I nte rna t io na l J o urna l o f   I nfo rm a t ics a nd   Co m m un ica t io n T ec hn o lo g y   ( I J - I CT )   Vo l. 9 ,   No . 2 ,  Au g u s t   2020 ,   p p .   105 ~ 1 1 6   I SS N:  2252 - 8 7 7 6 ,   DOI : 1 0 . 1 1 5 9 1 /iji ct. v 9 i2 . p p 1 0 5 - 116          105       J o ur na l ho m ep a g e :  h ttp : //ij ict. ia esco r e. co m   Im pro v ed serv ice  g o v erna nce in  no t a ry  adm inistra tion sy stem  throug h multi  ch a nnel acces s impl ementatio n       A.   A.   K o m pia ng   O k a   Su da na ,   Ni  K a dek   G io f a nn i  Cha nd ra   Dev i ,  I   M a de  Su wij a   P utr a   De p a rtme n t  o f  In fo rm a ti o n   Tec h n o lo g y ,   Un i v e rsitas   Ud a y a n a ,   I n d o n e sia       Art icle  I nfo     AB S T RAC T     A r ticle  his to r y:   R ec eiv ed   J an   1 5 ,   2 0 20   R ev is ed   Feb   29 ,   2 0 20   Acc ep ted   Mar   5 ,   2 0 20       No tary   is  a n   o fficia l  a u th o rize d   to   m a k e   a n   a u th e n t ic  d e e d   re g a rd in g   a ll   d e e d s,  a g re e m e n ts  a n d   sti p u lati o n s  re q u ired   b y   a   g e n e ra l  ru le.   Ac ti v it ies   c a rried   o u t  a t   th e   n o tary   o ffice   su c h   a s  re c o rd in g   c li e n t   d a ta  a n d   fil e   d a ta  stil l   u se   trad it io n a l  sy ste m s  th a t  ten d   t o   b e   m a n u a l.   Th e   p r o b lem   t h a t  o c c u rs  is  th e   in e fficie n c y   i n   d a ta  p r o c e ss in g   a n d   p ro v i d in g   i n fo rm a ti o n   to   c li e n ts.  Cli e n ts   h a v e   d iffi c u lt y   g e tt in g   in f o rm a ti o n   re late d   to   t h e   p ro g re ss   o f  d o c u m e n ts  th a t  a re   b e in g   tak e n   c a re   o f  a t  th e   n o t a ry ' s  o ffice .   Th e   c li e n t  m u st   tak e   th e   ti m e   to   a rriv e   to   t h e   n o tary ' s  o ffice   re p e a ted ly   t o   c h e c k   t h e   p r o g re ss   o f  t h e   wo rk   o f   th e   d o c u m e n t  fil e .   Th e   p u r p o s e   o f  th is  st u d y   is  to   fa c il it a te   c li e n ts  in   o b tai n in g   in f o rm a ti o n   a b o u t  th e   p ro g re ss   o f  th e   wo r k   in   p r o g re ss ,   a n d   m a k e   it   e a sie r  fo r  e m p lo y e e s  to   p r o c e ss   in c o m in g   d o c u m e n ts  b y   imp le m e n ti n g   a n   a d m in istrativ e   sy ste m .   Th is  sy ste m   wa s  d e v e lo p e d   with   th e   wa terfa ll   sy ste m   d e v e lo p m e n t  m e th o d   a n d   u se s  th e   M u lt i - Ch a n n e l  Ac c e ss   T e c h n o l o g y   in teg ra ted   in   t h e   we b site  t o   sim p li fy   th e   p ro c e ss   o f  d e li v e ri n g   i n fo rm a ti o n   a n d   re q u e stin g   in f o rm a ti o n   fro m   c li e n ts  a n d   to   c li e n ts   with   Tele g ra m   a n d   S M S   G a tew a y .   Cli e n ts  will   c o m e   to   th e   o ffice   o n l y   wh e n   t h e re   is  a   n o ti fica ti o n   fro m   th e   sy ste m   v ia  Tele g ra m   o r  S M S   n o ti fy i n g   t h a t  th e   c li e n t   m u st c o m e   d irec tl y   to   th e   n o tary ' s o ffice ,   th u s lea d in g   to   a n   e fficie n t  ti m e   a n d   a v o id in g   e x c e ss iv e   tran sp o rtati o n   c o sts.   Th e   o v e ra ll   f u n c ti o n a l  sy ste m     c a n   fu n c ti o n   p r o p e rl y   b a se d   o n   th e   re su lt s  o f  a lp h a   tes ti n g .   T h e   re su lt s  o f     b e ta t e stin g   c o n d u c ted   b y   d istri b u ti n g   th e   sy ste m   fe a sib il it y   tes t  q u e stio n n a ire  to   e n d   u se rs,  g e t  a   p e rc e n tag e   o f  9 6 %   o f  u se rs  a g re e   th e   sy ste m   is  fe a sib le    to   b e   imp lem e n ted .   K ey w o r d s :   Ad m in is tr atio n   s y s tem   Mu lti ch an n el  ac ce s s   No tar y   SMS   T eleg r am   T h is i s  a n   o p e n   a c c e ss   a rticle   u n d e r th e   CC B Y - SA   li c e n se .     C o r r e s p o nd ing   A uth o r :   Ni  Kad ek   Gio f an n i Ch an d r a  D ev i ,   Dep ar tm en t o f   I n f o r m atio n   T e ch n o lo g y ,   Un iv er s itas   Ud ay an a ,   J l.  R ay a  Kam p u s   Un u d   J im b ar an ,   Kec .   Ku ta  Sel.,   Kab u p aten   B ad u n g ,   B ali  8 0 3 6 1 ,   I n d o n esia.   E m ail: g io f an n i d ev i@ g m ail. co m       1.   I NT RO D UCT I O N   R ec o r d in g   clien t  d ata  an d   ce r tific ate  f ile  d ata  in   th e  No ta r y ' s   o f f ice  is   s ti ll  d o n e  with   tr ad itio n al   s y s tem s   th at  ten d   to   b e  m an u al.   T h e  p r o b lem   th at  o cc u r s   is   th e  in ef f icien cy   in   p r o ce s s in g   d ata  an d   p r o v id in g   in f o r m atio n   to   clien ts ,   b ec a u s e  p r o ce s s es  lik e  r ec o r d in g   clie n t  d ata,   in c o m in g   ce r tific ate  f i le  d ata,   an d   m ak in g   r ep o r ts   ar e   s till   d o n e   b y   h an d wr itin g   o n   th e   b o o k .   C lien ts   h av e  d if f icu lty   g ettin g   in f o r m atio n   r elate d   t o     th e  p r o g r ess   o f   th e  f ile  th at  is   b ein g   tak e n   ca r e  o f   at  th e   n o ta r y ' s   o f f ice.   T h e  clien t  m u s t  tak e  th e  tim e  to   ar r iv e  to   th e  n o tar y ' s   o f f ice  r ep ea ted l y   to   ch ec k   th e  p r o g r ess   o f   th e  d o cu m e n t f ile.   T h is   s tu d y   p r o p o s es  th e   ap p li ca tio n   o f   a   n o tar y   ad m in is tr at io n   s y s tem   to   s o lv e   th is   p r o b l em .   C lien t  d ata  an d   ce r tific ate   f ile  d ata   e n ter ed   will  b e  p r o ce s s ed   s o   as  to   p r o d u ce   a  ce r tific ate   r eg is t r atio n   n u m b e r   th at   will  b e  p r o v id ed   to   t h e  clien t  f o r   u s e  i n   tr ac k i n g   f iles .   C lien ts   ca n   also   r ec eiv e   n o tific atio n s   wh en ev er   th er e  is   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                      I SS N :   2 2 5 2 - 8 7 7 6   I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l ,  Vo l.  9 ,   No .   2,   Au g u s t   20 20 :  1 0 5   –   116   106   a  s tatu s   u p d ate   o f   a   jo b   f r o m   an   em p lo y ee .   