Internati o nal  Journal of Ele c trical   and Computer  Engineering  (IJE CE)  V o l.  6, N o . 5 ,  O c tob e 201 6, p p . 2 425 ~243 I S SN : 208 8-8 7 0 8 D O I :  10.115 91 /ij ece.v6 i 5.1 146         2 425     Jo urn a l  h o me pa ge : h ttp ://iaesjo u r na l.com/ o n lin e/ind e x.ph p / IJECE  A Normative Process Model for ICT Business Continuity   Plan for Disaster Management  in Small, Medium and Large  Enterp ri ses       Fadeel Sam b o 1 , Felix Ol u B a nk ole 2   1  Department of   Information S y s t ems, Univer si ty   of t h e We st e r C a pe, South Africa    2  School of  Computing, University   of South Afr i ca, South  Africa      Article Info    A B STRAC T Article histo r y:  Received Apr 24, 2016  Rev i sed  Jun  29,  201 Accepte J u l 15, 2016      Small, Medium  and Large  Enter p rises (SMLs) are exposed  to  the risks of   business interru ption as th e y   expa nd and b e come more dependent on   Information Co mmunication Technolog y   (ICT)  infrastructure.  The cur r en stud y  seeks to  determine wh y   organiza tion th at have Business Continuity   P l an (BCP ) in place  and im plem ent regul ar  tes ting of the i r plan s til l   experience prolong downtime during a di saster event resultin g in Service  Leve l Agre em ent (S LA ) not bein g met or major f i nancial loss. B y  emplo y in g   descr i ptiv e analy tics approach  through  a qu alitative  case stud y ,   the research   propose a normativ e process model for  comprehensive procedu r es of BCP  for bus ines s  le a d ers ,  ICT  s e rvi ce m a nag e rs , I S  execu tives ,  d a ta s c ien c e   research ers, risk  managers, entreprene ur and policy  makers on how to adopt  s t rateg i es  on effec tive d i s a s t er  risk reduction and  management in   organizations.  The curr ent stud y  of f e r both  theore tic al  an d pract ic al   im plicat ions for   BCP in sm all,  m e dium  and  larg enterpr i ses.   Keyword:  B u si ness  co nt i nui t y  pl a n   Business  proce ss  C o m put er i n fo rm ati on sy st em s   Data engine eri n g & a n alytics  ICT se rvice  processes   I nno v a tion  R i sk m a nagem e nt   Copyright ©  201 6 Institut e  o f   Ad vanced  Engin eer ing and S c i e nce.  All rights re se rve d Co rresp ond i ng  Autho r Fel i x  Ol u B a n kol e,     Sch ool  o f   C o m put i n g,   Uni v ersi t y   o f  S out h Af ri ca,   So ut h Af ri ca.   Em a il: o l u . b a nk o l e@g m ail.co m       1.   INTRODUCTION  Bu sin e ss Con tin u ity Plan   (BCP) is an  iterativ p r o cess d e si g n e d  t o  id en tify  b u sin e ss critical  appl i cat i o ns a n d  en d o rse   po l i c i e s, pr oce d u r es,  p r oces ses  an pl ans  t o  ens u re  t h e  c ont i n uat i o of  t h es e   fu nct i o ns i n  t h e event   of a  di sast er [ 1 ] , [ 2 ] .   The  use an d a d opt i o of  IC servi ce m a nag e m e nt  i n  or ga n i zat i o n   has creat e d  a  consi d era b l e   am ount   of C o m put er In fo rm at i on Sy st em s t h at  pr ocess ,  t r ansm i t  and st ore  in fo r m atio n  [3 ], [4 ].     Ind i v i d u a o r gan i zatio n  is  un iqu e , and  as su ch  will h a v e  a  d i stin ctiv e BCP, irresp ectiv o f   sim ilarities within i n dustries a n d va ri ations  in  organizational landsca pe  [4],  because a n  ICT failure  or  disaster  would create  great conse que n ces f o r  o r ga ni z a t i on.   A BCP is a  docu m en t th at con s ists of co llectio n   o f   different proce d ures  and inform ation which is   devel ope d an m a i n t a i n ed t o  be use d  i n  t h e event  o f  an em erge ncy  or  di s a st er [5] , [6] .   It  is also considered as   a process t h at  ens u res t h at operations a n services a r un in terrup ted for th e en d- users or  cust om ers in an  or ga ni zat i on [ 1 ] , [ 7 ] .  