Nidumolu, “Standardizatio n,  r e quiremen t s uncertainty   an d so ftware project  perform an ce ”,   Information &   Management , vo l. 31 , 1996 , pp . 1 35-150.  [26]   R. Palan i sam y “Empirically   Testing  the Relationships between  User   Involv e ment, Information  Waste, and  MI Success”, Journal of Serv ices Res earch , vo l. 1, 20 01, pp . 70-103 [27]   W.I. Kwon,  et.al., Practical  Software Testing  Foundation ,   Softwa r e Testing  Allian ces , 2006 [28]   B. P.  Li e n tz , et .a l. , Ri sk Ma na geme nt  for IT  Proje c t s,  BH , 2006.      BIOGRAP HI ES OF  AUTH ORS     Eun Joo Jeong   is   curr ent l y  a  P h D.  candid a t e  in   th e Gradu a te Schoo l of   Business IT at  Kookmin University , Korea.  He obtained  a B. S. in  Electr onics Eng e in eer ing at Chosun  University   and   an M.A .  in  MIS at Yonsei Univ ersity , Korea. M r . J e ong h a s ov er 30   y e ars  of  industr y  exp e riences  in th e areas of I T  Pr oject Manag e ment, IT  Audit, and Contr a ct  M a nagem e nt.  He has  publis h e s e veral p a pers  in  the pro ceed ings  and journ a ls  inc l uding J ourna l   of Intern et Computing  and Services.          Ji Hwan Bae  is  currently  pursu ing Master’s degree in   the Gr ad uate Schoo l of  Business IT at  Kookmin University , Korea. He holds a B . S.  in Computer Science  from Suwon University Korea.  M r . B a e’s  res e arch  int e res t s  in clud Enterpr i s e  Arch ite cture ,  Inform ation  S y s t em Planning, and  Project Manag e ment.          Se ung Ry ul Je ong  is a Professor  in th e Gradu a te  School  of Busin e ss IT at Kookmin University Korea. H e  holds  a B . A. in  Econ omics from So gang Univers i t y Korea,  an M . S .   in M I S  from  Universit y   of  W i sconsin,  and   a   Ph.D.  in  MIS fr om  the  Universi t y  of  South  C a r o lina ,  U.S.A.  Professor Jeong has published  extensively   in  th informatio n s y stems field ,  with  over 60   publications  in  r e fereed  journ a ls  like Journal of   MIS, Communications  of  the AC M, Information   and Manag e men t , Journal of  S y st ems and Softwar e among others.    Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.