Similar   to   p r ev io u s   r esear ch   w h ich   ca n   o n ly   b e   ac ce s s ed   v ia  teleg r am ,   clien ts   wh o   d o   n o t  h av e  s u p p o r tin g   d ev ices  s u ch   as  s m ar tp h o n es  o r   lap to p s   ca n n o t  ac ce s s     th e  ad m in is tr atio n   s y s tem   [ 1 ] .   W eb - b ased   n o tar y   ad m i n is tr atio n   s y s tem   an d   in teg r ated   with   Mu lti - C h an n el  Acc es s   ( MCA)   tech n o lo g y   to   f ac ilit ate  clien ts   ac ce s s   in f o r m atio n   r elate d   to   th e  wo r k   s tatu s   o f   f iles   f r o m   m u ltip le  ch an n els.   No tar y   ad m i n is tr atio n   s y s tem   is   d esig n ed   to   m ak e  it  ea s y   f o r   clien ts   to   g et  in f o r m atio n   ab o u t  th e   s tatu s   o f   wo r k   f iles .   I n   ad d itio n ,   th is   s y s tem   m ak es  it  ea s y   f o r   em p lo y ee s   to   r ec o r d   an d   p r o ce s s   i n co m in g   d ata   f iles .   T h is   s y s tem   will  s en d   a  n o tif icatio n   m ess ag e  to   th e  clien t  wh en   a  jo b   s tatu s   u p d ate  o cc u r s   o n   th e   s y s tem ,     a  n o tific atio n   m ess ag e  will  b e  r ec eiv e d   b y   th e  clien t   eit h er   th r o u g h   th e   T ele g r am   a p p licatio n   o r   SMS  Gate way .   C lien ts   ca n   also   r eq u est  f ile  jo b   s tatu s   v ia  th e  T el eg r am   an d   SMS  ap p licatio n   b y   en ter in g   th e  clien t   s er v ice  co d e.   T h e r ef o r e,   clien t s   d o   n o t  n ee d   to   c o m e  t o   th e   o f f ice  an d   co n tact  em p lo y ee s   b y   telep h o n e   to   f i n d   o u t th e   s tatu s   o f   wo r k   f iles   th a t a r e  r u n n in g .   R esear ch   r elate d   to   th e  u s e  o f   T eleg r am   tech n o l o g y   an d   S MS  Gate way ,   n am ely   r esear c h   s tu d en t   atten d an ce   a p p licatio n s   u s in g   T eleg r a m   Me s s en g er   tech n o lo g y .   T ele g r am   m ess en g er   h er e   s er v es  as  a   m ed iu m   f o r   s en d in g   in f o r m at io n   to   s tu d e n ts '   p ar en ts   r eg ar d in g   th eir   ch ild ' s   atten d an ce   at  s ch o o l[ 1 ] .     T h e  d is ad v an tag e  o f   th is   ap p licatio n   is   th at  it  o n ly   s en d s   in f o r m atio n   v ia  th e  T eleg r am   Ap p licatio n ,   s o   p ar en ts   o f   s tu d en ts   wh o   d o n ' t  h av e  s m ar tp h o n es  ca n n o t  ac ce s s   it.  R esear ch   ca r r ied   o u t  ad d s   an   SMS  Ga tewa y   to   f ac ilit ate  u s er s   wh o   d o   n o t  h av e  a  s m ar tp h o n e.   Oth er   r esear ch   is   a   s tu d en t  i n f o r m atio n   s y s tem   i n teg r ated   with   SMS  g atew ay .   Stu d en t s   ca n   s en d   m ess ag es  ac co r d in g   to   th e  c o d e  p r o v id ed   to   g et  in f o r m atio n   f r o m   t h e  u n iv e r s ity .   T h e   S MS  f ea tu r e  in teg r ated   with   th e  s y s tem   will  s p ee d   u p   t h e  p r o ce s s   o f   d eliv er i n g   in f o r m atio n   f r o m   t h e  u n iv er s ity   to   s tu d en ts .     T h e  wea k n ess   o f   th is   s y s tem   is   th at  it  o n ly   f o c u s es  o n   SMS  [ 2 ] .   I n   ad d itio n   to   e x p en s iv e  cr ed it  f ee s ,   p eo p le   u s e  m o r e  d ata  p ac k ag e s   in   th is   in ter n et  er a.   R esear ch   ca r r ied   o u t  is   to   ad d   T eleg r am   tech n o lo g y   to   th e  s y s tem   cr ea ted   to   f ac ilit ate  u s er s   wh o   cu r r en tly   h av e  a  l o t o f   a p p licat io n s   to   u s e  m ess ag in g   s er v ices .   Oth er   r esear ch   is   ab o u t  s y s tem s   th at  ap p r o v e  r esear ch   ap p lied   at  E d u ca t io n al  I n s titu tio n s .     T h is   s y s tem   is   in teg r ated   with   SMS  an d   E m ail.   Stu d en ts   ca n   r ec eiv e  in f o r m atio n   q u ick ly   a n d   ea s ily   r elate d   to   ex am   r esu lts   an d   g r ad es  d u r in g   s tu d ies[3 ] .   T h e  wea k n ess   o f   th is   s y s tem   is   th e  s y s tem   ca n   o n ly   d o   On e - W ay   co m m u n icatio n .   So   th e   u s er   o n ly   r ec eiv es  ap p r o v al  o f   ex a m   r esu lts   an d   g r ad es  d u r in g   t h e  co u r s e  o f   s tu d y .   R esear ch   ca r r ied   o u t  is   to   c r ea te  a  n o tar y   ad m in is tr atio n   s y s tem   u s in g   m u lti - ch an n el  ac ce s s   tech n o lo g y     u s in g   T eleg r am   a n d   SMS  Gate way   Ap p licatio n s .   T h e  s y s tem   ca n   m ak e   T wo - W ay   co m m u n icatio n ,   w h er e   u s er s   ca n   r eq u est  s er v ice  d etai ls   b y   en ter in g   t h e  s er v ice  co d e,   T eleg r am   b o t  an d   SMS  will   r ep ly   as  r eq u ested   b y   th e  u s er .   Oth er   r esear ch   r elate d   t o   th e   u s e  o f   SMS  g atew ay   tech n o l o g y   is   r eg ar d i n g   t h e  n o tific atio n   s y s tem   r elate d   to   s ch o o l  e v en ts .   T h is   s y s tem   is   in teg r ated   with   SMS.  W h en   th e  a d m in   en t er s   th e  ev e n t  d ata,   in f o r m atio n   will  b e  d is s em in ated   v ia  a  GSM  m o d em .   T h is   GSM   m o d em   will  co m m u n icate   with   ce llu lar   n etwo r k s .   Fu r t h er m o r e,   th e   in f o r m atio n   is   s en t  to   ea ch   ce llp h o n e   [ 4 ] .   T h e   wea k n ess   o f   th i s   s y s tem   is   th at  th is   s y s tem   ca n   o n l y   d o   o n e - way   co m m u n icatio n .   T h e  s y s tem   will  p r o v id e   n o tific atio n s   r eg ar d in g   s ch o o l  e v en ts   to   s tu d en ts ,   p ar e n ts   an d   tea ch er s ,   wh er ea s   r esear ch   co n d u cted   b y   th e   s y s tem   ca n   ca r r y   o u t  two - way   co m m u n icatio n   wh er e  u s er s   ca n   ask   f o r   d etailed   s er v ice  s ta tu s .   T eleg r am   an d   SMS  b o ts   will  p r o v id e  a  r ep ly   in   th e  f o r m   o f   in f o r m atio n   o n   wh at  s tag es  h av e   b ee n   c o m p leted   an d   wh at  s tag es  h a v e  n o t  b ee n   co m p leted .   