The  ri sk o f  b u si ne ss i n t e rr upt i o n i n  Sm al l ,   m e di u m  and l a rge e n t e r p ri ses e x p a nd  a s   or ga ni zat i on  d e pen d o n   IC T  i n f r ast r uct u re  servi ces , t h e r ef ore c o m p rehe n s i v e p r oced u r e s  f o r B C P   pl a n  t h at  wou l d m i tig ate in terrup tion   o f  th b u sin e ss syste m s are requ ired  [1 ],[8 ],[9].   Sm al l ,  M e di u m  and Lar g Ent e r p ri ses  (S M L s) a r pl ay i ng a n  eve r-i n c reasi n rol e  i n  i n n ovat i on ,   po ve rt y  al l e vi at i on an d s o ci o - econ o m i c deve l opm ent  [6] .  T h i s  i s  dri v e n  b y  chan ges i n   I C T t echn o l o gi es an d   markets. T h e  s p in-offs  and hi gh growt h   bus i nesses a r ha ving  rem a rkable success  and conse que ntly addi ng  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I J ECE   Vo l. 6 ,  N o . 5 ,  O c tob e 20 16   :   242 –  24 31  2 426 val u e t o  s o ci o - eco n o m i c dev e l opm ent .  Ho weve r, SM Es  are susce p tible  to disaster  unless they pre p are in  adva nce  for t h eir operati o n proces ses  [6],[10].    The ca uses o f   busi n ess i n t e rr upt i o n i n   o r ga ni zat i o n s  are no t m a in ly from n a tu ral d i sasters bu t are  m u ltifaceted such as  hum an  errors  in  the sy ste m s, power outages a n d m a lici ous threats  [4],[6].   For exa m ple,   i n   t h e   U K ,   t h ere was  C y ber   ext o rt i o i n  whi c h a di st ri but e d  de ni al  of servi ce at t ack o n  onl i n g a m i ng   com p anies occ u rred [11], in  the US,  the  Worldpay e x perience d a  de nial  of se rvice  attack as  a  result  of  gene rat e d  e-m a i l  [1 2] , an ot h e di sr upt i o ns,   i n  A u st ral i a  a n New  Zeal an d .   Th e m a j o fo cu o f  BCP is  on  failure  p r ev en tio n b y   u s ing   p r ed ictiv e an alytics tech n i qu es to  id en tify  risks and putting proce d ure s  in place to ensure th at busi n ess functions are  c onti n uously ope ra tional.  Howev e r, th cu rren research  em p l o y s a  descrip tiv an al ytics sin ce SM Es th at  h a v e   BCP still ex p e rien ce  d o wn ti m e  to  p r ov id e i n sight in to  th e p a st an d und erstan d how th ey  mig h t  in fl u e n c e fu tu re ou tcomes.  T h e r efo r e ,  th r e s e a r ch  app lie d  two- ph a s ed  an al y t i c s app r oa ch-  desc ri pt i v e  an presc r i p t i ve.   C r i s i s  or  di sas t er eve n t  i n  an  or ga ni zat i o n   coul po ssi bl y  be a n y  em erg e ncy  t h at  s u dd enl y  occ u r s   an d  t h at d i srup ts d a y to  d a y o p e ration s   of th e bu sin e ss, wh ich  cou l d d a m a g e  a co m p an y ' s co m p etitiv e   adva nt age ,  t h e r eby   re qui ri ng  i m m e di at e at tent i o n  [ 1 2] Other a s pects  such as  tec hnological disasters, riots   and hum a n carnage , terroris m s , clim ate ch ange  and s o   on   has  ove r t h e  y ears pl ay e d   an e qual  i f  n o t  l a rge r   share  in  disaste r s [7].    Th e d e v e l o p m en t o f  BCP  h a s b een  a critical  p r o b l em  fo r mo st org a n i zation s  and  little li t e ratu re t h at   foc u ses o n  B C P   m a nagem e nt exi s t e d [3] .  T h o u g h ,  m o st  o r ga ni zat i ons es peci al l y  i n  Sout h A fri ca t e n d  t o   b e   relativ ely strong  in  t h field   of Disast e r  R e c ove ry  an Pl an ni n g  ( D R P ), t h ey  are not as  good as  it shoul be at  Business  Continuity Planning  (BCP)  a n d m o st of their approach is r eacti v e rathe r  than proactive  [13].  To o v e r com e  the d o w nt i m e bei ng e n co u n t e r e d dai l y  by  t h e  or gani zat i o ns  usi n g t h e t r a d i t i onal  DR P   approach, a m o re  com p rehe nsive a n d rigorous BCP is  nee d ed to ac hie v a state of busi ness continuity whe r e   cri t i cal  sy st ems and IC net w o r k s  are co nt i n u o u s l y  avai l a bl e. M a ny  b u si nesses t o day  re qui re 2 4  h o u r and  7   day s  a  week  o p e rat i ons  i n   or d e r t o  s u rvi v e, a s  a si n g l e  d o w nt im m i ght   m ean t h e  di f f er e n ce  bet w ee n fi nanci a l   g a in  and  fin a ncial  lo ss. Th erefore w ith t h ever inc r easing de pe nde ncy  on  ICT serv ices in   Sm al l, Mediu m  to   Large  Ente rpri ses (SMLs ) , it  has  bec o m e   a business   requ irem en t th at syste m s b e  fu l l y o p e rati o n a l  ev en   du ri n g  a di sast er by  ad opt i n g  a C o m put er I n f o rm at i on  Syste m s architectural m odel  t h at  wo ul d cu r b  di sast ers  in  a typ i cal  b u s in ess en terp rise.  Thi s  st udy  e xpl ores a b u s i ness co nt i nui t y  servi ce pl an m odel  for  di sast er eve n t  i n  SM Ls  or ga ni zat i on.  T h researc h   q u e st i on  foc u s  o n  t h e t y pe  o f  B C P ser v i ce re q u i r e d  f o r m a nagem e nt  of  di sa st er i n   SMLs.T he res earch  would  provide a com p re he nsive  pr ocedures of BCP plan fo business lea d ers, risk  m a nagers , e n t r epre ne ur a n p o l i c y   m a kers  o n   ho w t o  a d o p t  st rat e gi es  o n  e ffect i v di sast e r  ri s k   red u ct i o n a nd  m a nagem e nt The rest of the pape r is organized as follows:  Section   2  in tro d u ces t h concept u al  background.  Sect i on  pr ov i d es an  o v er vi e w  o f  B C P   pr oc edu r al  p r o ce ss. Section  pres ents the  re search foc u s.  In  Se ction  5, t h e co nce p t u al i zat i on o f  B C P  pr ocesses i s  prese n t e d .  D a t a  anal y s i s  and res u l t s  are di scusse d i n  Sec t i on 6  and  Sect i o 7 t h e c oncl u si o n   and  di sc ussi on .       2.   CO NCEPT U A L BA CK GR OU ND   Th frequ en t co mm u n ity-wid e d i sasters, as  well as  u n u s u a l d i sasters t h at  corpo r ation s in stitu tio n s m u n i cip a lities  an d   gov ern m e n t ag en cies  h a v e  su ffered  in th e p a st years h a v e  rev ealed  th at  p l ann i ng  fo di sast er rec o ve ry  i s  not  en o u gh t o  co nt r o l  t h ese u n f o r esee n circum stances. The r e m u st  be ade q uate pl an for  busi n ess co nt i nui t y  [1 4] -[ 1 6 ] .  Di sast ers occ u r f o r a n u m b er of reas o n s,  b o t h  r out i n e an d dram at i c , and B C P   m u st  address every  aspect   of  t h ese i n ci de nt s  [1 4] . Thi s  see m i ng un p r edi c t a bl e im pact s and  uni que ness  of t h e   i n ci dent dem a nds  dy nam i c, real  t i m e , effect i v e and c o st  ef fi ci ent  sol u t i o n s  hence m a ki ng B C P  sui t a bl e for   ICT service managem e nt res earch. The  nee d  to e v aluate  h o or ga ni zat i o ns can  p r ev e n t   recurring of disaster   event  by  i m pl em ent i ng  pr o p e r  B C P   so  as t o  ens u re m i nim a l  d o w n t i m e, pro v i d e  hi ghe r i n f o rm at i on  val u fo r   enterprise a n to ensure esse ntia l  busi n es s i m pact  [12] ,[ 1 7 ] ,[1 8 ] .   It is the r efore   im perative to  ens u re t h at the  co rrect  proce d ures, policies and  plans  are  in  place t o   p r o t ect an organ i satio n’ I C T in fr astru c ture and   d a ta.  For  ex am p l e, cr eatin g  a r e d undan c y fo r backu p  and   restore  o f  org a n i zatio n’s  d a ta are cru c ial fo r con tin u ity  in the e v ent  of a   disaster as  a m eans  of c ontingency   pl an ni n g  (C P ) .  C ont i n gency   pl an ni n g  i s  t h e pro ced ure  dev e l ope d t o  ex pl ore a nd  pre p ar e for a n y  occu rre nc e   o f  ev en tu ality [1 9 ] ,[20 ].    Seve ral  sc hol a r hav e  e x am i n ed t h di ffe re n ce bet w een  B C P DR P a n d C ont i n ge ncy  Pl a nni ng  (C P) .   Th e i n ter-relatio n s h i p   o f  th ese th ree pro cesses is illu strated i n  Fi g u re  1 [3 ].  Th e sm aller circles lab e lled   A to   rep r ese n t  va ri ous  b u si ne ss  pr ocesses .  T h ese pr ocesse s  are al l  de pe nda nt  o n  se r v i ces and i n f r a s t r uct u re  pr o v i d e d  by  I T  sect i on  of a n  o r gani zat i o n  as de pi ct ed b y  t h e i nne rm ost  ci rcl e  i n  t h e  fi g u re.  Som e  of t h ese   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