Oth er   r esear ch   r elate d   t o   f ile  m o n ito r in g   s y s tem ,   th is   s y s te m   allo ws  u s er s   to   m an ag e   d o cu m en ts ,   as  well  as   th e  ea s e  o f   m o n ito r in g   a  d o c u m en t [ 5 ] .   R esear ch   r elate d   to   th e  u s e  o f   SMS  g atew ay   tech n o lo g y   as  a  m ed iu m   f o r   d eliv er i n g   in f o r m atio n   is   an   ag r icu ltu r al  in f o r m atio n   s y s tem .   T h is   s y s tem   i s   in teg r ated   with   SMS  g ate way   an d   allo ws  f ar m er s   to   r ec eiv e  n o tific atio n s   r elate d   t o   wea th er   co n d itio n s ,   tip s   o n   ag r icu ltu r al  cu ltiv atio n ,   in f o r m atio n   r elate d   to   d is aster   war n in g s ,   an d   in f o r m atio n   o n   p lan t  d is ea s es  th at  m ig h t  o cc u r .   Far m er s   ca n   als o   s en d   m ess ag es  in     th e  f o r m   o f   q u esti o n s   r elate d   to   ag r icu ltu r al  in f o r m atio n .   T h e  wea k n ess   o f   th is   s y s tem   i s   t h e  f o cu s   o n   th e  u s e  o f   SMS  [ 6 ] .   Similar   r esear c h ,   n a m ely   r eg ar d in g   th e   SP P  p ay m en t   r em i n d er   s y s tem   an d   s ch o o l  ac tiv ity   in f o r m atio n   in teg r ated   with   SMS  Gate way .   T h is   s y s tem   m ak es  i t  p o s s ib le  to   s en d   in f o r m atio n   in   th e  f o r m   o f   SP P  p ay m en t  b ills   an d   s ch o o l   ac tiv ity   in f o r m atio n   v ia  SMS.  User s   ca n   also   s en d   m ess ag es  to   r eq u est  ce r tain   in f o r m atio n   ac co r d in g   to   th e   f o r m at.   T h e   wea k n ess   o f   th is   s y s tem   is   th at  it  o n ly   f o c u s es  o n   u s in g   SMS  G atew ay   tech n o lo g y .   T h e  u s e  o f   SMS  in   th e  i n ter n et  er a   lik e  to d ay   ca n   b e  s aid   to   h av e  b ee n   v er y   r ar e   b ec au s e  o f   ex p en s iv e  cr ed it  f e es  [ 7 ] .   R esear ch   ca r r ied   o u t  ad d s   T eleg r am   an d   SMS  Gate way   Ap p licatio n s   to   f ac ilit ate  clien ts   in   m o n ito r in g   an d   r ec eiv in g   n o ti f icatio n s   th r o u g h   b o th   T eleg r am   an d   SMS  Ap p licatio n s .   Fro m   th e   r esu lts   o f   p r e v io u s   s tu d ies  an d   in ter v iews  with   n o t ar y   an d   la n d   r eg is tr ar   p ar ties ,   a  web - b ased   o n lin e   n o tar y   ad m in is tr atio n   i n f o r m a tio n   s y s tem   is   in teg r ated   with   th e  T eleg r am   ap p licatio n   a n d   SM S  g atew ay   to   f ac ilit ate  clien ts   in   m o n ito r in g   an d   r ec eiv i n g   n o tific atio n s .   SMS  g atew ay   h as  two   d ir ec tio n al  ch ar ac ter is tics   wh ich   ar e  v er y   s u itab le  to   b e  u s ed   as  an   SMS  ce n ter ,   in   ter m s   o f   its   d ev elo p m en t  th e  SMS  ce n ter   co n s i s ts   o f   two   ty p es,  o n e  o f   wh i ch   u s es  th e  SMPP   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l   I SS N:  2252 - 8 7 7 6       I mp r o ve d   s ervice  g o ve r n a n ce   in   n o ta r y  a d min is tr a tio n   s yste m  th r o u g h   …  ( A .   A .   K o mp ia n g   Oka   S u d a n a )   107   p r o to co l   th at  is   c o n n ec ted   to   th e  in ter n et   n etwo r k ,   a n d   t h e  SMS  s er v er   s er v ice  th at   is   co n n ec ted   d ir ec tly   t o     th e  GSM  n etwo r k   [ 8 ] .   T eleg r am   Ap p licatio n   Pro g r a m m in g   I n ter f ac e  ( API )   is   a  s e t  o f   s p ec ial  r u les  th at  ca n   b e  a cc ess ed   b y   o th er   s o f twar e   to   im p lem e n t  t h e  API   [ 9 ] .   T h e  T eleg r a m   API   ca n   also   b e  u s ed   to   c r ea te  b o ts   th at  ar e  u s ed   as  a   m ed iu m   f o r   s h ar in g   in f o r m ati o n .   I n f o r m atio n   ca n   b e  o b tain ed   b y   u s in g   T eleg r am   B o t  b y   s en d in g   m ess ag es  in   th e  f o r m   o f   r eq u ests .   T h e  m ain   p u r p o s e  o f   u s in g   b o ts   is   to   in cr ea s e  u s er   co m f o r t.  T h e  u s e  o f   T eleg r am   B o t   h as  s ev er al  b e n ef its   b ec au s e   it  ca n   s av e   in ter n et   d ata   u s ag e ,   tim e,   a n d   s to r ag e,   b ec au s e  i n f o r m atio n   ca n   b e   o b tain ed   f r o m   b o ts   with o u t   o p en in g   a  web s ite  [ 1 0 ] .   W eb s ite  is   a  co llectio n   o f   p a g es  co n s is tin g   o f   s ev e r al   p ag es  co n tain i n g   d ig ital  in f o r m atio n   in   th e  f o r m   o f   im a g es,  tex t  an d   an im ati o n s   th a t  ar e  p r o v id e d   v ia    th e  in ter n et   s o   th at  th e y   ca n   b e  ac ce s s ed   f r o m   all  o v er   th e   wo r ld .   T h e  web s ite  co n s is ts   o f   s ev er al  elem e n ts ,   n am ely   web   d esig n ,   web   h o s tin g ,   p r o g r am m i n g   lan g u a g es,  d o m ain   n am es,  an d   f ile  tr an s f er   p r o to co ls .   Acc ess   r eq u ests   m ad e  b y   u s er s   ar e  r esp o n d ed   to   b y   th e  web   ap p licatio n ,   th en   d is p lay ed   v ia  a  d is p lay   o n   th e  web   b r o wser   u s ed .   W eb s ite  s er v ices  ar e  u s ed   as  f ac ilit ies  p r o v i d ed   to   p r o v id e  s er v ices   in   th e   f o r m   o f   i n f o r m atio n   to   o th er   s y s tem s ,   s o   o th e r   s y s tem s   ca n   in ter ac t  with   th e  s y s tem   th r o u g h   s er v ices  p r o v i d ed   b y   s y s tem s   th at  p r o v id e   web s ite  s er v ices [ 1 1 ] .       2.   RE S E ARCH   M E T H O D   T h e  s y s tem   d ev elo p m en t  m et h o d o lo g y   u s ed   in   t h is   r esear ch   is   th e  wate r f all   m eth o d .   T h e  wate r f all  m o d el  is   a  lin ea r   s eq u en tial  f lo w  wh er e  p r o g r ess   is   s ee n   f lo win g   d o w n war d   lik e  a   wate r f all  th r o u g h     th e  s o f twar e  im p lem en tatio n   p h ase.   T h is   m o d el  m ea n s   th at  ea ch   p h ase  in   th e  d ev elo p m en t p r o ce s s   s tar ts   o n ly   if   th e  p r ev io u s   p h ase  is   c o m p leted   [ 1 2 ] .   