IJECE   ISS N 2088-8708      A Nor m ative P r ocess  Model f o ICT B u si nes s  Continuity  Pl an for  Dis a ster  Manage me nt . ... ( F adeel  Sambo)   2 427 processes a r e also de penda n t on ot hers , as depicted  by adjacent circles.  The outerm ost circle represe n ts a   com b i n at i on o f  t h e di sast er  r ecove ry  pl an  f o r I T  sect i on  of a n  o r ga ni za t i on an d t h e c ont i n ge ncy  pl a n s f o r   these  various  business  process e s.          Fi gu re  1.  B C P ,  C P DR P R e l a t i ons hi [3]       3.   OVERVIEW  OF BCP PR O C ED UR AL P R O C ESS   Th e key ele m e n t in  a BCP is th e form atio n  o f  th e m e trics o f  Reco v e ry Po in t Obj ectiv (RPO) and  Reco v e ry Time Ob j e ctiv (RTO) fo d a ta an d app licatio n s  w h i c h  t h e  IT  sect i o n  o f  a n   or ga ni zat i on e m pl oy in creating thei r DRP and to configur e thei r redundancy backup s and  offsite rep licatio n [2 1 ] . Recov e ry ti me   o b j ectiv (RTO) is t h e leng t h   o f  tim e th at  it tak e s to   rec ove fr om  an out a g e ( s che d ul ed,  u n sc hed u l ed,  or   di sast er)  a n d  t o   resum e  n o r m al  operat i ons  f o r  an  ap pl i c a t i on  or  a s e t  o f  a ppl i cat i o ns.  R T O i s  i m port a nt   f o r   selecting a p propriate technologies  th at are b e st su ited   for meetin g  th e Maxi m u m  To lerab l e Down tim e ( M TD)  [22 ] . In  ci rcu m stan ces, t h e R T wou l d no b e  m e t an d  th e MTD is i n flexib le, th ere required  an  in itiatio n of  p l an   of action  i n  th e fo rm  o f   milesto n e  to   do cu m e n t  th e sit u atio n and   p l an   for its m i t i g a tio n .   Th e m a in  requirem e n t  o f  th e BCP pro c ess  is to  in stigate  a “risk re ducti on  pr ogr amme ”. Th is w ill   ens u re that com p any threats are  identified and assesse d accordi n gly [ 19], and the  BCP proce ss shoul d   com p ri se of  ce rt ai n c o m pone nt s w h i c h  sh o u l d   be  use d  i n  co nj u n ct i o n  w i t h  a ri s k  m a nagem e nt  pr oce ss, i . e.   ri sk re duct i o n pr o g ram m by   app r op ri at i n g   t h e fol l o wi n g  p r oce d ures:  [3] , [4] .   (i ) O b t a i n  t o p   m a nagem e nt   app r oval  an sup p o rt  (i i )  E s t a bl i s h a b u s i ness co nt i nui t y  pl anni n g   committee (iii) Perform  business im pact analysis (i v) Evaluate c r itical need s and  prioritize bu sin e ss  requ irem en ts (v ) Determ in e t h e bu sin e ss con tin u ity stra tegy and ass o cia t ed recove ry proces s. (vi) Prepare   b u s i n ess con tin u ity strateg y   an d its im p l e m en tatio n   p l an fo r ex ecu tiv man a g e m e n t  ap pro v a (v iii)  Prep are  b u s i n ess  recovery p l an  tem p lates an d   u tilit ies, fin a lize data co llectio n   an d   org a n i ze/dev e lop  th b u sin e ss  reco very   p r oce d u r es.  (i x )   De v e l op t h e t e st i n g cri t e ri a a n pr oce d u r es.  ( x )  Test  t h b u si n e ss rec ove ry   p r oces an d ev al u a te t e st resu lts. (xi) Dev e lop / review serv ice le vel agreem ent (SL A s ) (x ii) Up d a te/rev ise th busi n ess  rec o v e ry  p r oce d ures  an d t e m p l a t e s.  The a b ove  state m ent are s u mmarised an d  presen ted  in  Figur e 2  b e low :             Fi gu re  2.  C o m m on B C P  Pr oc ess [ 3 ] , [ 4 ]       Howev e r, th e BCP lifecycle  p r o c ed ural p r ocess as  p r o p o s ed  b y  British  stan d a rd  is shown   b e low in   Fig u re  3 .  Th is  mean s th e BC P process m u st b e  attain ed   with in   su ch   g i v e n   lifecycle.  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I JECE   Vo l. 6 ,  N o . 5 ,  O c tob e 20 16   :   242 –  24 31  2 428     Fig u re  3 .  BCP  Lifecycle (British  Stan d a rd for BCP) [8     4.   R E SEARC H FOCU S AN D M ETHOD  The m a jori t y   of t h e i n f o rm at i on  rega rdi n g   B C P  us ual l y  f o cu ses  on  t h devel opm ent  o f  co nt i n ui t y   pl ans  fo r SM L s  or ga ni zat i ons  t h ere b y  om i t ting t h pr oces s  plan t h at exist e d wit h in  the  BCP lifecycle. Thi s   research  is an  atte m p t to  fill  th is g a p b y   focu sing   on   BCP strateg i es for SMLs  esp e cially  in  d e v e l o p i ng   an d   e m erg i ng  econo m y  su ch  as So u t h  Africa.  Th e research   ado p t ed  th e case  stu d y  ap pro a ch with in  th qu alitativ e   researc h  m e thod.  Four organizat ions from  Ca pe Town in So uth Africa  whic h each had BCP in place and ha prolonged  downtim e  duri ng a  disaster  we re  selected.  The  risk m a nage from  each compan y was  interviewe and t h e c o nve r s at i ons rec o r d e d . T h i s  m e t h o d  i s  usef ul  w h en a sm al l  num ber of can di dat e s are i n t e r v i e we d,   wh ich  en ab led th e research er to  eith er write u p  a si ngle  case or e x plore them es shared bet w een  di ffe rent   cases [23].  The dat a  f r om   t h e fo ur  or gani zat i ons t h at  we re  being resea r ched  was anal ysed and s u mmarized in a  table form at to  obtain cohesion from  the res p ons es of  eac h c o m p any and to establish a  pattern as t o  why  each  com p any   ex pe ri ence d pr ol o n g  do w n t i m e   duri n g   a di sast er  e v ent. It thus  bec o m e  evide n t that ce rtain  aspect   wi t h i n  t h ei r B C P has bee n  ove rl o o k ed a n d co ul d n o t  b e  im pl em ent e d, t h e r eby  ca usi n g t h em  t o  have  pr ol o n g ed  d o w nt im e du ri n g  a  di sast er.     4. 1.   R e sea rch Scena r io  and M e tho d o l ogy  The foc u s of this study is to un dersta nd  the reas on why organi zation that ha ve BCP in place and  i m p l e m en t co n s isten t  testin g  still ex p e rien ce pro l o n g  do wn tim e  d u r i n g  a d i saster ev en t. Th e research  em ployed a  fac e -to-face inte rviews an d sem i -structure d ques tionnai r e to  ke ep the i n terviewer a n d intervi e wee   foc u se d an d al i gned  wi t h  t h e researc h  qu est i ons an d o b ject i v es. Eac h  i n t e r v i e w w a s bet w ee n 30  t o  4 0   minutes and  was conducte d a t  the prem ises of each of  t h e com p anies. A digital  rec o rdi n de vice was use d   to  record eac h int e rvie w. T h e Risk Mana ger  from  each of  the  four  organizat ions who eac h had BCP in  place,   b u t   still ex p e rien ced  p r o l on g do wn tim e d u r in g  a  d i saster   ev en t  were i n terv iewed. Th e resp on ses for each  or ga ni zat i on  w e re rec o rde d  a n d  i n t e r p ret e usi n rapi m i ner so ftwa re. There f ore,   the researc h   em ployed a   two  phase d   –data analytics m e thod. First,  the study  e xpl ores  de scri ptive analytics usi n g a  qualitative case   st udy  t o   pr ovi de i n si g h t  i n t o  t h e past  eve n t .  Seco n d , t h r e search  pr o v i d es a no rm at i v e pr ocess m ode l  for   BCP th ro ugh   pr escr i p tiv e pro cess (data m i ning  of language  processi ng)  [8, 9]. T h reas ons for these  process  i s  t h at  i t  i s   m o st  com p l i cat ing t h at  o r ga ni zat i ons ca nn ot  pre d i c t  wi t h  a n y  de gree  of  p r eci si on t h po t e nt i a ev en o f  In frastru c ture fail u r e [9 ].  T h e ca se  st udi es  of  t h or ga ni zat i ons   with  th eir respectiv e resp on ses are  p r esen ted  in  Ap p e nd ix  A.      5.   CONCEPT UALIZ A TION  OF BCP PROCESS    The re searc h  f o l l o w a  si m p l e  researc h   pr oce d u r by  f o cusi ng  o n  em ergi n g  co nce p t s  de ri ved  fr om  t h literatu re  u s ing con t en t an alysis to  id en tify t h e cau s es  of  pro l o n g   do wn time d u ring  a d i saster ev en t  in Sou t Africa SMLs.  The  occ u rring  them es are as follows  BCP,  BCP process  a n d Critical Success Factors.  These  three t h em es form  the basis  of  th is  stud y and ar e exp a nd ed   and conce p tual ized as  follows   B C P :  Thi s   hi g h l i ght s  t h e B e n e fi t s , C h al l e n g e s an d C o m ponent s  o f  t h e  IC T sy st em •  BCP Pro cess:  Th is id en tify  vari ous  BCP processes   in ICT syste m  as represented in  Figure    •  Critical Success Factors  – T h is cove rs fact ors t h at  ens u re BCP succes s and f act ors t h at lead to B C failure.   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