T h e  wat er f all  m o d el  d ef in es  s ev er al  s eq u en tial  p h ases   th at  m u s t  b e  co m p leted   o n e  b y   o n e  an d   m o v es to   th e  n ex t p h ase  o n ly   wh en   th e  p r ev i o u s   p h ase  h as b ee n   d o n e  o r   co m p leted   [ 1 3 ] .   T h e  wate r f all  m o d el  is   r e cu r s iv e  b ec au s e  ea ch   p h ase  ca n   b e  r e p ea ted   en d less ly   u n til it is p er f ec t.     2. 1 .   Ana ly s is   T h e  an aly s is   p h ase  is   th e  s tag e  o f   d ef in in g   th e  f u n ctio n s ,   b eh av io r ,   a n d   th e  s p ec if icatio n s   o f   u s er 's   n ee d s   to   u n d er s tan d   th e  b u s in ess   p r o ce s s es  in   th e  n o tar y   ad m in is tr atio n   s y s tem .   Data   co llectio n   is   d o n e  th r o u g h   o b s er v atio n s   an d   in ter v iews  to   g et  th e  s p e cif icatio n s   o f   u s er   n ee d s .   T h e  f o llo win g   ar e  th e  r esu lts   th at  ca n   b e  elab o r ated   f r o m   o b s er v atio n s   an d   in ter v iews  co n d u cted   r elate d   to   th e  s p ec if icatio n s   o f   f u n ctio n al  an d   non - f u n ctio n al  r eq u i r em en ts .     2. 1 . 1 .     I dentif ica t io n o f   f un ct io na l r equirem ent s   At  th is   s tag e  th e  m ain   th in g   th at  n ee d s   to   b e  d o n e  is   to   id en tify   n ee d s .   T h e  r e q u ir em en ts   r ef er r ed     to   ar e  th e  d eter m in atio n   o f   h o w  to   u s e  th e  s y s tem ,   th e  d ata  t h at  m u s t  b e  en ter ed   in to   th e  s y s tem   p r o ce s s ,   an d   th e  o u tp u t r eq u i r em en ts   o f   t h e   s y s tem   p r o ce s s   [ 1 4 ] .   a.     I n p u t  r eq u ir em en ts   The  f o llo win g   ar e t h e i nput   r equ i r e m e nt s  nee d ed  t o f u l f i l l   t h e s y st e m   i m pl e m e nt a t i on:   −   Data   s u ch   as: u s er n am e  an d   p ass wo r d   n ee d ed   to   lo g in   s y s te m .   −   User   Data   wh ich   in clu d es: id   u s er ,   u s er n am e,   p ass wo r d ,   an d   ac ce s s   p r iv ileg e  s tatu s .   −   Ma s ter   Data   wh ich   in clu d es:   clien t  d ata,   s er v ice  ty p e  d ata,   p h ase  d ata,   f o r m   d ata,   n o t ar y   d ata,   an d   r eq u ir em e n ts   d ata.   −   Sy s tem   C o n f ig u r atio n   Data   w h ich   in clu d es:  p h ase  ty p e  s er v ice  s ettin g s ,   an d   s ettin g   th e  f o r m   o n   th e  ty p e  o f   s er v ice.     b .     Pro ce s s   r eq u ir e m en ts   An aly s is   o f   p r o ce s s   r eq u ir e m e n ts   in   th e  d ev elo p ed   s y s tem   co n s is ts   o f :   ( 1 )   C o n f ig u r a tio n   p r o ce s s   T h e  p r o ce s s   o f   c o n f ig u r atio n   d ata  ca n   o n ly   b e  d o n e  b y   t h e  ad m in .   T h e  p r o ce s s   in clu d es:  s ettin g     th e  ty p e  o f   s er v ice  p h ase,   an d   s ettin g   th e  ty p e  o f   s er v ice.   Data   p r o ce s s in g   o n   th e  s y s t em   r eq u ir es  s ettin g     th e  s er v ice  ty p e   p h ase  an d   s ettin g   th e  s er v ice  ty p e  f o r m   f ir s t  s o   th at  th e  s y s tem   p r o ce s s es  th e  in p u t  d ata  ac co r d in g   to   th e  s elec ted   s er v i ce   ty p e.   ( 2 )   E n ter in g   clien t  d ata  p r o ce s s   T h e  p r o ce s s   o f   en ter in g   clien t  d ata  in clu d es:  clien t  n u m b e r ,   NI K,   n am e,   ad d r ess ,   NPW P,  g en d er ,   m o b ile  n u m b er ,   m ar ital statu s ,   o cc u p atio n ,   an d   teleg r am   I D.   ( 3 )   E n ter in g   m aster   d ata  p r o c ess   T h e  p r o ce s s   o f   en ter in g   p a r a m eter   d ata  in clu d es:  en ter in g   s er v ice  ty p e  d ata,   f o r m   d ata,   p h ase  d ata,   co n d itio n   d ata,   an d   n o tar y   d at a.   ( 4 )   T r an s ac tio n   p r o ce s s   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                      I SS N :   2 2 5 2 - 8 7 7 6   I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l ,  Vo l.  9 ,   No .   2,   Au g u s t   20 20 :  1 0 5   –   116   108   T h e  ad m in is tr ativ e  s y s tem   tr an s ac tio n   p r o ce s s   at  th is   n o t ar y   o f f ice   in clu d es:  r e g is tr atio n   o f   n ew  clien ts ,   m ak in g   r e q u ests   f o r   ty p es o f   s er v ices,  a n d   p r o ce s s in g   d ata  f iles .   ( 5 )   No tific atio n   p r o ce s s   T h e  n o tific atio n   p r o ce s s   in clu d es:  n o tific atio n s   r elate d   t o   jo b   s tatu s   in f o r m atio n   v ia  t h e   T eleg r am   an d   SMS Ap p licatio n .     c.     Ou tp u t  r e q u ir em e n ts   Ou tp u t  r eq u ir em e n ts   in clu d e:  f ile  d ata  r ep o r ts   f o r   ea ch   ty p e  o f   s er v ice  en ter ed ,   f ile  jo b   s tatu s   in f o r m atio n   s en t to   th e  clien t  v ia  T eleg r am   a n d   SMS a p p lic atio n s .       2 . 2 .     Desig n   T h e  d esig n   p h ase  is   a  m u lti - s tep   p r o ce s s   th at  f o cu s es  o n   s o f twar e  d esig n ,   wh ich   in clu d es  d ata   s tr u ctu r es,  s o f twar e  ar ch itectu r e,   in ter f ac e  d esig n ,   an d   co d in g   p r o ce d u r es.     2 . 2 . 1 .     Desig nin g   a dm in a cc e s s   rig ht   Ad m in   h as   f u ll  c o n tr o l   ac ce s s   r ig h ts   to   th e   s y s tem .   Ad m in   i s   o n e  o f   th e  em p lo y ee s   ass ig n ed   to   h o ld   th e  s y s tem .   Ad m in   ac ce s s   r ig h ts   h av e  th e  f o ll o win g   au th o r ity :  p r o ce s s in g   clien t  d ata,   p r o ce s s in g   p ar am eter   d ata  co n s is tin g   o f   ( s er v ice  ty p e  d ata,   f o r m   d ata,   p h ase  d a ta,   co n d itio n   d ata,   a n d   n o tar y   d ata) ,   p r o ce s s in g   r eq u est  d ata,   u p d atin g   p r o g r ess ,   v iewin g   an d   p r in tin g   r ep o r ts ,   s ettin g   th e  s er v ice  ty p e  p h ase,   s ettin g     th e  s er v ice  ty p e   f o r m .     2 . 2 . 2 .     Da t a   f lo w  dia g r a m   DFDs   ar e  m o s tly   u s ed   b y   s y s tem   d esig n er s   to   s im p lif y   s y s tem   d esig n   [ 1 5 ] .   Ov er v iew  D iag r am   o f     th e  n o tar y   ad m in is tr atio n   s y s t em   ca n   b e  s ee n   i n   Fig u r e  1 .           