IJECE   ISS N 2088-8708      A Nor m ative P r ocess  Model f o ICT B u si nes s  Continuity  Pl an for  Dis a ster  Manage me nt . ... ( F adeel  Sambo)   2 429 The t h ree t h emes are  presente d in Figure  below:           Fi gu re 4.   C o nc ept u al i zed BCP comm on processes       The  figure a bove s h ows t h e c once p tual BCP comm on  proc esses that are  e m ployed as t h e basis for  th e  r e s e ar ch     6.   DAT A AN AL AY SIS A N D  RESULTS    As m e ntioned  pre v iously each orga nization that were c hosen for th is res earch  ha d a BCP in plac e   b u t  still ex p e ri en ced   pro l o ngs do wn tim e d u ri n g  a  d i saster. Th e stud y refers t o  th ese  fou r   org a n i zatio n s  as  Co m p an y A t o   D for th e purpo se  o f  confid en tiality.   Usi n g t h e ab o v e B C P  com m on  pr ocesses ,  dat a  were  a n alysed for Company A to  D base d on the   responses obta i ned from   Risk   m a nagers /BC P  m a nagers and ot her sta ffs  fr om  each of t h e four  orga niz a tions   (C om pany  A t o  D )  (see  Ap p e ndi x A f o r t h e C a ses). T h e t a bl e bel o w i s  a sum m a ry  of t h e p r i m ary  reason s f o r   the prolonged downtim e during their  res p ective disaster expe rience d by  each of the four organiz a tions   com p anies that  we re re searc h ed.        Tabl e 1.  R eas o n s fo t h e pr ol o nge d d o w n t i m pe c o m p any   Co m p anies   Su mm a r y of reaso n s for failure  Co m p any A  W e  took the supply  of electr i city for   gr anted and ther efor  never  included it into our  BCP.  Co m p any B   W e  over l ooked to  include the r outer in our  BCP and ther efor e it was never  tested.  Co m p any  C   W e  overlooked to fully   m onitor all  critical  el e m ents   within an appli cation, therefore weren’t   able to pr ovide pr oper  suppor t in the event of a failur e .   Co m p any D  W e  failed to identify  r e dundancy  for  that  connection or  over l ooked th at ne twor k connection.       If the rea d er observe the res p ons es for each orga ni zation (nam ed Co m p any A  to D) as summ arised  in the above T a ble 1, t h ere is  a co m m onal i t y  i n  t h at   m o st  of t h e o r ga ni za t i ons (c om pan y  B  t o  D) o v e r l o o k ed  hardware  peripherals s u ch as  router s ,  net w o r k co nn ect i on a nd as  wel l  as  soft ware  perip h e ral whic h is the ICT   ser v ice  r e sponsib le f o r  allowin g  an  app licatio n  to   o p e r a te. Th is led  t o   n e w  BCP  pr oced ur al pr ocess and   prese n t e d   i n  Fi gu re 4 bel o w           Fi gu re  5.  Pr o p o se no rm ati v e B C P  p r ocess  m odel  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                        I S SN 2 088 -87 08  I J ECE   Vo l. 6 ,  N o . 5 ,  O c tob e 20 16   :   242 –  24 31  2 430 Fo llow i ng  th r e sear ch  co nducted  w ith in  t h e f o u r   o r g a n i zatio n s   b a sed  in   Cap e  Town , So u t h  Af r i ca,  it is  ev id en t that th ere is a v i t a l g a p  with in  t h eir BCP  Proc ess. The rea d e r  would obse rve  that the BCP proces s   m o d e l in  Fig u re 2  wh en  co m p ared  wit h  Figu re  5 ,  it is apparen t  th at an  ad d ition a l step   h a s b e en  add e d .  To   iterate o n  th e p o i n t  4  “Detectin g  critical p o in ts o f  failure” th e fo llo wi n g  sh ou ld  b e   d o cu m e n t ed  u nder th is  poi nt . T h ere f or e t h fol l o wi n g  p r oce d ures  sh oul be e n s u re d.   (i)   Create a detailed architectura l  diag ram  hi ghl i ght i ng eac h p o ssi bl e p o i n t  o f  fai l u re. T h i s  sho u l d  be d o n e   on a s o ft ware  and  har d ware l e vel ,  t h us i n vo l v i ng t h e application m a nager and as well as the technica l   m a nager .   (ii)   I d en tif y, test an d signo ff  each   p o i n t  of   f a ilur e   b a sed on  t h e ar ch itectu r al  diag r a m .   (iii)   Rank a nd rate  each point of failure,  so that  only significant points of  failure are inc o rporate d  into the   fi nal  B C P   d o c u m e nt After th ese iterativ p e ri o d s , th fu t u re an alysis co u l d emp l o y  the  p r ed ictiv e m o d e llin g   for  further  decisions in the proces s m o del.      7.   CO NCL USI O N   The m a j o r aim  of this research is t o   de term ine why  com p anies tha t   have BCP in  place still  expe ri ence  p r o l on ged   do w n t i m e du ri n g   di s a st er  peri o d  b a sed  o n  sy st e m s i n t e grat i o n s , m o st  or ga ni zat i ons  have  realized that their business ar e no w m o re d e pe n d ent  on IC T t h a n  ev er  before a n d that greater  foc u s   sho u l d  be  pl ac ed  on  B C P  t o   e n su re t h at  o r g a ni zat i on  d o   not  ex peri e n ce  pr ol o n g  d o w nt i m e d u ri ng a  di sa st er. It   i s  t h eref ore i m perat i v e t h at   or gani zat i o ns s h oul d st ren g t h e n  t h ei r B C P  an d av oi d a n y  i n ci dent  t h at  m i ght  exi s t   th erein   b y  loo k in g  critically  in to  certain  elemen ts or  criteria  area causi ng  prolong  downtime during a  disaster.  There f ore  or ga ni zat i ons a d op t i ng t h e B C P   Pro cess as st ated in the c o nc eptuali zed  normative BCP proces s   m odel  sho u l d  i n co r p o r at e t h e   m i ssi ng st eps  /   cri t e ri a so  as t o  m i nim i se dow nt im e du ri n g  a n y  di sast e r   peri od .   Th p r esen research h a s several im p lica tio n s : First,  g i v e n th at li m ited  sch o l arly literatu re reg a rd i n BCP in  SMLs  ex isted ,  th is st u d y  con t ribu tes  to  t h b o d y   of  k n o w ledg e in th is reg a rd.  Seco nd , t h e  t h eoret i cal  n o r m a t i v e B C P   pr o cess m odel  p r op ose d  i n  t h e   prese n t  st udy   serve s  as a   respon se to  th e call b y  th e United  Natio n  in  t h e Sen d a i  F r a m ewor k ( D i s as t e r R i sk R e duc t i on:  2 0 1 5 - 2 03 0) f o r   B C P  m odel  fo r SM Ls  i n   b o t h   devel ope d  a n d  de vel o pi n g   cou n t r i e s.  T h i r d, t h e st udy   pr esent   bot des c ri pt i v e   an d prescrip tive d a ta an alytics pro c ess for  no rm ativ m o d e l form u l atio n .       ACKNOWLE DGE M ENTS   Thi s  resea r c h   pr o j ect  fr om  whi c h t h i s   w o r k   deri ves wa s a part   of t h e M a st ers resea r ch  of t h e FIR S T   aut h or u n d er t h e m e nt oshi p (su p e r vi si o n )  of t h e SEC O N D  aut h or at  t h e Uni v e r si t y  of t h W e st er n C a pe ,   So ut h Af ri ca  i n  20 1 3 .   The earlier  ve rsion of the  work was prese n ted  as pr ocee di n g s of Uni t e Ki ng d o m   Academ y   for  In fo rm ation  Sy stem Confe r e n ce (U KA IS ), Ox fo r d  Uni v er sity UK.       REFERE NC ES   [1]   J.  K.  Akra m,  “ B usine ss Disa st e r  Pre p a r e d ne ss: An  Empirical Stud y  for Measuring the Factors of Business  Continuity   to f a ce Business Dis a ster,”  International Journal of  Business and Social S c ien c e , vol/issue: 2(18), pp 183-191, 2011 [2]   P .  M oore, “ C riti cal  Elem en ts  of a Dis a s t er R eco ver y  and Bus i n e s s , ”  Service Con tinuity Plan,  vo l/issue: 13(1), pp 17-17, 1995 [3]   A. Boin and A. McConnel, “P reparing for Critical Infrastru cture  Breakdowns : Th e Limit of Crisis  and the Need fo Resilien c e ,   Jou r nal of Con tingencies and  Crisis  Management , vo l/issue: 15 (11), p p . 1-59 , 2007 [4]   J. Botha  and R.  