Fig u r e  1 .   Ov e r v iew  d iag r am       Fig u r e  1   s h o ws  an   o v er v iew  o f   th e  n o tar y   a d m in is tr atio n   s y s tem   d iag r am .   T h is   d iag r am   o v er v iew   h as  s ix   p r o ce s s es,  wh ich   c o n s i s t  o f   th e   m aster   d ata   m an ag e m en t  p r o ce s s ,   th e   f ile  r eg is tr atio n   p r o ce s s ,   th e   f ile   d ata  p r o ce s s in g   p r o ce s s ,   th e  s t atu s   n o tific atio n   p r o c ess ,   an d   t h e  r ep o r tin g   p r o ce s s .   Pro ce s s   f lo w  f o r   th e   m aster   d ata  m an ag em e n t  p r o ce s s ,   i.e .   em p lo y ee s   will  in p u t  clien t  d ata  an d   s er v ice  d ata,   th e  d ata  will  b e  s av ed   to     Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l   I SS N:  2252 - 8 7 7 6       I mp r o ve d   s ervice  g o ve r n a n ce   in   n o ta r y  a d min is tr a tio n   s yste m  th r o u g h   …  ( A .   A .   K o mp ia n g   Oka   S u d a n a )   109   th e  d atab ase.   T h e  n ex t  p r o c ess   i s   th e  f ile  r eg is tr atio n   p r o ce s s .   T h e  f ile  r eg is tr atio n   p r o ce s s   s tar ts   f r o m     th e  em p lo y ee   in p u ttin g   t h e  f i le  d ata  p r o v id e d   b y   th e  clien t.  T h e  f ile  r eg is tr atio n   d ata  will  b e  a  d r a f t  f ile   r eg is tr atio n   th at  will  b e   s en t  t o   th e  n o tar y   f o r   a p p r o v al,   af te r   r ec eiv in g   th e   ap p r o v al,   th e  f ile  r eg is tr atio n   d ata   will g o   in to   th e  f ile  d ata  p r o ce s s in g .   T h e  p r o ce s s   th at  o cc u r s   in   p r o ce s s in g   d ata  f iles   th at  is   d at a  f iles   th at  h av e   b ee n   ap p r o v ed   will  b e  p r o ce s s ed   ac co r d in g   to   th e   ty p e  o f   s er v ice   s elec ted   b y   th e   c lien t.  C lien ts   wh o   s u b m it  d o c u m en ts   f o r   s ale  a n d   p u r ch ase,   th e  f i le   af ter   b ein g   p r o ce s s ed   at  th e   n o tar y ' s   o f f ice  will  b e  s en t  to   R eg io n al  R ev e n u e  Of f ice  an d   T a x   Ser v ice  Of f ice  f o r   ta x   p ay m en t.  Af ter   p ay m e n t o f   tax ,   th e  f il e  will b e  s en t to   th e  T h e  Natio n al  L an d   Of f ice  f o r   m ak in g   ce r tific ates.  C lien ts   wh o   s u b m it  a   b u s in e s s   estab lis h m en t  f ile,   th e  f ile  will  b e  s en t  t o   SISM I NB AK UM   f o r   r e g is tr atio n ,   an d   to   th e  R eg io n al  I n v estme n t  Of f ice  E n tity   f o r   th e  m ak in g   o f   SIU P   ( b u s in ess   p er m it)  an d   T DP.   T h e  f ile  p r o ce s s in g   in f o r m ati o n   will  g o   to   th e  em p lo y ee   e n tity .   T h e   em p lo y ee   will  u p d ate  th e  f ile  s tatu s .   T h en   th e  f ile  in f o r m ati o n   will  b e  s en t  to   th e  clien t  e n tity   an d   n o tar y   e n tity   th r o u g h   th e  T eleg r am   an d   SMS  ap p licatio n .   C lien ts   ca n   also   r etr iev e  f ile  jo b   s tatu s   in f o r m atio n   v ia  th e  T eleg r am   an d   SMS  ap p licatio n .   T h e  f in al  p r o ce s s ,   n a m ely   r e p o r tin g ,   o v er all  ad m i n is tr ativ e  d ata  th at  o cc u r s   in   th e  a d m in i s tr ativ e  in f o r m atio n   s y s tem   will b e  s en t to   th e  n o ta r y     2 . 2 . 3 .     Arc hite ct ure  s y s t em   T h e  s y s tem   ar ch itectu r e   o f   t h e  n o tar y   ad m in is tr atio n   s y s tem   is   ex p lain ed   in   th e   f o llo wi n g   f ig u r e.   Fig ur e  2   s h o ws  th e  ar ch itectu r e  o f   th e  ad m in is tr atio n   s y s tem .   T h e  p r o ce s s   th at  o cc u r s   is   th at  th e  clien t  co m es  to   th e  n o tar y ' s   o f f ice   to   s u b m it  th e  r e g is tr atio n   f ile.   T h e   em p lo y ee   will  en ter   th e  s er v ice  r eq u est  d ata  in     th e  s y s tem .   T h en   t h e  clien t   will  g et  a   r e g is tr atio n   n u m b er   as  r eg is tr atio n   d ata.   T h e   r e g is tr atio n   n u m b e r   ca n   b e   u s ed   b y   clien ts   to   r eq u est  s tat u s   in f o r m atio n   f o r   wo r k   f iles   th at  ar e  cu r r en tly   r u n n in g   v ia  SMS  o r   T eleg r am   ap p licatio n .   Fo r   th e  clien ts   wh o   r eq u est  in f o r m atio n   v i a  SMS,  th eir   m ess ag es  wil l   b e  f o r war d ed   to     th e  an d r o id   SMS  g atew ay   s er v er   a n d   t h en   f o r war d ed   to   t h e  s er v er .   W h en   a   clien t  r eq u e s ts   in f o r m atio n   v ia   T eleg r am ,   th e  m ess ag e  will  b e  s en t  d ir ec tly   to   th e  s er v er .   Fil e  d ata  will  b e  d is p lay ed   o n   th e  web s ite  to   b e   ac ce s s ed   b y   em p lo y ee s ,   wh en   o n e   p h ase   o f   s er v ice  h as  b ee n   co m p leted ,   t h e  em p lo y ee   w ill  u p d ate  p r o g r ess ,   wh en   th e  u p d ate  p r o ce s s   o cc u r s ,   it  will  tr ig g er   th e  s er v e r   t o   s en d   a  n o tific atio n   to   th e   clien t  in   th e  f o r m   o f   in f o r m atio n   o n   th e   s tatu s   o f   wo r k   f iles   th at  ar e  r u n n in g   o r   h av e  b ee n   co m p leted .   Me s s ag es  will  b e  s en t  v ia  SMS if   th e  clien t r eq u est v ia  S MS,   an d   v ia  T eleg r am   if   th e   clien t r eq u ests   v ia  th e  T eleg r am   ap p licatio n .            Fig u r e  2 .  Sy s tem   Ar ch itectu r e       2 . 3 .     I m ple m ent a t io n   Fig u r e  3   A  p s eu d o co d e  lin e   f r o m   th e   n o tar y   ad m in is tr atio n   s y s tem   th at  f u n ctio n s   to   s t o r e  s er v ice  r eq u est  d ata .   Fig u r e   3 .   ex p lai n s   th e  p s eu d o co d e  f o r   t h e  a d m in is tr atio n   s y s tem   o f   th e  n o t ar y   s er v ice.   T h e   f ir s t  s y s tem   wo r k f lo w  is   m ak in g   r eq u ests   f r o m   clien ts   b y   em p l o y ee s .   T h e  em p lo y ee   will  en ter   th e  c lien t  id   an d   ty p e  o f   s er v ice,   th en   th e  d ata   will  b e  s to r ed   in   th e  d atab ase.   