V. Solm s, “ A   C y c lic  A pproach to Business C ontinuity  Planning,”  Informatio n Management &   Computer  Secur i ty,  vol/issue: 12( 4), pp . 328-337 2004.  [5]   L. Harr is, “Keeping IT  Alive when  Disast er Strikes,” 2001. R e triev e d on 2 011-08-12 from  http://www.itweb.co.za/index . ph p ? op tion = co m_content&v iew=ar ticle&id =44662 &catid=116 [6]   N. Phelps, “Setting up a Crisis R ecover y  P l an ,”  The Journal of Bu siness Strategy , 1986.  [7]   N. Alta and  G.   G. W a lt er,  “ I nte rfaces  w ith o t he r Dis c ipl i nes :  P r eparing .  OR/M S  Res ear ch  in Dis a s t er Ope r at ions   Management,”  European Journal of Op erational Research,  vol/is sue: 75(1), pp . 4 75-493, 2006 [8]   A. A. Zahrani, “Decision Ma kin g  Assessment Model throughout  IT Busine ss. Continuity  Plann i n g  (BCP) Lifecy cle  in Small or  Medium-size Organi zations  in Saudi  Arabia,” Open  U n iversity  M a lay s ia, 2010.  [9]   O. J. A y angbeku n,  et a l . , “ A nal y s i s  of S ecurit y  M echan is m s  in Nigeria  E-Banking  P l atform ,”  In ter national Journal  of E l ec trical   &   Co mputer Engin eering,  vol/issue: 4(6), pp. 837-8 47, 2014 [10]   M. Swanson,  et al. , “Contingen c y  Planning Guid e for Fed e ral Inf o rm ation S y stems,” Nist Sp ecial Publication  800 –  34 Rev 1 ,  2010 Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I J ECE   I S SN 208 8-8 7 0 8       A Nor m ative P r ocess  Model f o ICT B u si nes s  Continuity  Pl an for  Dis a ster  Manage me nt . ... ( F adeel  Sam bo)   2 431 [11]   C. Nicko l et te  an d J .  S c hm idt ,  “ B us ines s  C ontin uity  Plann i ng –   Description  & F r amework,”   Bus i ness Continuity   Planning White  paper, 2001.  [12]   S. Fade, “Using Interpretative Phe nom enological Anal ys is  fo r P ublic Heal th  Nutrition Die t eti c  Res ear ch:  P r acti cal  Guide , ”  Proceed ings of the  Nutrition So ciety , vol. 63 , pp . 647-653 , 2004 .                    [13]   R. Grimaldi, “Why  do Busin e ss Continuity Plans fail ?   Journal Risk a nd Insurance,  2002.  Retr iev e d         http://www.rmmag.com/Magazin e /PrintTemplate.cfm ? A ID=1483 [14]   V. Cerrulo and J .  M. Cerrulo , “ B usiness Conti nuity  Planning: A  Comprehensive  Approach,”  In formation Systems  Management,  vo l/issue: 12 (1), pp . 70-78 , 2004 [15]   H. F. Cervone, “ M anaging Digital Libr ar ies: the v i ew from 30,000  feet. Disast er R ecover y   and Con tinuity  Planning  for Digital Libr ar y  S y stems,”  OCLC.  Sy ste m &  S e rv ice s ,   vo l/issu e: 22(3) , pp . 173 -178, 2006 [16]   M. Cro y  and J.  E. Geis, “Acrony m  soup:  BCP,  DR, EBR—what does it all mean ?   Dis a s t er  R e cover y  Jour nal,   vol/issue: 18(3), 2005.  [17]   F .  Gibb and S .  Buchanan , “ A  F r am ework  fo r Busine ss Con tinui ty  Man a gement,”  International Journal of  Information Ma nagement,  vol/issue: 26(1), pp . 1 28-141, 2006                 [18]   A.  Alba rda,  “Cha ra cte r istic s  in  Cla sssific a tion of Informa tion Use ,   International Journal of Informatics an d   Communication Technology , vo l/issue: 3(3), 2014 [19]   Insurance Infor m ation Instit ute,  “Prepared for  th e Worst?  Small  Bu sinesses gets  help  for  Disaster ,” 2010 [20]   K. Karakasidis,  “A  Project Plan ni ng Process for Business Continuity ,”  KPMG Information Technology Consulting  Div i sion, Melbourne ,  Australia,  1997.  [21]   A. Kirschenbau m , “The Missing  Link in Business Continuity ,”  D i saste r  Re c o ve ry J ournal , vol/issue: 19(4), pp. 54- 55, 2006 [22]   Say e n Organ i sation, “U nderstanding Disasters,”  Inte rnship Se rie s , vol. 3, 2008. Available  http://www. say e n. org/Volume-III. pdf.  [23]   Y. D. Daniel, “Business Continuity   Planning:  An Empirical Stud y  of Fact o r s  That Hinder E ffect ive Dis a s t e r   Pre p a r e dne ss of  Busine sse s,   Jo urnal of Econo mics and Sustainable Developm ent,  vol/issue: 5 ( 27), pp. 185-19 1,  2014.  Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.