T o   s ee   clien t  r eq u ests ,   th e  s y s tem   will  ch ec k   ac co r d in g   to   th e  r eq u est  id ,   if   d ata  is   av ailab le  t h en   t h e  d ata   will  b e  d is p lay ed   im m ed iately .   Data   u p d atin g   is   d o n e  wh en   o n e  p h ase  h a s   b ee n   f u lf illed   o r   h as b ee n   c o m p let ed ,   wh en   th e  em p lo y ee   click s   th e  u p d ate  p r o g r ess   b u tto n ,   t h e  s y s tem   will im m ed iately   s en d   n o tific atio n   o f   f ile  s tatu s   in f o r m atio n   to   t h e  clien t .   Fig u r e  4   d escr ib es  th e  p s eu d o co d e  f o r   s en d in g   n o tific atio n s   f r o m   th e  ad m in i s tr atio n   s y s tem .     T h is   s en d   n o tific atio n   r u n s   wh en   th er e   is   a  p r o g r ess   u p d ate  f r o m   t h e  s y s tem .   T h e   s y s tem   will  s en d   n o tific atio n s   ac co r d i n g   to   t h e  t eleg r am   id   an d   telep h o n e  n u m b er   o f   t h e  clien t.   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                      I SS N :   2 2 5 2 - 8 7 7 6   I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l ,  Vo l.  9 ,   No .   2,   Au g u s t   20 20 :  1 0 5   –   116   110         Fig u r e  3 .  Ps eu d o c o d e  c r ea te  r eq u est     Fig u r e  4 .  Ps eu d o c o d e  s en d   n o t if icatio n       2 . 4 .     T esting   T h e  test s   ar e  ca r r ied   o u t  u s in g   th e  alp h a   test in g   an d   b eta  te s tin g   ap p r o ac h .   Alp h a   test in g   is   th e  f ir s t   s tag e  o f   test in g   a n d   will  b e   ca r r ied   o u t  b etwe en   team s   [ 1 6 ] ,   alp h a  test in g   is   d o n e  t o   test   s y s tem   f u n ctio n alit y   as sh o wn   in   T ab le  1 .       T ab le  1 .   T esti n g   p lan n in g   No   A c c e ss   Te st   c l a ss   Te st   i t e m   Te st i n g   t y p e   S t a t u s   1   A d mi n   Lo g i n   V e r i f i c a t i o n   B l a c k b o x   V a l i d   2   A d mi n   M a s t e r   d a t a   c l i e n t   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   3   A d mi n   M a s t e r   d a t a   u s e r   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   4   A d mi n   M a s t e r   d a t a   j e n i s  p e l a y a n a n   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   5   A d mi n   M a s t e r   d a t a   p h a s e   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   6   A d mi n   M a s t e r   d a t a   sy a r a t   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   7   A d mi n   M a s t e r   d a t a   f o r m   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d   8   A d mi n   M a s t e r   d a t a   n o t a r i s   A d d   d a t a   U p d a t e   d a t a   D e l e t e   d a t a   B l a c k b o x   V a l i d       3.   RE SU L T S  A ND  D I SCU SS I O N   T ests   wer e  ca r r ied   o u t  u s in g   t wo   m eth o d s ,   n am el y   b lack   b o x   test in g   ( alp h a  test in g )   an d   L ik er t  s ca l e   an aly s is   ( b eta  test in g ) .   B lack   b o x   test in g   is   test in g   th e   f u n ctio n ality   o f   th e   s y s tem   b ei n g   d e v elo p e d   [ 1 7 ] .  L ik er t  s ca le  an aly s is   i s   an   an aly s is   in   wh ich   r esp o n d en ts   ar e  ask ed   to   ev alu ate  b y   g i v in g   q u an titativ e  v alu es   to   s u b jects  o r   o b jects,  with   t h e  lev el  o f   ag r ee m e n t  /  d is ag r ee m en t  [ 1 8 ] .   Fo r   ca lcu latio n s   with   L ik er t  s ca le   an aly s is ,   th e  eq u atio n   ca n   b e  u s ed   as in   ( 1 ) ,     I n d ex   Fo r m u la  %   =       ×   100%   ( 1 )   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l   I SS N:  2252 - 8 7 7 6       I mp r o ve d   s ervice  g o ve r n a n ce   in   n o ta r y  a d min is tr a tio n   s yste m  th r o u g h   …  ( A .   A .   K o mp ia n g   Oka   S u d a n a )   111   T o tal  s co r e  s h o ws  th e  n u m b er   o f   r esp o n d en ts   m u ltip lied   b y   th e  weig h t   o f   L ik er t   v alu e   an d   Y   is   t h e  to tal  n u m b er   o f   r esp o n d en ts   m u ltip lied   b y   th e   h ig h est L ik e r t  s co r e .   Qu esti o n n air e   tab le  as s h o wn   in   T a b le  2 .       T ab le  2 .   Qu esti o n n air e  tab le   No   A sp e c t s   A ssesme n t   SA   A   N   D   SD   1   A r e   a l l   f e a t u r e   i n   a c c o r d a n c e   w i t h   a d mi n i st r a t i v e   r e q u i r e m e n t ?   5           2   I s t h e   f e a t u r e   r u n n i n g   w e l l ?   3   2         3   I s t h e   T e l e g r a m a n d   S M S   G a t e w a y   o n   t h e   a p p l i c a t i o n   u se d   i s r u n n i n g   w e l l ?   4   1         4   D o e s  t h e   T e l e g r a m  a n d   S M S   G a t e w a y   i n   t h e   a p p l i c a t i o n   p r o v i d e   i n f o r ma t i o n   a c c o r d i n g   t o   c l i e n t   n e e d s ?   3   2         5   N o t a r y   a d m i n i s t r a t i o n   s y s t e m   i s  a p p r o p r i a t e   t o   b e   u s e d   t o   a s si s t   t h e   a d m i n i st r a t i o n   p r o c e ss   i n   a   n o t a r y ’ s   o f f i c e   5             To t a l   20   5             T ab le  3   s h o ws  th e  v alu e  o f   th e  n u m b e r   o f   r esp o n d e n ts .   T h er e  ar e  4   p eo p le  with   5   q u esti o n s .     T h e  h ig h est  n u m b er   o f   v alu es   is   5 ,   an d   th e  v alu e   o f   th e  t r ad e  is   1 .   Fro m   th e  ca lcu latio n   o f   th e  q u esti o n n air e,   th e  p er ce n tag e   is   as f o llo ws:   a.   T o tal  s co r e  =  ( h i g h est to tal  v o ter   x   s co r e)   +   ( lo west to tal  x   s co r e)   T o tal  s co r e  =  ( 2 0 x 5 )   +  ( 5 x 4 )   T o tal  s co r e  =  1 2 0   b.   Hig h est s co r e  =  ( h ig h est s co r e   x   n u m b er   o f   q u esti o n s   x   n u m b er   o f   r esp o n d en ts )   =  ( 5   x   5   x   5 )   Hig h est s co r e  =  1 2 5   c.   I n d ex   Fo r m u la  % =        ℎ  ℎ     × 100%   =  ( 120 125 ) × 100%   =  9 6 %       T ab le  3 .   Per ce n ta g e  v alu e  ta b le   Th e   a n sw e r   Ex p l a n a t i o n   0% - 1 9 , 9 9 %   S t r o n g l y   D i sa g r e e   2 0 % - 3 9 , 9 9 %   D i sag r e e   4 0 % - 5 9 , 9 9 %   N e u t r a l /   N e i t h e r   A g r e e   n o r   D i sa g r e e   6 0 % - 7 9 , 9 9 %   A g r e e   8 0 % - 1 0 0 %   S t r o n g l y   A g r e e       B ased   o n   th e  r esu lts   o f   th e  q u esti o n n air e  it  ca n   b e  co n clu d e d   th at  th e  No tar y   A d m in is tr atio n   Sy s tem   h as b ee n   ac ce p ted   an d   im p lem en ted   at  th e  n o tar y ' s   o f f ice .     3 . 1 .     Sy s t e m   us er   cha ra ct er is t ic   T h is   n o tar y   o f f ice  ad m in is tr atio n   s y s tem   is   u s ed   s p ec if ically   b y   em p lo y ee s   an d   o f f icial s   wh o   ar e  n o tar ies.  T h e  ch a r ac ter is tics   o f   th e  n o tar y   o f f ice  ad m in is tr at io n   s y s tem   u s er s   ar e  as  f o llo ws.   User s   wh o   ac t  as   ad m in   o f   th e  s y s tem   m an ag er   ar e  o n   av er ag e  ed u ca ted   f r o m   h i g h   s ch o o l  to   u n d er g r ad u ate ,   wh er e  k n o wled g e  o f   tech n o lo g y   r elate d   to   s o cia l  m ed ia,   in f o r m atio n   tech n o lo g y ,   an d   in s tan t  m ess ag in g   is   cu s to m ar y   an d   ev en   h as  b ec o m e  th e  u s er ' s   n ee d s   [ 1 9 ] .   Fu r t h er   u s er   c h ar ac ter is tics ,   n am ely   b ased   o n   cu s to m e r   n ee d s .   T h e  n ee d s   o f   cu s to m er s   wh o   will  u s e  th i s   s y s tem ,   n am ely   cu s to m er s   wh o   tak e  ca r e  o f   d o c u m en ts   at  th e  n o tar y ' s   o f f ice  wan t  th at  a n y   in f o r m atio n   r el ated   to   th e  p r o g r ess   o f   th e   d o cu m en t  wo r k   is   o b tain e d   ea s il y   with o u t   h a v in g   to   co m e  d ir ec tly   to   t h e  n o ta r y ' s   o f f ice.   T h e  cu r r e n t  p r o b lem   i n   th e  n o tar y ' s   o f f ice  is   th at  it  d o es  n o t  y et  h av e  a   s y s tem   th at  is   ab le  to   ac co m m o d ate  th is .   So ,   th e  clien t m u s t  s p en d   m an y   tim es to   co m e  d ir ec tly   to   th e  n o tar y ' s   o f f ice  in   o r d er   t o   k n o w  t h e  p r o g r ess   o f   th e  d o cu m e n ts   b ein g   tak en   ca r e   o f .   T h is   s y s tem   i s   d esig n ed   f o r   u s er s   wh o   h av e  b eh a v io u r s   o r   h ab it s   th at  o f ten   ca r r y   o u t  p r o ce s s   ac tiv ities   in   th e  lan d   s ec to r   ( s u ch   as  th e  b u y in g   an d   s ellin g   p r o ce s s ) ,   in   th e  a r ea   o f   a g r ee m e n ts   in   ter m s   o f   m an ag in g   p o we r ,   an d   in   th e  a r ea   o f   estab lis h in g   b u s in ess   en titi es ( s u ch   as th e  estab lis h m en t o f   a  co m p an y ) .   T h e  ch o ice  o f   T eleg r a m   in s tan t  m ess ag in g   f o r   th e  m ed ia  o f   p r o v id in g   in f o r m atio n   an d   co m m u n icatio n   is   b ec au s e  th e   T eleg r am   ap p li ca tio n   is   o n e  o f   th e  in s tan t  m ess ag in g   p latf o r m s   b ased   o n   o p e n   s o u r ce .   Fro m   th e  s tar t  o f   T ele g r am   u n til  n o w,   th is   ap p licatio n   h as  g ain ed   p o p u lar ity   s tatu s   an d   h as  b ec o m e  a   wid ely   u s ed   in s tan t  m ess ag in g   ap p licatio n .   T h e  T eleg r am   ap p licatio n   also   p r o v id es  a  B o t  f ea tu r e  th at  ca n   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                      I SS N :   2 2 5 2 - 8 7 7 6   I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l ,  Vo l.  9 ,   No .   2,   Au g u s t   20 20 :  1 0 5   –   116   112   an s wer   co m m an d s   au to m atic ally   with   an s wer s   th at  h a v e  b ee n   f o r m atted [ 1 9 ] .   T h e  c h o ic e  o f   SMS  g atew ay   tech n o lo g y   as  a  m e d iu m   f o r   p r o v id in g   in f o r m atio n   an d   co m m u n icatio n   is   to   a cc o m m o d at e  u s er s   wh o   d o   n o t  h av e  a  s m ar t p h o n e  o r   lap to p ,   s o   th at  u s er s   c an   s till   o b tain   a n d   r e q u est  in f o r m atio n   r elate d   to   th e  p r o g r ess   o f   th e  d o cu m en t b ein g   m an a g ed .     3 . 2 .     Client   re g is t ra t i o n pro ce s s   T h is   n o tar y   o f f ice  ad m in is tr atio n   s y s tem   is   web - b ased   an d   alr ea d y   i n teg r ated   with   t h e   T eleg r am   Ap p licatio n   an d   SMS  g atew a y .   T h e   r e g is tr atio n   d ata   in p u t  p r o ce s s   ca n   b e   d o n e  in   tw o   way s   n a m ely   b y     th e  clien t  d ir ec tly   th r o u g h   th e  web s ite  o r   th e  ad m in   o f   th e  s y s tem   m an ag er   r eg is ter in g   th e  clien t  d ata  th r o u g h   th e  s y s tem .   T h e  f o llo win g   is   th e  p r o ce s s   o f   d ata  in p u t b y   th e   clien t th r o u g h   th e  we b s ite .   Fig u r e  5   is   th e  f ir s t  s tep   p ag e  d is p lay   th at  m u s t  b e  f illed   b y   th e  clien t.  T h e  f ir s t  s tep   is   ch o o s in g     th e  ty p e  o f   s er v ice.   Af ter   th e  c lien t  ch o o s es  th e  ty p e  o f   s er v i ce ,   th e  clien t  will  p r o ce ed   to   th e  n ex t  s tep ,   wh ich   is   to   f ill in   th e  p er s o n al  d ata.   Fig u r e  6   is   a  f o r m   d is p lay   f illed   with   p er s o n al  clien t  in f o r m atio n .   T h e   clien t  m u s t  co m p le te  th e  d ata   r elate d   to   p er s o n al  in f o r m atio n   b ef o r e  p r o ce ed in g   to   th e  n ex t step .           Fig u r e  5 .   I n p u t t y p e  o f   s er v ice s           Fig u r e  6 .   I n p u t Per s o n al  in f o r m atio n   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l   I SS N:  2252 - 8 7 7 6       I mp r o ve d   s ervice  g o ve r n a n ce   in   n o ta r y  a d min is tr a tio n   s yste m  th r o u g h   …  ( A .   A .   K o mp ia n g   Oka   S u d a n a )   113   Fig u r e  7   is   th e  th ir d   s tep   d is p lay ,   wh er e  th e  th ir d   s tep   is   th e  u p lo ad   s tag e  o f   th e  s er v ice  r e g is tr atio n   d o cu m e n t  in   ac co r d an ce   wit h   th e  r eq u ir em en ts   o f   t h e  s elec ted   s er v ice  ty p e.   T h e   clien t  m u s t  co m p lete     th e  u p l o ad   o f   th e   d o c u m en t   b ef o r e  all   d ata   is   s u b m itted .   W h en   th e   d ata   is   s u b m itted ,   th e   s er v ice  r eg is tr atio n   p r o ce s s   b y   th e  clien t  is   co m p lete.   T h e  r eg is tr atio n   d ata  will  g o   d ir ec tly   to   th e  s y s tem   m an ag ed   b y   th e  a d m in   at  th e  n o tar y ' s   o f f ice.   A d m in   will  m ak e  th e  p r o ce s s   o f   u p d a tin g   p r o g r ess   wh en   o n e  s tag e  h as  b ee n   co m p leted   o r   f u lf illed .   Fig u r e  8   is   th e  p r o g r ess   u p d at e  p ag e  th at  is   m an a g ed   b y   ad m in .   Ad m in   will  d o   th e  p r o g r ess   u p d ate  p r o ce s s .   T h e  p r o g r ess   u p d ate  p ag e  will  au to m atica lly   d is p la y   th e  s tag es  th at  ar e  cu r r e n t ly   r u n n i n g .   Fig u r e  x   d is p lay s   th e  f ir s t  s tag e,   n am ely   th e  s tag e  o f   ch ec k in g   th e  co m p leten ess   o f   th e  f ile  ac co r d in g   to   th e  clien t' s   r eg is tr atio n   d ata.   Fu r th e r m o r e ,   th e  clien t  h as  th e  r ig h t  to   u p d ate  th e  s tatu s ,   "d o n e" ,   " r ep ai r ",   "p r o g r ess ",   an d   "c an ce l",   if   all  th e  r eq u ir ed   d o cu m en ts   ar e  co r r ec t  th en   th e  ad m in   will  u p d ate  th e  s tatu s   to   "d o n e" .   I n f o r m atio n   r elate d   to   th e  s tat u s   u p d ate   will  b e  au t o m atica lly   s en t  v ia   th e  T eleg r am   B o t  a n d   SMS  clien t,  s o   clien ts   ca n   ea s ily   f i n d   o u t   in f o r m atio n   r elate d   to   th e   p r o g r es s   o f   th e   f ile   wo r k   in   p r o g r ess   with o u t  th e   n ee d   to   co m e  d ir ec tly   to   th e  n o tar y ' s   o f f ice .           Fig u r e  7 .   Up l o ad   d o cu m e n t           Fig u r e  8 .   Up d ate  p r o g r ess   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.
                      I SS N :   2 2 5 2 - 8 7 7 6   I n t J I n f   &   C o m m u n   T ec h n o l ,  Vo l.  9 ,   No .   2,   Au g u s t   20 20 :  1 0 5   –   116   114   3 . 3 .     T eleg ra m   a nd   SM S  B o t s   t ria ls   B o ts   ar e  co m p u te r   p r o g r a m s   cr ea ted   s p ec if ically   to   d o   a  j o b   au t o m atica lly   [ 2 0 ] .   B o ts   ar e  r u n   b y     th e  ap p licatio n .   T h e  co m m an d s   th at  ar e  ex ec u ted   a r e  ex p lain e d   in   T ab le  4 .   T ab le  4   is   a  tab le   th at  d is p lay s   co m m an d s   an d   f u n ctio n s   f o u n d   in   T ele g r am   an d   SMS  B o ts .   C o m m an d s   co n s is t  o f   /  d af tar ,   /  lis t - r eq u est,  an d   /  s tatu s - id - r eq u est.  T eleg r am   a n d   SMS  b o ts   ca n   also   s en d   n o tific atio n s   ac co r d in g   to   p r o g r ess   u p d ates  th a t  o cc u r   o n   th e  s y s tem .   No tific atio n s   s en t  f r o m   T eleg r am   B o ts   an d   SMS will  b e  ex p lain ed   i n   T ab le  5 .       T ab le  4 .   T eleg r am   an d   SMS Bo t   C o mm a n d   Ty p e   o f   f u n c t i o n   / r e g i st e r   R e g i s t e r   t o   t h e   n o t a r y   serv i c e   a d m i n i s t r a t i o n   s y s t e m   / l i s t - ser v i c e s   R e t r i e v e   l i st   o f   s e r v i c e s   / serv i c e - d e t a i l s   R e t r i e v e   f i l e   s t a t u s  i n f o r ma t i o n   b a s e d   o n   c l i e n t ’ s se r v i c e   c o d e       T ab le  5 .   No tific atio n   T eleg r a m   an d   SMS   N o t i f i c a t i o n   F i e l d   F i l e   S t a t u s No t i f i c a t i o n   serv i c e   c o d e ,   s e r v i c e   t y p e ,   p h a se,   l a st   u p d a t e ,   a n d   n o t e       T ab le  5   is   a  tab le  th at  d is p lay s   n o tific atio n s   f r o m   th e  T eleg r a m   B o t  an d   SMS.  Fil e  s tatu s   n o tific atio n   is   s en t  if   th er e  is   a  p r o g r ess   u p d ate  f r o m   t h e  s y s tem .   T h is   n o tific atio n   in f o r m s   y o u   o f   th e   s tatu s   o f   th e  wo r k   f ile  th at  is   r u n n in g ,   th e  in f o r m atio n   co n s is ts   o f   th e  clien t’ s   s er v ices  co d e,   n am e  o f   s er v ice  ty p e,   s tatu s ,   d ate  o f   th e  last   u p d ate,   an d   n o tes if   n e ed ed .   T h e  tr ial  will  b e  co n d u cted   s tar tin g   f r o m   r e g is tr atio n   th r o u g h   th e  T eleg r am   B o t  ap p licatio n .   T h e  tr ial   r eg is tr atio n   th r o u g h   th e  T eleg r am   B o t a p p licatio n   will b e  ex p lain ed   in   Fig u r e  5 .   Fig u r e  9   is   a  d is p lay   o f   clien t  r eg is tr atio n   th r o u g h   th e  T el eg r am   ap p licatio n .   T h e  clien t   will  g et  a   m ess ag e  ab o u t  h o w  to   r e g is ter ,   r etr iev e  lis t  o f   s er v ices,  a n d   r e tr iev e   f ile  s tatu s   in f o r m atio n   b ased   o n   th e   clien t’ s   s er v ices  co d e.   C lien ts   wh o   h av e   r e g is ter ed   will  g et  a  r ep ly   in   th e  f o r m   o f   a   m e s s ag e  as  s h o wn   i n   Fig u r e  10.   Fig u r e  10   is   a  d is p lay   m ess ag e  r ec eiv ed   b y   th e   clien t  wh en   s u cc ess f u lly   r eg is ter in g   th r o u g h   th e   T eleg r am   ap p licatio n .   T h e  tel eg r am   id   will  b e  d ir ec tly   s to r ed   in   th e  clien t  d ata  d ata b ase.   T h is   teleg r am   id   is   n ee d ed   to   co n n ec t  b etwe en   th e  s y s tem   an d   th e  clien t's   tele g r am   ap p licatio n .   No tific atio n   o f   th e  s tatu s   o f   t h e  wo r k   f ile  will b e  s en t a f ter   a n   u p d ate  o n   th e  s y s tem ,   th e  n o tif icatio n   d is p lay   will b e  ex p lai n ed   in   Fig u r e  11.             Fig u r e  9 .   T ele g r am   r e g is tr asti o n     Fig u r e  1 0 .   Su cc esfu lly   R eg is ter   in f o r m atio n           Fig u r e  1 1 .   Fil e  Statu s   No tific a tio n   Evaluation Warning : The document was created with Spire.PDF for Python.